化工公司合作伙伴管理办法

化工公司合作伙伴管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《联合国全球契约原则》《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，旨在规范化工公司合作伙伴（以下简称“合作伙伴”）的选择、合作、管理及退出全生命周期流程，解决当前合作伙伴管理中存在的流程混乱、风险控制不足、协同效率低下等问题，核心目标在于实现价值创造、风险防控与效率提升。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有部门及员工在开展业务合作过程中涉及的自然人、法人或其他组织，包括但不限于原材料供应商、技术服务商、设备制造商、物流服务商、研发机构等。覆盖业务领域包括采购、生产、研发、销售、服务等环节。适用对象包括正式员工、外包团队及合作单位人员。例外适用场景包括公司内部员工之间、无商业利益关系的临时性合作等，此类场景由业务部门负责人审批，并报合规部备案。审批权限由业务部门负责人或总经理办公会按金额与风险等级分级授权。

1.3核心原则

（1）合规性原则：所有合作伙伴及合作行为须符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求。

（2）权责对等原则：明确各层级管理职责与权限，确保责任主体可追溯。

（3）风险导向原则：优先管控高风险领域，实施差异化管理措施。

（4）效率优先原则：通过数字化工具与流程优化，平衡管控与运营效率。

（5）持续改进原则：基于监督考核结果，定期优化制度与流程。

（6）平等自愿、公平诚信原则：合作伙伴选择与合作条款遵循平等互利、公平公正原则。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性专项制度，与公司《内部控制基本规范》《财务管理办法》《合规管理手册》《供应商管理办法》等制度衔接。如存在冲突，以本制度为准，其他制度与本制度条款不一致时，由内控部协调后报总经理办公会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司股东会为最高决策机构，授权董事会制定合作伙伴战略与重大政策；董事会下设战略委员会，负责重大合作伙伴关系的审批与监督；总经理办公会负责日常合作伙伴管理决策；业务部门作为执行主体，具体实施合作伙伴的引进、评估与日常管理；内控部、审计部、合规部作为监督机构，对合作伙伴管理全流程进行风险控制与合规监督。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议公司合作伙伴战略规划，批准年度合作伙伴预算。

（2）董事会：审定重大合作伙伴合作协议（金额≥500万元或涉及核心技术合作），制定合作伙伴分级管理标准。

（3）总经理办公会：审批金额≤500万元或非核心技术合作协议，协调跨部门合作伙伴争议。

2.3执行机构与职责

（1）业务部门：作为主责单位，负责合作伙伴的日常管理，包括需求发布、筛选、评估、合同执行及关系维护。如采购部负责供应商管理，研发部负责技术服务商合作。

（2）人力资源部：负责外包团队的管理，包括背景审查、绩效考核与劳动合规。

（3）财务部：负责合作伙伴款项支付、发票审核及账务处理，核对合同金额与实际支付差异。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入采购、研发、销售等环节的三个关键内控节点，包括合作伙伴风险评估（条款2.5.1）、合同履行监控（条款4.2）、履约评价（条款7.1）。核查标准为内控检查表中的九项关键指标（如资质审查、交付验收、数据安全等）。

（2）审计部：每年开展至少一次专项审计，覆盖年度新增合作伙伴、高风险合作领域及违规案例。

（3）合规部：监督合作伙伴是否符合反商业贿赂、环保、数据保护等国际法规，对违规行为启动调查。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“合作伙伴管理联席会议”，每季度召开一次，由总经理牵头，业务部门、内控部、合规部参与，解决协同问题。建立信息共享平台，通过ERP系统实现合作伙伴资质、履约记录、风险评级等数据共享。涉外业务增设属地法律顾问协调机制，确保符合当地法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：建立标准化合作伙伴生命周期管理体系，降低合作风险，提升资源利用效率。

（2）核心指标：

-合同审批时效≤3个工作日

-履约率≥98%

-违规事件发生率≤0.5%

-合作伙伴满意度≥85%

统计口径通过ERP系统自动生成，核算范围覆盖所有业务部门。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：要求合作伙伴提供ISO9001认证或同等资质，高风险领域需通过第三方审核。

（2）合规标准：合作伙伴需签署《合规承诺函》，承诺遵守反腐败法、环保法等，定期提交合规自查报告。

（3）技术标准：涉及核心工艺的合作伙伴需通过技术能力评估，留存评估报告（条款4.3）。

（4）高风险控制点：

-高风险（一级）：涉及危险化学品、环保敏感领域的合作伙伴，需实施资质动态审查（条款6.2）。

-中风险（二级）：金额≥200万元合作，需通过背景调查（条款5.2）。

-低风险（三级）：金额≤20万元合作，需核对基础资质（条款4.1）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（条款4.1）、风险矩阵（条款2.5.1）、PDCA循环优化（条款7.4）。

（2）管理工具：通过OA系统实现合同电子审批，CRM系统管理合作伙伴关系，ERP系统监控履约数据，数字化工具嵌入三个关键内控环节（条款2.4）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“发起-评估-签约-执行-评价”全流程如下：

