电力档案资料管理制度

PAGE电力档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司电力档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各单位以及与公司相关的各类电力档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司电力生产、经营、管理等活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在电力业务活动中形成的各类档案资料，确保档案资料的齐全。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案资料的实体安全和信息安全，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善公司电力档案资料管理制度，并组织实施。集中管理公司各类电力档案资料，进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。负责档案资料的查阅、借阅、利用等服务工作，对档案资料的利用情况进行登记和统计。指导、监督和检查各部门、各单位的档案资料管理工作，定期组织档案资料管理人员培训。负责档案资料的鉴定、销毁等工作，确保档案资料的质量和安全。2.各部门、各单位负责本部门、本单位电力档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。明确专人负责档案资料管理工作，按照公司档案管理部门的要求，定期将档案资料移交公司档案管理部门。配合公司档案管理部门做好档案资料的查阅、借阅等工作，如实提供相关信息。二、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.电力规划、设计文件：包括电力系统规划报告、变电站设计图纸、线路设计图纸等。2.电力工程建设资料：工程立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、施工图纸、施工记录、工程变更文件、竣工验收报告等。3.电力设备资料：设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护手册、设备技术参数、设备检修记录等。4.电力生产运行资料：运行日志、操作票、工作票、设备运行参数记录、故障处理记录、安全事故报告及处理文件等。5.电力营销资料：客户档案、用电合同、电费账单、电量统计报表、市场分析报告等。6.电力技术标准与规范：国家和行业颁发的电力技术标准、规范、规程等。7.公司内部管理文件：规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告、通知等。8.其他与电力业务相关的资料：科技成果、专利证书、荣誉证书、培训资料、对外交流合作文件等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案资料收集责任人，按照档案资料收集范围，及时收集本部门、本单位在电力业务活动中形成的各类档案资料。2.档案资料应真实、完整、清晰，签字盖章手续齐全。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除重复、无效的资料，确保资料的质量。（三）整理方法1.分类：按照档案资料的性质、内容、来源等进行分类，一般可分为电力规划、工程建设、设备管理、生产运行、营销管理、技术标准、内部管理等类别。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.装订：对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保存。4.编目：编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查阅和检索。三、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.各部门、各单位应定期将整理好的档案资料移交公司档案管理部门进行归档。移交时，应填写档案资料移交清单，双方签字确认。2.公司档案管理部门对接收的档案资料进行审核，对不符合归档要求的档案资料，应退回原部门、原单位进行补充或修正。3.归档的档案资料应按照分类编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案资料的类别、编号、名称等信息。（二）保管期限1.根据档案资料的重要性和保存价值，确定档案资料的保管期限。保管期限一般分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料：具有重要历史价值、法律凭证作用或对公司生产、经营、管理有重大影响的档案资料，如电力规划、重大工程建设项目档案、重要设备档案、安全事故报告等。长期保管的档案资料：保存期限在10年以上（含10年）的档案资料，如一般工程建设项目档案、设备运行维护档案、生产运行记录等。短期保管的档案资料：保存期限在10年以下的档案资料，如一般性的文件、报表、合同等。2.档案资料保管期限的确定，应严格按照国家和行业有关规定执行，并结合公司实际情况进行合理调整。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案资料的安全。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，定期对档案库房进行检查和维护。3.对电子档案资料，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据备份和恢复测试，确保电子档案资料的安全。4.建立档案资料保管台账，详细记录档案资料的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。四、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案资料，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.公司档案管理部门对查阅申请表进行审核，根据档案资料的保密级别和查阅范围，确定是否同意查阅。对同意查阅的档案资料，应指定专人负责提供，并在查阅现场进行监督。3.查阅档案资料时，应在指定的查阅地点进行，不得擅自将档案资料带出查阅地点。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还公司档案管理部门，并在档案资料查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.公司外部单位或人员因工作需要借阅公司档案资料，应填写档案资料借阅申请表，注明借阅单位或人员名称、借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经公司相关部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理借阅手续。2.公司档案管理部门对借阅申请表进行审核，根据档案资料的保密级别和借阅范围，确定是否同意借阅。对同意借阅的档案资料，应与借阅单位或人员签订档案资料借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅档案资料时，应按照借阅协议的要求，由借阅单位或人员指定专人负责领取，并在档案资料借阅登记表上签字确认。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、转让、泄露档案资料内容。4.借阅期限届满后，借阅人员应及时将档案资料归还公司档案管理部门，并在档案资料借阅登记表上签字确认。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。五、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：公司档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则：对档案资料的鉴定，应全面审查档案资料的内容、价值、保管期限等，确保鉴定结果的准确性。3.集体审议原则：档案资料鉴定工作应由公司档案管理部门组织，相关部门、单位的负责人和档案管理人员参加，进行集体审议，形成鉴定意见。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案资料逐件进行审查，根据档案资料的保存价值和保管期限，确定是否需要继续保存。2.分析比较法：对同类档案资料进行分析比较，根据档案资料的重要程度、利用频率等，确定档案资料的保存价值和保管期限。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案资料，应编制档案资料销毁清单，注明档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.档案资料销毁清单经公司档案管理部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。3.档案资料销毁工作应在公司档案管理部门的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案资料的彻底销毁。4.档案资料销毁后，应在档案资料销毁清单上注明销毁方式、销毁日期等信息，并由监销人员签字确认。档案资料销毁清单应与档案资料一同保存，以备查考。六、档案资料的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司电力档案资料管理信息系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案资料管理的效率和水平。2.逐步实现档案资料的网上查阅、借阅等服务，方便公司内部人员和外部单位或人员的使用。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等，建立档案资料数字化处理工作室，并确保设备的正常运行。2.对档案资料进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家和行业有关规定，确保扫描图像的清晰可读。扫描后的电子档案资料应进行格式转换、图像处理等处理，确保电子档案资料的质量。3.建立档案资料管理信息系统，对档案资料进行分类、