监理公司档案管理制度

PAGE监理公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强监理公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本监理公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在监理业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司监理业务活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司监理业务活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全公司档案管理体系，配备必要的档案管理人员和设施设备。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。5.负责公司档案信息的开发利用，为公司各项工作提供档案支持和服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部门。2.协助综合管理部门做好档案的查阅、利用和鉴定等工作。3.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案管理工作的顺利开展。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的质量和安全。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，积极开展档案信息的开发利用工作。4.严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。5.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.监理项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.监理合同文件：监理委托合同、监理服务协议等。3.监理规划与细则：监理规划、监理实施细则等。4.监理工作文件：监理月报、监理季报、监理总结等。5.工程质量控制文件：工程质量检验报告、质量问题处理记录等。6.工程进度控制文件：工程进度计划、进度调整记录等。7.工程投资控制文件：工程计量支付证书、费用索赔审批表等。8.工程变更文件：工程变更申请、变更审批文件等。9.工程安全管理文件：安全检查记录、安全事故处理报告等。10.工程资料文件：施工图纸、技术文件、材料设备清单等。11.会议文件：监理例会纪要、专题会议纪要等。12.来往信函：与建设单位、施工单位、供应商等的来往信函。13.其他文件：与监理项目有关的各种文件、资料、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在监理业务活动中形成的各类文件资料，并进行分类整理。2.档案收集应做到及时、完整、准确，不得遗漏重要文件资料。3.对收集到的文件资料，应进行初步审核，确保文件资料的真实性、完整性和有效性。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件资料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的分类、编号、排列和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为工程前期文件、监理合同文件、监理工作文件、工程质量控制文件、工程进度控制文件、工程投资控制文件、工程变更文件、工程安全管理文件、工程资料文件、会议文件、来往信函、其他文件等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。编号方法可采用年份+类别+流水号的形式，如2023JLHT001表示2023年的监理合同文件第1份。3.排列：按照分类和编号顺序对档案进行排列，确保档案排列有序。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于档案的查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交综合管理部门进行归档。2.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、排列有序、编目齐全。3.归档时应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司监理业务活动的重要文件、具有长远利用价值的档案，应永久保管。如监理委托合同、监理规划、监理总结、重大工程质量事故处理报告等。2.长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案。如监理月报、监理季报、工程进度计划、工程质量检验报告等。3.短期保管的档案：保管期限为10年以下的档案。如来往信函、一般性会议纪要等。（三）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保电子档案的安全。电子档案应按照档案分类和编号进行存储，便于检索和利用。3.对重要的声像档案，应进行数字化处理，并存储于电子档案系统中。同时，应保留原始载体，以备查阅。（四）档案库房管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。4.定期对档案库房进行检查和盘点，发现问题及时处理。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.因工作需要查阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.申请表经批准后，查阅人员到综合管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.查阅人员在档案管理人员的陪同下，在指定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。4.查阅档案时，应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理查阅注销手续。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，不得损害公司利益和他人合法权益。2.因工作需要复印档案的，应经档案管理人员同意，并在复印件上加盖档案查阅专用章。3.如需摘录档案内容的，应经档案管理人员审核后，方可摘录。摘录内容应注明出处。4.档案管理人员应做好档案利用记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅档案名称、查阅目的、利用情况等内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，确定档案的价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点审查。3.征求相关业务部门和人员的意见，确保鉴定意见的客观性和公正性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清单经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。5.销毁后的档案销毁清单应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、全面，统计数据应真实可靠。3.档案统计报表应定期报送公司领导和上级主管部门。（二）移交工作