县移民局档案管理制度

PAGE县移民局档案管理制度一、总则（一）目的为加强县移民局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为移民工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县移民局机关各科室、下属各单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则县移民局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映移民工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理移民工作中形成的数据、文件、资料等，保证档案的完整性，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、移民个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的管理，确保档案库房的安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行定期清理。6.负责档案信息的开发利用，为移民工作提供档案查询、借阅等服务。7.指导和监督本局各科室、下属各单位的档案工作，组织开展档案业务培训和交流活动。（二）各科室、下属各单位职责1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交局办公室。2.明确一名档案管理人员，负责本科室、本单位档案的日常管理和保管工作，确保档案的安全和完整。3.积极配合局办公室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与移民工作有关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类政策文件、工作规划、工作总结、会议纪要、统计报表等。3.移民安置项目的申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图纸、竣工验收报告等。4.移民信访、维稳工作中形成的文件材料，如信访记录、处理意见、维稳方案等。5.移民资金管理方面的文件材料，包括资金预算、拨付凭证、审计报告等。6.移民培训、就业等工作中形成的文件材料，如培训计划、培训教材、就业协议等。7.本局与其他部门、单位签订的各类合同、协议等。8.本局工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作笔记、调研报告、获奖证书等。9.其他与移民工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下属各单位应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张质量符合档案保存要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、业务档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订对纸质档案进行整理装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防鼠的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备良好的采光和照明条件，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，如消防器材、监控设备、除湿机、防虫药等。3.库房内应设置档案架、档案柜等存储设备，按照档案的分类和编号顺序进行排列，便于档案的存放和查找。（二）保管要求1.档案应按照分类和编号顺序存放，排列整齐，标识清晰。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，确保档案的安全。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握安全防范技能。3.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.制定档案应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合移民工作的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、业务骨干和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的保存价值进行评估，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满的档案，应进行重点审查，对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核签字后，报局领导审批。3.经批准后，由两名以上档案管理人员负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告局领导。六、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他部门、单位因工作需要查阅档案。3.移民个人因办理相关事务需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经科室负责人签字同意后，到局办公室查阅。上级机关、其他部门、单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经局办公室负责人审核同意后，方可查阅。移民个人查阅档案，应携带有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经局办公室负责人审核同意后，方可查阅。2.借阅本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经科室负责人签字同意后，到局办公室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如有违反，应承担相应的法律责任。3.复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经科室负责人签字同意后，到局办公室办理复制手续。复制档案应使用符合档案保管要求的设备和材料，确保复制件的质量。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记台账，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。七、电子档案管理补充规定（一）电子档案的收集1.各科室、下属各单位在工作中形成的电子文件，应按照档案收集要求及时收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.收集电子文件时，应同时收集其元数据信息，包括文件的题名、日期、作者、格式、大小、来源等信息，确保电子文件的可追溯性。（二）电子档案的整理1.电子档案应按照档案分类和编号规则进行分类整理，建立电子档案目录数据库，便于电子档案的管理和查找。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保备份数据的安全性和完整性。（三）电子档案的保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份和恢复测试。2.加强对电子档案存储设备的管理，设置访问权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。3.定期对电子档案进行病毒查杀和安全检查，确保电子档案系统的安全稳定运行。（四）电子档案的利用1.本局工作人员查阅电子档案，应通过档案管理系统进行查询，经科室负责人授权后，方可查阅。2.如需借阅电子档案，应填写《电子档案借阅登记表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经科室负责人签字同意后，到局办公室办理借阅手续。3.借阅人员应使用专用的存储设备拷贝电子档