建立廉洁资料档案制度

PAGE建立廉洁资料档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的廉洁管理，规范廉洁资料的收集、整理、归档和使用，确保公司/组织运营活动的廉洁性，防范廉洁风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位及其工作人员在履行职责过程中涉及的廉洁资料管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规以及行业相关标准，确保廉洁资料档案管理活动合法合规。2.真实完整原则：廉洁资料应如实记录，保证档案内容的真实性和完整性，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.保密安全原则：对廉洁资料中的敏感信息予以严格保密，确保档案的安全性，防止资料泄露、丢失或损坏。4.规范有序原则：明确廉洁资料档案管理的流程和标准，实现档案管理工作的规范化、有序化。二、廉洁资料的分类与范围（一）廉洁政策法规文件1.国家及地方出台的与廉洁相关的法律法规、政策规定。2.行业主管部门发布的廉洁自律规范、指引等文件。（二）公司/组织内部廉洁制度1.公司/组织制定的廉洁从业规定、廉洁风险防控办法等制度文件。2.针对特定业务领域或项目的廉洁专项制度。（三）廉洁教育资料1.开展廉洁培训、讲座、宣传活动等形成的教材、课件、宣传资料。2.员工参加廉洁教育活动的心得体会、学习记录等。（四）廉洁风险评估资料1.廉洁风险排查报告，包括各部门、各岗位廉洁风险点的识别、分析和评估结果。2.针对廉洁风险制定的防控措施及实施情况记录。（五）廉洁监督检查资料1.内部审计、纪检监察等部门开展廉洁监督检查工作形成的报告、记录。2.对违规违纪行为的调查处理文件，包括立案决定书、调查笔录、处分决定等。（六）廉洁承诺与声明1.员工签署的廉洁从业承诺书。2.供应商、合作伙伴等签订的廉洁合作协议、廉洁声明。（七）廉洁文化建设资料1.公司/组织开展廉洁文化活动的方案、计划、总结。2.廉洁文化活动的照片、视频、新闻报道等资料。（八）其他廉洁相关资料1.涉及廉洁问题的信访举报材料及处理结果。2.与外部机构交流廉洁管理经验、案例等资料。三、廉洁资料的收集（一）收集责任主体1.各部门负责收集本部门在业务活动中产生的廉洁资料，并指定专人负责资料的整理和初步审核。2.廉洁管理部门（如纪检监察部门）负责收集、汇总涉及公司/组织整体廉洁管理的资料，以及对各部门廉洁资料收集工作进行指导和监督。（二）收集渠道与方式1.主动收集各部门定期梳理业务流程中与廉洁相关的环节，主动收集产生的各类资料，如合同签订过程中的廉洁审查记录、项目招投标文件等。廉洁管理部门通过开展专项工作、定期巡查等方式，主动获取廉洁监督检查、风险评估等方面的资料。2.被动收集接收员工主动提交的廉洁相关信息，如廉洁从业承诺书、廉洁问题线索等。受理外部机构或人员的廉洁举报，并及时收集相关举报材料。（三）收集时间要求1.对于日常业务活动中产生的廉洁资料，应在业务完成后的[X]个工作日内收集整理完毕。2.对于定期开展的廉洁工作，如年度廉洁风险评估、廉洁教育活动等，应在工作结束后的[X]个工作日内完成资料收集。3.对于突发的廉洁事件，应在事件发生后的[X]小时内启动资料收集程序，并及时上报相关情况。（四）收集要求1.资料应内容完整、清晰可辨，并确保原始资料的真实性。2.收集的资料应注明来源、产生时间、涉及事项等关键信息。3.对于电子资料，应进行备份，并确保存储介质的安全性和可读性；对于纸质资料，应保持整洁、无破损。四、廉洁资料的整理（一）整理流程1.初步分类：收集到的廉洁资料由各部门专人按照廉洁资料的分类范围进行初步分类。2.资料审核：对初步分类后的资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和合规性，对于不符合要求的资料，及时返回相关部门或人员进行补充、修正。3.细化整理：根据资料的性质、时间顺序、业务关联等因素，对审核通过的资料进行进一步细化整理，如将廉洁风险评估资料按照不同业务板块、风险等级进行分类归档。4.编制目录：为整理后的廉洁资料编制详细的目录，目录应包含资料名称、编号、日期、来源等信息，以便于查找和检索。（二）整理标准1.资料编号：为每份廉洁资料赋予唯一的编号，编号应体现资料类别、年份、顺序等信息，便于识别和管理。2.格式规范：纸质资料应统一采用A4纸张打印或复印，字迹清晰、页面整洁；电子资料应采用通用的文件格式存储，如PDF、DOC等，并按照规范的命名方式进行命名。3.装订要求：对于成册的廉洁资料，应采用线装或胶装方式装订，确保资料牢固、整齐；对于零散的资料，应使用文件夹或档案袋进行分类存放，并在封面标注清晰的类别和编号。五、廉洁资料的归档（一）归档责任主体廉洁管理部门负责廉洁资料档案的集中归档管理工作，各部门应按照规定将整理好的廉洁资料及时移交至廉洁管理部门。