（1）发起：业务部门通过OA系统提交合作需求，包括合作内容、预算、预期目标等。

（2）评估：采购部/研发部组织技术、合规、财务等部门开展尽职调查，核查资质、报价、风险等，高风险合作需通过内控部前置审核（条款2.4）。

（3）签约：合同经总经理办公会审批后，由法务部签署，归档至ERP系统。

（4）执行：业务部门跟进履约，财务部按合同节点付款，内控部定期抽查（条款6.2）。

（5）评价：合作结束后90日内完成评价，结果用于优化管理（条款7.1）。

4.2子流程说明

（1）资质审查子流程：通过第三方征信平台（如邓白氏）核查企业信用，高风险领域需实地考察，核查标准见附件A。

（2）付款执行子流程：财务部核对ERP系统合同条款与实际付款差异，异常金额需加急审批（条款5.4）。

4.3流程关键控制点

（1）控制点一：合作伙伴准入前资质审查，由采购部主导，合规部协同（条款3.2）。核查方式包括文件验证、现场核查、征信查询。

（2）控制点二：合同关键条款审核，法务部与业务部门联合把关，高风险条款需董事会审议。

（3）控制点三：履约异常监控，内控部通过CRM系统预警偏离合同10%以上的履约情况。

4.4流程优化机制

每年由内控部牵头，组织业务部门开展流程复盘，评估标准包括流程时长、违规次数、用户满意度。优化建议需经总经理办公会审批，并在次季度实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）业务类型：采购（高）、研发合作（中）、物流（低）。

（2）金额/等级：≥500万元（高）、200-500万元（中）、≤200万元（低）。

（3）岗位层级：部门负责人（审批低风险）、分管副总（审批中风险）、总经理（审批高风险）。

文字化表述：采购金额≥500万元合作需董事会审批，研发合作≥200万元需分管副总审批，物流≤20万元由部门负责人审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：3级审批制，业务部门→部门负责人→分管副总/总经理。

（2）特殊审批：金额≥1000万元合作需增设股东会审议。

（3）时限要求：常规审批≤5个工作日，紧急情况通过OA加急通道，审批时限≤2日。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：部门负责人年度授权范围内，金额≤50万元合作可直接审批。授权需在OA系统备案，有效期1年。

（2）临时代理：因出差等原因需临时代理审批，通过OA系统申请，有效期≤15个工作日，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况：金额≥1000万元合作延期付款需附《风险分析报告》，经总经理审批。

（2）权限外申请：需提交补批申请，说明原因及风险等级，审批层级上移一级。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有流程通过OA系统线上执行，纸质文件归档至ERP系统，实现双备份。

（2）表单填报：合作伙伴信息需完整填写，缺失项不得提交，系统自动校验。

（3）痕迹留存：电子审批流程需留痕，纸质文件需扫描上传，审计时需调取全部过程记录。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10家合作伙伴的履约情况，通过CRM系统随机抽取。

（2）专项监督：针对环保高风险领域，每季度开展专项检查，核查标准见附件B。

（3）突击检查：合规部可随时进入合作伙伴现场核查合规情况，需提前3日通知。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于一次。

（2）审计方式：数据比对、现场访谈、文件核查。

（3）结果应用：审计报告需提交董事会，重大问题纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

（1）报告主体：业务部门负责人。

（2）报告周期：月度报告需在次月5日前提交，季度报告需在次月15日前提交。

（3）报告内容：合作数量、金额、履约率、违规事件、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核对象：业务部门负责人、合作伙伴管理岗位。

（2）指标权重：履约率（40%）、合规性（30%）、成本控制（20%）、创新贡献（10%）。

（3）评分标准：采用100分制，90分以上为优秀，60-89分为合格。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度自评、季度部门评审、年度综合考核。

（2）评估方法：数据统计（ERP系统）、现场核查（内控部）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）、紧急问题（24小时内）。

（2）责任追究：整改不力者按《员工手册》处罚，涉及第三方需终止合作。

7.4持续改进流程

（1）建议来源：合作伙伴满意度调查、审计发现、业务部门反馈。

（2）评估流程：合规部汇总建议，法务部评估可行性，总经理办公会审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-合作伙伴履约率连续6个月≥99%

-重大合作创新贡献

-合规举报有功

（2）奖励标准：精神奖励+物质奖励（绩效奖金/项目分红），最高不超过年度收入的20%。

（3）程序：员工提交申请，部门审核，合规部复核，总经理审批，公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程提交资料，处罚标准为通报批评。

（2）较重违规：合作伙伴资质造假，处罚标准为解除合同+赔偿损失。

（3）严重违规：涉及商业贿赂，处罚标准为移交司法机关。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：按违规金额1%-5%罚款，累计违规加重处罚。

（2）程序：调查取证→告知→审批→执行，保障被处罚人陈述权。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内可申诉。

（2）复议流程：向总经理办公会提交申诉书，复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立“合作伙伴危机处置小组”，总经理任组长，合规部、法务部、公关部为成员。

（2）响应流程：发现危机→隔离影响→上报小组→制定方案→执行处置。

（3）资源保障：设立应急资金池，优先保障危机合作款项支付。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政策突变等不可抗力。

（2）处理流程：业务部门提交申请，合规部评估风险，总经理审批。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部主导，法务部提供法律支持。

（2）沟通口径：由董事会统一发布声明。

（3）善后措施：修复影响、改进管理、评估效果。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司合规部负责解释，解释意见以书面文件发布。

10.2相关制度索引

（1）《内部控制基本规范》（文号：企内控字〔2023〕1号）

（2）《供应商管理办法》（文号：企供管字〔2023〕2号）

条款对应关系：

条款3.2与《供应商管理办法》第4.5条衔接

条款6.2与《内部控制基本规范》第5.3条衔接

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、业务调整。

（2）审批权限：董事会