建筑施工档案室管理制度

PAGE建筑施工档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司建筑施工档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与建筑施工项目相关的档案管理工作，包括项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等各类档案资料。（三）管理职责1.档案室职责负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。集中统一管理公司的建筑施工档案，做好档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。2.各部门职责负责本部门在建筑施工项目中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定时间移交档案室。配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。对本部门档案管理工作进行自查自纠，确保档案管理工作符合公司要求。（四）基本原则1.档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、系统性的原则，确保档案能够真实反映建筑施工项目的全过程。2.实行集中统一管理，保证档案的集中存放和有效利用，避免档案分散、流失。3.坚持档案管理与项目建设同步，做到工程进度与档案整理进度相适应，确保档案资料的及时收集和整理。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等相关证件。工程招投标文件、合同协议等。2.施工过程文件施工组织设计、施工方案、技术交底等。工程图纸、变更通知、技术核定单等。原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告等。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。施工日志、工程照片、录像等。3.竣工验收文件单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表等。工程质量保修书、使用说明书等。竣工图（包括建筑、结构、给排水、电气等专业图纸）。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料收集工作，并按照档案管理要求，及时、准确地收集本部门在建筑施工项目中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类根据建筑施工档案的形成阶段、内容性质等因素，将档案分为项目前期文件、施工过程文件和竣工验收文件三大类，并在大类下进一步细分小类。例如，施工过程文件可细分为施工管理文件、技术文件、质量文件、安全文件等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。编号可采用“项目名称档案类别流水号”的形式，如“XX项目施工管理文件001”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，作为档案检索工具。三、档案的归档与移交（一）归档时间1.项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.施工过程文件应随工程进度同步归档，每月定期移交档案室。3.竣工验收文件应在工程竣工验收合格后一个月内归档。（二）移交手续1.各部门在向档案室移交档案时，应填写档案移交清单，清单内容包括档案编号、题名、数量等。2.移交清单一式两份，双方签字确认后，一份由移交部门留存，一份由档案室存档。3.档案室对移交的档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。四、档案的保管与存储（一）保管期限1.建筑施工档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、工程招投标文件、合同协议以及工程竣工验收备案表等重要文件。长期保管的档案保管期限为10年以上，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程图纸、变更通知、技术核定单、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。短期保管的档案保管期限为5年以下，如施工日志、工程照片、录像等。2.保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案的完整性和安全性。（二）存储方式1.档案室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案应采用密集架存放，按照档案类别和保管期限进行分类排列。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。如发现档案有霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复和防治。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应办理相关手续，并在档案管理人员的陪同下进行。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应填写保密承诺书，并经公司分管领导批准后，方可查阅。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司分管领导批准后，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。（二）查阅登记1.档案室应对档案查阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅内容、查阅期限等。2.查阅登记应一式两份，一份由档案室留存，一份由查阅人签字后带回所在部门留存。（三）利用规定1.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅期限届满后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但保管期限已满的档案，可延长保管期限继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清单，清单内容包括档案编号、题名、日期、保管期限等。2.档案销毁清单一式三份，经鉴定小组组长签字后，一份由档案室留存，一份报公司分管领导审批，一份交公司监察部门备案。3.经公司分管领导批准后，由档案管理人员会同监察部门人员共同对拟销毁的档案进行销毁，并在档案销毁清单上签字确认。4.对电子档案的销毁，应采用专业的销毁软件进行数据擦除，并对销毁过程进行记录。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.具有档案管理专业知识和技能，熟悉建筑施工行业相关法律法规和标准规范。2.具备较强的责任心和保密意识，工作认真负责，严谨细致。3.经过档案管理专业培训，取得档案管理岗位资格证书。（二）岗位职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等。2.建立档案检索系统，及时更新档案信息，方便档案的查询和利用。3.对档案的查阅、利用情况进行登记