公章及档案管理制度

PAGE公章及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章及档案的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公章使用和档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障公章及档案的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生，对涉及公司机密的档案严格保密。3.规范有序原则：明确各项工作流程和职责，做到公章使用和档案管理工作有章可循、规范有序。二、公章管理（一）公章种类及用途1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书等重要事项的签署。2.法定代表人章：用于特定的财务文件、税务申报等相关业务。3.部门章：各部门根据工作需要刻制的部门章，用于本部门内部的文件往来、业务联系等。（二）公章的刻制与启用1.需要刻制公章时，由使用部门提出申请，经公司领导审批后，由行政部门统一办理刻制手续。2.新刻制的公章必须在公安机关备案，并留存印模。公章启用前，行政部门应进行登记，并将启用日期、使用范围等信息通知各部门。（三）公章的保管1.公司公章由行政部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人员保管，部门章由各部门指定专人保管。2.公章保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，不得将公章随意放置或交予他人代管。3.公章保管人员因事请假时，应将公章移交指定的临时保管人员，并办理交接手续。（四）公章的使用1.使用流程用章部门填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、份数、盖章位置等信息。将申请表提交部门负责人审核签字后，报分管领导审批。审批通过后，持申请表到公章保管处用章。公章保管人员在用章时，应认真核对申请表内容与用章文件是否一致，无误后方可用章，并在申请表上登记用章时间、盖章人等信息。2.禁止使用情况未经公司领导审批同意的文件、合同等不得使用公章。涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用公章。空白纸张、空白介绍信等不得加盖公章。（五）公章的停用与销毁1.因公司机构变更、名称变更等原因，需要停用公章时，由行政部门统一收回，并办理停用手续。2.停用的公章应及时销毁，销毁时应填写《公章销毁申请表》，经公司领导审批后，由行政部门会同相关部门进行销毁，并做好销毁记录。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、培训考核、奖惩等资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：合同协议、项目资料、客户信息、市场调研等与公司业务相关的文件。5.其他档案：包括公司荣誉证书、资质证书、知识产权文件等。（二）档案的收集与整理1.收集要求各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。档案收集人员应定期对本部门产生的档案进行清理，将具有保存价值的文件资料收集齐全。2.整理规范收集后的档案应按照分类标准进行整理，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。文件应进行编号、编目，编制目录清单，注明文件名称、日期、编号、保管期限等信息。对破损、褪色的文件应进行修复或复制，并与原件一并归档。（三）档案的保管1.保管场所公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.保管期限根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况执行。3.档案保管人员职责负责档案的接收、整理、上架排列、保管等工作，确保档案的安全与完整。定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。严格遵守档案查阅制度，做好档案查阅登记工作。（四）档案的利用1.查阅流程内部查阅档案需填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅档案名称、范围等信息，经部门负责人审批后，到档案室查阅。外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导审批后，方可查阅。查阅时，档案保管人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。2.借阅流程因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复印、拍照档案内容。归还档案时，档案保管人员应认真核对档案数量和完整性。（五）档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案是否仍具有保存价值，对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。2.销毁流程经鉴定需要销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，详细列出销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经公司领导审批后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。四、监督与检查（一）监督机制公司设立公章及档案管理监督小组，由行政部门、审计部门等相关人员组成，负责对公章及档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.公章的保管、使用是否符合规定，有无违规用章情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等环节是否规范，档案资料是否完整、安全。3.各项管理制度的执行情况，相关人员的职责履行情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，责令相关部门或人员限期整改。2.对违反公章及档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、经济处罚、行政处分等