（二）归档期限1.月度归档：各部门应在每月末将当月产生的廉洁资料整理归档后移交至廉洁管理部门。2.年度归档：每年年末，廉洁管理部门应对全年的廉洁资料进行全面整理和归档，形成年度廉洁资料档案。（三）归档方式1.纸质档案归档：将整理好的纸质廉洁资料按照类别和编号顺序依次装入档案盒，并在档案盒封面和脊背标注档案名称、类别、年度、起止日期等信息。2.电子档案归档：建立廉洁资料电子档案库，将电子廉洁资料按照分类目录进行存储，并建立相应的索引和链接，方便快速查询和浏览。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（四）档案存放1.廉洁资料档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保存。2.档案应按照类别和年度进行分区存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，记录每份档案的具体存放位置。六、廉洁资料的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅廉洁资料档案的，应填写《廉洁资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到廉洁管理部门查阅。涉及重要廉洁信息或敏感资料的查阅，需经廉洁管理部门负责人或公司/组织分管领导批准。2.外部查阅因审计、调查、合作等特殊原因，外部机构或人员需要查阅公司/组织廉洁资料档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，并提供相关证明文件。申请经公司/组织主要领导批准后，由廉洁管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行记录。外部查阅人员不得擅自复制、摘抄廉洁资料，如需复制或摘抄，应另行提出申请并经批准。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写《廉洁资料查阅申请表》，提交至所在部门负责人或相关审批领导。2.审批：审批领导对申请表进行审核，签署审批意见。3.查阅：查阅人持经批准的申请表到廉洁管理部门办理查阅手续，廉洁管理部门工作人员根据申请表提供相应的廉洁资料，并对查阅过程进行监督。4.登记：查阅人查阅完毕后，应在《廉洁资料查阅登记表》上记录查阅时间、查阅内容、查阅人签名等信息。（三）资料使用1.内部人员查阅廉洁资料仅供工作参考，如需引用资料内容，应注明资料来源和出处。2.外部查阅人员如需使用廉洁资料，应按照与公司/组织签订的协议或相关规定执行，不得将资料用于与申请目的无关的其他用途。3.任何人员不得擅自篡改、销毁廉洁资料档案，如需对资料进行修改或补充，应按照规定的程序进行操作，并做好记录。七、廉洁资料的保管与维护（一）保管责任廉洁管理部门负责廉洁资料档案的日常保管工作，指定专人负责档案的保管、检查和维护。（二）保管期限1.廉洁政策法规文件、公司/组织内部廉洁制度等具有长期保存价值的资料，应永久保管。2.廉洁教育资料、廉洁风险评估资料、廉洁监督检查资料等与公司/组织特定业务活动相关的资料，保管期限为[X]年。3.廉洁承诺与声明、廉洁文化建设资料等其他廉洁相关资料，保管期限为[X]年。（三）保管措施1.定期对廉洁资料档案进行检查，查看档案是否有损坏、变质等情况，如发现问题及时采取措施进行修复或处理。2.对档案库房的温湿度进行监控和调节，保持适宜的保管环境，防止档案因受潮、发霉、干燥等原因受损。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅、销毁等情况，确保档案管理工作的可追溯性。（四）维护与更新1.根据法律法规、行业标准的变化以及公司/组织廉洁管理工作的需要，及时对廉洁资料档案进行更新和补充，确保档案内容的时效性和完整性。2.定期对廉洁资料档案进行数字化处理，提高档案管理的信息化水平，方便资料的查阅和利用。八、廉洁资料的销毁（一）销毁条件廉洁资料档案在保管期限届满后，经廉洁管理部门审核，确无继续保存价值的，可按照规定进行销毁。（二）销毁流程1.提出申请：廉洁管理部门填写《廉洁资料销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、类别、数量、保管期限等信息，提交至公司/组织分管领导审批。2.审批：分管领导对申请表进行审核，签署审批意见。3.销毁实施：经批准后，廉洁管理部门安排专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.监销：销毁现场应有两人以上进行监销，确保销毁工作彻底、合规。监销人员应在销毁记录上签字确认。（三）销毁方式1.纸质档案可采用焚烧、粉