劳动部门档案管理制度

PAGE劳动部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强劳动部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于劳动部门在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于劳动就业、社会保障、劳动监察、劳动争议仲裁等方面的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则劳动部门的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映劳动部门的工作活动和历史面貌，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则应全面收集、整理劳动部门在各项工作中形成的档案，保证档案的完整性，避免档案的缺失和遗漏。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用和检索，提高档案的使用效率，为劳动部门的工作决策和社会服务提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置劳动部门应设立专门的档案管理机构，如档案科、档案室等，配备相应的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本部门档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管劳动部门各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.对档案进行分类、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁和移交，确保档案的质量和价值。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.开展档案宣传、教育和培训工作，提高劳动部门工作人员的档案意识和业务能力。7.对下属单位的档案管理工作进行指导、监督和检查，确保全系统档案管理工作的规范统一。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.劳动就业方面包括就业政策文件、就业登记记录、招聘求职信息、就业培训资料、就业援助档案等。2.社会保障方面涵盖社会保险政策法规、参保登记资料、缴费记录、待遇审核与发放档案、社会保险基金管理档案等。3.劳动监察方面有劳动监察执法文件、投诉举报记录、检查笔录、行政处罚决定书、劳动保障监察案件档案等。4.劳动争议仲裁方面包括仲裁申请书、答辩书、证据材料、庭审记录、仲裁裁决书、调解书等仲裁档案。5.其他与劳动部门工作相关的文件、资料、记录等。（二）档案收集要求1.各业务科室应明确专人负责档案材料的收集工作，按照档案管理的要求，及时将办理完毕的文件、资料等移交档案管理机构。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范，载体质量符合要求。3.对电子文件应同时收集其纸质版本或进行有效的电子备份，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）档案整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。例如，可分为综合类、劳动就业类、社会保障类、劳动监察类、劳动争议仲裁类等一级类目，再根据具体情况细分二级、三级类目。2.编号对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用数字编码、字母与数字组合等方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便快速查找和了解档案内容。4.装订对纸张大小不一、破损或散装的档案材料进行整理和装订，确保档案的整齐美观和牢固耐用。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属钉等可能损坏档案的装订材料。四、档案的保管（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具应使用符合标准的档案柜（架）、档案盒等装具存放档案。档案柜（架）应坚固耐用，排列整齐，便于通风和查找。档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案。（三）档案存放方式按照档案的分类、编号顺序，将档案依次存放在档案柜（架）上，并在档案盒上标明档案编号、题名等信息，便于快速定位和查找。（四）档案保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括劳动部门制定的重要政策法规文件、涉及重大劳动保障事件的档案、具有历史查考价值的档案等。2.长期保管的档案一般为保存10年以上50年以下的档案，如一般性的劳动就业、社会保障、劳动监察、劳动争议仲裁等业务档案。3.短期保管的档案保存期限为15年以下的档案，如临时性的工作记录、一般性的文件材料等。（五）档案定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。发现问题应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换变质装具、调整温湿度等。对检查情况应做好记录，并存档备查。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本部门档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.权限控制原则根据档案的密级和利用者的身份，对档案利用进行权限控制，防止档案信息的不当利用。3.登记审批原则利用档案应进行登记，并按照规定的审批程序办理审批手续，未经批准不得查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理机构查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案管理机构。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在科室负责人和档案管理机构负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，按时归还档案。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经审批后，由档案管理人员按照规定的方式进行复制。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理机构的印章。（三）利用登记档案管理机构应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称及数量等信息。利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、业务科室负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，按照国家有关规定和本部门档案管理制度，对档案进行鉴定。对已失去保存价值或保管期限已满的档案，经鉴定小组审核后，可予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册档案管理人员对拟销毁的档案进行清理、核对，编制销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.审批销毁清册经档案鉴定小组审核后，报劳动部门负责人审批。3.销毁实施经批准后，由档案管理人员会同有关人员在指定地点对档案进行销毁。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁记录对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量、销毁人员等信息，并将销毁记录存档备查。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标推进档案数字化管理，建立劳动部门档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换和质量检查，保证电子文件的准确性和完整性。2.数据录入对扫描后的电子文件进行数据录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，建立档案数据库。3.挂接与存储将电子文件与对应的档案数据库记录进行挂接，并存储在安全可靠的存储设备上，实现档案的电子化存储。（三）信息管理系统功能1.档案检索提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案信息。2.利用管理记录档案利用情况，包括查阅、借阅、复制等利用行为，实现利用权限控制和利用登记管理。3.统计分析对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。4.安全管理设置用户权限，确保档案信息的安全保密。对系统进行定期维护和备份，防止数据丢失和损坏。（四