档案文章管理制度及流程

PAGE档案文章管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司档案文章的管理，确保档案文章的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案文章。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案文章由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案文章应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案文章进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案文章管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案文章管理制度及流程。2.集中统一管理公司各类档案文章，包括收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作。3.建立档案文章检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案文章进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。5.对公司各部门档案文章管理工作进行指导和监督。（二）各部门职责1.负责本部门档案文章的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案文章管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。3.在工作中严格遵守档案文章管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）员工职责1.自觉遵守档案文章管理制度，在工作中形成的各类文件材料应及时整理并移交至本部门档案管理人员。2.不得私自留存、隐匿或销毁公司档案文章。3.在查阅档案文章时，应按照规定办理借阅手续，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。三、档案文章的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各类会议文件，如会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司业务合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等。4.公司财务文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。6.公司技术文件，如研发报告、技术方案、产品图纸等。7.公司行政文件，如工作计划、总结、报告、通知、通报等。8.公司对外宣传资料，如宣传册、海报、新闻稿等。9.其他与公司业务相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案文章的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于管理和查阅。（三）整理方法1.分类：档案文章应按照其来源、时间、内容等进行分类。具体分类如下：行政管理类：包括公司设立、变更、注销文件，会议文件，行政工作计划、总结、报告等。业务合同类：各类业务合同、协议。财务类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。人事类：员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。技术类：研发报告、技术方案、产品图纸等。宣传类：宣传册、海报、新闻稿等。其他类：不属于以上分类的其他文件材料。2.编号：对每一份档案文章进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号格式可采用“年份+部门代码+流水号”，例如：202301001，表示2023年由01部门产生的第1份档案文章。3.装订：对于纸质档案文章，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等。4.编目：编制档案文章目录，目录应包括编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和检索。四、档案文章的归档与存储（一）归档时间1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案文章移交至档案管理部门归档。2.对于重大项目或重要文件，应在项目结束或文件办理完毕后的[X]个工作日内及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员填写档案移交清单，详细列出移交档案的编号、题名、日期、数量等信息，并与档案管理部门办理交接手续。2.档案管理部门对移交的档案文章进行核对，确认无误后在档案移交清单上签字盖章。3.档案管理部门按照分类和编号顺序，将归档的档案文章存入专门的档案库房或存储设备中。（三）存储要求1.档案库房应具备防火（采用防火门、防火墙、防火卷帘等）、防潮（安装除湿设备）、防虫（放置防虫药品）、防盗（安装监控设备、门禁系统）、防光（采用遮光窗帘）、防尘（安装空气过滤设备）等功能，确保档案的安全存储。2.档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行。存储介质应定期进行备份，防止数据丢失。3.档案应按照类别和保管期限进行分区存放，便于查找和管理。对于电子档案，应建立电子档案数据库，进行分类存储，并定期进行数据清理和维护。五、档案文章的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案文章时，可直接向档案管理部门提出申请。2.查阅涉及公司机密的档案文章，需经公司相关领导批准，并填写《机密档案查阅申请表》。3.外部单位或个人查阅公司档案文章，需持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司主管领导批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.将申请表提交至档案管理部门负责人审核，审核通过后安排查阅。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应保持安静，不得在档案上涂改、标记或损坏。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案文章时，需经本部门负责人批准，并填写《档案借阅申请表》。2.借阅涉及公司机密的档案文章，需经公司相关领导批准，并填写《机密档案借阅申请表》。3.外部单位或个人借阅公司档案文章，原则上不予批准。如因特殊情况确需借阅，需经公司总经理批准，并按照公司规定办理相关手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.将申请表提交至档案管理部门负责人审核，审核通过后办理借阅手续。3.档案管理部门向借阅人提供档案，并在《档案借阅登记表》上登记借阅信息，包括借阅人姓名、部门、档案名称、编号、借阅日期、归还日期等。4.借阅人应妥善保管借阅的档案文章，不得转借他人或擅自复印、拍照。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人在借阅期限届满后应及时归还档案文章，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、档案文章的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案文章进行鉴定，确保档案的时效性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业人员组成。鉴定小组负责对档案文章进行定期鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案文章的真实性、完整性和准确性。2.档案文章与公司当前业务的相关性。3.档案文章的保管期限是否合理。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案文章，应永久保管。如公司设立、变更、注销文件，重大项目档案，重要合同协议等。2.定期保管：定期保管的档案文章根据其重要程度和利用价值，分为[X]年、[X]年、[X]年等不同保管期限。如一般性业务合同、行政文件等，可根据实际情况确定保管期限。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案文章，编制《档案销毁清单》，详细列出档案的编号、题名、日期、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核，公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监销，并在《档案销毁登记表》上记录销毁情况，包括销毁日期、地点、方式、监销人等信息。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》和《档案销毁登记表》存档。七、档案文章的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案文章信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：将纸质档案文章进行数字化扫描录入系统，建立电子档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，如按编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等功能。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。只有授权用户才能访问和操作相应的档案。5.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（三）数