健全技术档案管理制度

PAGE健全技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案管理，确保技术档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位在技术研发、生产制造、工程建设、设备维护等活动中形成的各类技术档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，各部门指定专人负责本部门技术档案的收集、整理、移交等工作，确保技术档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则技术档案应全面、系统地反映公司技术活动的全过程，内容真实、准确、完整，能够为公司的决策、生产、科研等提供可靠的依据。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保技术档案的安全，防止技术档案的泄露、丢失和损坏。对涉及公司商业秘密和技术秘密的档案，要采取严格的保密措施。4.便于利用原则技术档案的管理应便于检索、查阅和利用，提高档案的使用效率，为公司的发展提供有力支持。二、技术档案的分类与编号（一）分类1.产品研发档案包括产品设计图纸、技术文件、研发过程记录、测试报告、专利文件等。2.生产工艺档案涵盖工艺流程、操作规程、工艺卡片、质量控制文件等。3.设备技术档案包含设备选型资料、安装调试记录、运行维护手册、设备改造资料等。4.工程建设档案有工程项目规划文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。5.科研项目档案涉及科研项目立项报告、研究方案、实验数据、成果鉴定文件等。6.技术合同档案包括技术开发合同、技术转让合同、技术服务合同等相关文件。（二）编号技术档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于识别和管理。编号方法如下：1.一级编号：采用大写字母表示档案类别，如“PD”表示产品研发档案，“SC”表示生产工艺档案等。2.二级编号：按照时间顺序或项目顺序进行编号，用数字表示。例如，产品研发档案的二级编号可以是该产品的研发年份和顺序号。3.三级编号：根据档案的具体内容进行细分编号，如产品设计图纸的编号可以按照图纸类型、版本号等进行编制。编号示例：PD2023010101，其中“PD”表示产品研发档案，“2023”表示研发年份，“01”表示该年份内的第一项产品研发项目，“01”表示该项目下的第一份图纸。三、技术档案的形成与收集（一）形成1.各部门在技术活动中应及时形成各类技术文件和资料，并确保其真实、准确、完整。技术文件的起草、审核、批准等应按照公司相关规定执行，明确各环节的责任人员。2.技术人员在工作过程中应认真做好记录，包括实验数据、测试结果、技术改进情况等，这些记录应作为技术档案的重要组成部分。（二）收集1.各部门应指定专人负责技术档案的收集工作，按照档案形成的时间顺序和类别，定期收集本部门产生的技术档案。收集范围应涵盖所有与技术活动相关的文件、资料、图纸、图表、报告等。2.在项目结束或阶段性工作完成后，项目负责人应及时组织相关人员对项目过程中形成的技术档案进行整理和收集，确保档案的完整性。3.对于外来技术文件，如合作单位提供的技术资料、引进设备的随机文件等，接收部门应在收到后及时进行登记，并按照要求进行整理和归档。四、技术档案的整理与归档（一）整理1.收集到的技术档案应进行分类整理，按照档案编号顺序排列，确保同一类档案的系统性和连贯性。2.对每份档案进行核对，检查文件的完整性、准确性和规范性。对于不完整或不符合要求的文件，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充或修正。3.去除档案中的重复文件和无关材料，对文件进行编号、编目、装订等处理，使其便于保存和查阅。（二）归档1.整理好的技术档案应及时移交公司档案管理部门进行归档。移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息。2.档案管理部门应按照档案分类和编号规则，将技术档案存入专门的档案库房或电子存储系统中，并建立相应的档案目录索引，便于快速检索和查询。3.对于电子档案，应进行备份存储，确保数据的安全性和可靠性。备份存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。五、技术档案的保管（一）保管要求1.档案库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保存。库房温度应控制在适宜范围内，相对湿度保持在一定比例。2.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免相互混淆。存放档案的货架或橱柜应标明档案类别和编号，便于查找。3.对电子档案应进行加密存储，并定期进行病毒查杀和数据维护，防止电子档案受到损坏或丢失。（二）保管期限技术档案的保管期限应根据其重要性和使用价值确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案包括公司的核心技术资料、重大科研项目档案、重要设备的技术档案、涉及公司长远发展的规划文件等。这些档案对公司的生存和发展具有重要意义，应长期保存。2.长期保管的档案一般为10年以上至50年的档案，如一般性的产品研发档案、生产工艺档案、工程建设档案等。这些档案在一定时期内对公司具有参考价值，应妥善保管。3.短期保管的档案保管期限为3年至10年的档案，如临时性技术文件、一般性实验记录等。这些档案在短期内可能有一定用途，期满后可根据实际情况进行鉴定和销毁。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的技术档案进行鉴定，组成由档案管理人员、技术专家和相关部门负责人参加的鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报公司主管领导批准后进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁的彻底性和可追溯性。3.对于涉及公司商业秘密和技术秘密的档案，即使保管期满，也不得擅自销毁，应按照公司保密制度进行处理。六、技术档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅技术档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司核心技术和商业秘密的档案，查阅申请人应经公司保密委员会批准，并在档案管理部门的监督下查阅。查阅过程中不得擅自复制、拍照、记录档案内容。3.外部单位查阅公司技术档案，必须持有单位介绍信，注明查阅内容和目的，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。（二）利用规定1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.利用技术档案开展工作时，应确保档案的安全和保密，不得将档案用于与查阅目的无关的其他用途。使用完毕后应及时归还档案管理部门。3.档案管理部门应建立技术档案查阅利用台账，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用情况等信息，以便对档案的使用情况进行跟踪和统计分析。七、技术档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密和技术秘密的技术档案，应严格按照公司保密制度进行管理。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案的整理、归档、保管、查阅等过程中，应采取必要的保密措施，如对档案进行加密存储、限制查阅权限、设置保密标识等。3.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平，防止因人员疏忽或违规操作导致技术档案泄露。（二）安全管理1.建立健全技术档案安全管理制度，加强对档案库房、电子存储系统等设施的安全管理。定期对档案库房进行安全检查，确保消防、防盗、防潮等设施完好有效。2.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施。定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。3.加强对档案管理人员的安全培训，使其熟悉档案安全操作规程，掌握基本的安全防范知识和技能，确保技术档案的安全。八、技术档案管理的监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门技术档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅利用等情况。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据实际情况随时开展。检查结果应形成书面报告，及时反馈给被检查部门，并提出整改意见。（二）考核评价1.将技术档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门技术档案管理工作进行考核评价。考核指标包括档案的完整性、准确性、规范性、安全性以及档案的查阅利用效率等。2