国土所文件档案管理制度

PAGE国土所文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强国土所文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，提高工作效率，充分发挥文件档案在国土资源管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土所全体工作人员在履行工作职责过程中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则国土所文件档案由专人负责集中管理，确保各类文件档案的完整性和系统性。2.真实准确原则文件档案应如实反映国土资源管理工作的实际情况，保证内容真实、数据准确。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规，确保文件档案的安全，防止文件档案的丢失、损坏和泄密。4.便于利用原则文件档案的整理、分类和存储应便于查找和利用，提高工作效率。二、文件管理（一）文件的分类1.上级文件包括党中央、国务院、国土资源部、省国土资源厅、市国土资源局等上级部门下发的各类文件。2.本级文件国土所自行制发的各类文件，如工作计划、工作总结、通知、报告、会议纪要等。3.下级文件国土所下属各部门或相关单位上报的文件，如请示、报告、报表等。4.业务文件与国土资源管理业务相关的文件，如土地登记文件、建设用地审批文件、矿产资源管理文件等。5.其他文件不属于以上分类的其他文件，如各类合同、协议、信函等。（二）文件的收发1.收文办公室负责接收上级文件、下级文件和其他外来文件。收到文件后，应及时进行登记，详细记录文件的名称、文号、发文机关、日期、份数等信息。对收到的文件进行初步审核，检查文件的完整性和有效性。对于不符合要求的文件，应及时与发文机关联系，要求补正或说明情况。根据文件的内容和性质，及时将文件分送相关领导和部门阅办，并做好文件的传递记录。2.发文各部门需要制发文件时，应填写《发文稿纸》，详细注明文件的标题、文号、主送单位、抄送单位、内容摘要、拟稿人、审核人、签发人等信息。《发文稿纸》经部门负责人审核、分管领导签发后，交办公室进行编号、打印、盖章，并按照规定的格式和渠道进行分发。办公室应做好发文的登记工作，记录文件的发文日期、文号、标题、主送单位、抄送单位、份数等信息，并将发文底稿与正式文件一并归档保存。（三）文件的传阅1.办公室收到需要传阅的文件后，应按照领导的分工和文件的内容，确定传阅顺序。2.传阅文件应采用专用的《文件传阅单》，由传阅人在传阅单上签字，注明传阅日期。传阅人应及时阅读文件，并按照要求进行处理，不得延误。3.对于重要文件或紧急文件，传阅人应优先处理，并及时反馈处理意见。办公室应定期对传阅文件进行跟踪检查，确保文件传阅的及时性和有效性。（四）文件的办理1.承办部门或人员收到交办的文件后，应按照文件要求及时办理，并在规定的时间内将办理结果反馈给交办部门。2.对于需要回复的文件，承办部门应认真起草回复文稿，经部门负责人审核、分管领导签发后，交办公室进行编号、打印、盖章，并按照规定的格式和渠道进行回复。3.办理文件过程中形成的各类材料，如请示、报告、批复、会议纪要等，承办部门应及时整理归档，交办公室统一保管。（五）文件的清退与销毁1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件清退给办公室。办公室应定期对清退的文件进行核对，确保文件的完整性。2.对于已失去保存价值的文件，办公室应按照规定的程序进行销毁。销毁文件时，应填写《文件销毁清单》，注明文件的名称、文号、数量、销毁日期等信息，并由两人以上监销，确保文件销毁的彻底性和安全性。3.文件销毁清单应与文件档案一并归档保存，以备查考。三、档案管理（一）档案的分类1.文书档案包括国土所形成的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.业务档案土地管理档案包括土地登记档案、土地出让档案、土地征收档案、土地利用总体规划档案等。矿产资源管理档案包括矿产资源勘查档案、采矿权审批档案、矿产资源储量管理档案等。地质灾害防治档案包括地质灾害调查档案、地质灾害防治方案档案、地质灾害应急处置档案等。3.声像档案包括国土所工作中形成的照片、录音、录像等资料档案。4.实物档案包括国土所获得的各类荣誉证书、奖牌以及具有保存价值的实物等。（二）档案的收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应根据档案的形成规律和特点，定期对本部门的文件材料进行整理、分类，剔除不需要归档的材料，将符合归档要求的文件材料移交办公室。3.办公室应定期对各部门移交的档案进行检查和核对，确保档案的质量。对于不符合要求的档案，应及时通知相关部门进行补充或修正。（三）档案的整理1.办公室应按照档案分类方案，对收集到的档案进行整理。整理工作应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制卷内文件目录，装订成册，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。3.业务档案应根据不同业务类型的特点，按照一定的顺序进行整理，如土地登记档案可按照宗地号顺序排列，矿产资源管理档案可按照项目名称顺序排列等。同时，应编制业务档案目录，建立业务档案数据库，方便查询和利用。4.声像档案应按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容摘要等信息，并将声像资料刻录成光盘或存储在电子设备中，同时打印文字说明，与声像资料一并归档保存。5.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并将实物妥善保管。（四）档案的归档1.整理好的档案应及时归档，填写《档案归档登记表》，注明档案的类别、年度、保管期限、数量等信息。2.档案应按照档案库房的布局和分类要求，存放在相应的档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.建立档案检索工具，如档案目录、索引、电子数据库等，方便快速查找和利用档案。（五）档案的保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。3.对档案进行定期清点和核对，确保档案的数量和质量与档案登记记录一致。发现档案丢失、损坏或变质等情况，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并向上级主管部门报告。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案的丢失和泄密。未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。（六）档案的利用1.国土所工作人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、查阅目的、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，到办公室查阅档案。2.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.因特殊情况需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、文号、借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后，方可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还办公室，并办理归还手续。5.利用档案过程中形成的各类记录，如查阅申请表、借阅申请表、利用效果反馈等，应及时整理归档，与档案原件一并保存。四、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立国土所档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为国土资源管理工作提供更加便捷、高效的服务。（二）档案数字化扫描1.对具有保存价值的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，存储为通用的电子文档格式，如PDF、TIFF等，并按照档案分类方案进行命名和存储。3.建立电子文件与纸质档案的对应关系，通过电子索引等方式实现电子文件与纸质档案的快速查找和关联。（三）档案管理信息系统建设1.选用适合国土所档案管理工作需求的档案管理信息系统，系统应具备档案录入、检索、借阅、统计分析、安全保密等功能。2.将数字化扫描后的档案信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。同时，对档案的分类、编号、保管期限等信息进行维护和管理，确保档案信息的准确性和完整性。3.在档案管理信息系统中设置权限管理模块，根据工作人员的职责和工作需要，分配不同的系统操作权限，确保档案信息的安全保密。（四）档案信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.定期对档案管理信息系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。同时，定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。3.加强对档案管理人员的信息化安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为因素导致档案信息泄露或丢失。五、监督与考核（一）监督检查1.办公室负责对国土所文件档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括文件的收发、传阅、办理情况，档案的收集、整理、归档、保管、利用情况等。2.监督检查可采取查阅文件档案、实地查看档案库房、询问相关工作人员等方式进行。对发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。3.定期对监督检查情况进行总结分析，针对存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善文件档案管理制度。（二）考核评价1.建立文件档案管理工作考核评价机制，将文件档案管理工作纳入国土所工作人员的绩效