技能鉴定站档案管理制度

PAGE技能鉴定站档案管理制度一、总则（一）目的为加强技能鉴定站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在技能鉴定工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于技能鉴定站在技能鉴定活动中形成的各类档案，包括鉴定计划、考生信息、试卷、考评记录、成绩证书等相关文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则技能鉴定站档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映技能鉴定工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理技能鉴定过程中产生的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及个人隐私、企业机密等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善技能鉴定站档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理技能鉴定站的各类档案，建立档案管理台账，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行全程监控。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量准确、质量完好。4.负责档案的信息化建设，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。5.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，负责档案的日常管理工作。2.按照档案管理的工作流程，及时收集、整理、分类、装订档案，确保档案资料的齐全、完整。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，为利用者提供优质服务，做好档案查阅、借阅记录。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.完成档案管理部门交办的其他工作任务。（三）各部门职责1.在技能鉴定工作中，各部门应及时将本部门形成的文件资料整理好，移交档案管理部门归档保存。2.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.负责本部门档案的日常保管和使用，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.技能鉴定站的工作计划、总结、报告等文件。2.考生报名信息、资格审核材料、准考证等。3.鉴定项目的标准文件、题库资料、试卷及答案等。4.考评人员的资格证书、培训记录、考评工作安排及考评记录等。5.考生的考试成绩、证书发放记录等。6.与技能鉴定相关的会议记录、通知、函件等。7.其他与技能鉴定工作有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系进行整理，保持文件之间的历史衔接性。2.按照技能鉴定工作的流程和类别进行分类，便于档案的管理和查阅。3.对每份文件资料进行编号、编目，确保档案的系统性和准确性。（四）整理方法1.分类将档案分为综合管理类、鉴定业务类、考务管理类、证书管理类等类别。综合管理类包括工作计划、总结、报告、会议记录等；鉴定业务类包括鉴定项目标准、题库资料等；考务管理类包括考生报名、考试安排、考评记录等；证书管理类包括成绩证书发放记录等。2.编号对每一类档案进行流水编号，编号应具有唯一性。例如，综合管理类档案编号为ZH001、ZH002……；鉴定业务类档案编号为JD001、JD002……以此类推。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。档案题名应准确反映文件资料的主要内容，日期为文件资料的形成日期，保管期限按照国家有关规定和本制度确定。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应定期对收集整理好的文件资料进行归档，确保档案及时入库。2.归档的档案应装订整齐、编目准确，装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）外标明档案类别、编号、题名等信息。3.对电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。（二）保管期限1.永久保管技能鉴定站的重要文件，如鉴定站资质文件、长期发展规划、重大活动记录等。具有历史查考价值的文件，如历年鉴定数据统计分析报告等。涉及法律纠纷或具有法律效力的文件，如鉴定合同、协议等。2.定期保管定期保管期限分为30年和10年。保管期限为30年的档案包括：考生报名信息、资格审核材料、准考证等考务管理类档案；鉴定项目的标准文件、题库资料等鉴定业务类档案；考评人员的资格证书、培训记录等考评管理类档案。保管期限为10年的档案包括：考生的考试成绩、证书发放记录等证书管理类档案；与技能鉴定相关的一般性会议记录、通知、函件等综合管理类档案。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应分类存放，排列有序，便于查找。定期对纸质档案进行检查，发现问题及时处理，如对破损档案进行修复、对褪色档案进行复制等。2.电子档案保管采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，对电子档案进行备份存储。建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的查阅、修改权限，防止电子档案被非法篡改或删除。定期对电子档案进行数据维护和备份，确保电子档案的完整性和可用性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.技能鉴定站内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经技能鉴定站分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应有档案管理人员在场陪同。（二）查阅程序1.查阅人向档案管理部门提交《档案查阅申请表》，说明查阅目的、查阅内容等。2.档案管理人员根据查阅权限进行审核，对符合条件的，提供相应的档案供查阅人查阅。3.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人查阅档案后，应在《档案查阅登记表》上如实填写查阅情况，包括查阅日期、查阅内容、查阅人签名等。（三）借阅规定1.技能鉴定站内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.外单位人员原则上不得借阅档案，如因特殊情况确需借阅的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经技能鉴定站主要领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.借阅档案时，借阅人应与档案管理人员办理交接手续，当面清点档案数量，核对档案编号、题名等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.鉴定档案时，应重点审查档案的内容是否涉及重要业务、是否具有历史查考价值、是否涉及法律纠纷等。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、技能鉴定站分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应对销毁档案的种类、数量、方式等进行认真核对，确保销毁工作的真实性和准确性。5.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅人次等。3.档案统计报表应及时、准确、完整，报送档案管理部门负责人和技能鉴定站领导。（二）移交规定1.技能鉴定站因机构变动、撤销等原因，需要将档案移交给其他单位的，应按照国家有关规定和档案管