生产公司档案管理制度

PAGE生产公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在生产经营、行政管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立健全档案检索体系，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。5.做好档案信息化建设工作，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的真实、完整和及时归档。3.配合综合管理部做好档案的鉴定、统计和利用等工作。三、档案的分类及编号（一）分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划、总结等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核晋升、薪酬福利、劳动合同等相关文件。3.财务审计类：财务预算、决算、报表、审计报告等相关文件。4.市场营销类：市场调研、营销策划、客户资料、销售合同等相关文件。5.生产管理类：生产计划、工艺文件、质量控制、设备管理、安全生产等相关文件。6.技术研发类：研发项目立项、研究报告、技术标准、专利等相关文件。7.物资采购类：采购计划、供应商资料、采购合同、物资验收等相关文件。8.质量管理类：质量体系文件、质量检验报告、质量事故处理等相关文件。9.法务合规类：法律事务文件、合规检查报告、合同审查意见等相关文件。10.其他类：以上各类未涵盖的其他具有保存价值的文件。（二）编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。例如：2023XM001，其中“2023”表示档案形成年度，“XM”表示行政管理类的类别代码，“001”表示该类别下的流水号。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集，交由综合管理部统一整理归档。3.员工离职时，应将个人保管的公司档案资料全部移交所在部门兼职档案员。（二）整理1.综合管理部档案管理人员对收集到的档案进行整理，按照分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录。3.对档案进行装订、编页，去除金属物等，确保档案的整齐美观。4.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.按照档案的类别和保管期限，分别存放于不同的档案柜架中。2.对电子档案应进行备份，存储于安全的存储介质上，并定期进行检查和维护。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、移出等情况。（三）安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。2.配备必要的消防器材，定期进行检查和维护，确保消防设施完好有效。3.做好档案的防盗、防虫、防潮、防霉、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和清理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。3.鉴定工作由综合管理部牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查鉴定。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并存档备查。七、档案的借阅与利用（一）借阅公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部档案管理人员对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并在档案借阅登记簿上登记。3.借阅档案一般不得带出档案库房，如需带出，须经综合管理部负责人批准，并限期归还。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录、传播档案内容。（二）利用1.公司各部门因工作需要利用档案，可向综合管理部提出申请，综合管理部根据实际情况提供档案复印件或档案原件供其查阅。2.查阅档案应在综合管理部档案查阅室进行，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。3.综合管理部应积极为公司各项工作提供档案利用服务，根据利用需求及时提供相关档案资料。八）档案的统计与移交（一）统计1.综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，上报公司领导和相关部门。（二）移交1.公司分立、合并、撤销时，应按照国家