社区业委会档案管理制度

PAGE社区业委会档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区业主委员会（以下简称“业委会”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在业委会工作及社区治理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于业委会在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则业委会档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映业委会工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露，对涉及业主隐私等敏感信息严格保密。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）业委会主任职责1.领导和监督业委会档案管理工作，确保档案管理工作符合本制度要求。2.审批重要档案的保管、销毁等事项。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理（立卷）、归档、保管、查阅、借阅登记等具体工作。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。3.按照规定对到期档案进行鉴定和销毁。4.积极开发利用档案信息资源，为业委会工作提供服务。（三）其他委员职责1.负责及时将各自工作中形成的文件材料移交档案管理人员。2.在档案查阅、借阅等工作中配合档案管理人员做好相关登记等手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业委会成立及换届选举过程中形成的文件，如筹备组文件、选举公告、选票、计票结果等。2.业委会会议文件，包括会议通知、议程、决议、会议记录等。3.与物业服务企业签订的合同、协议及其履行过程中的相关文件，如服务标准、考核记录等。4.涉及社区公共事务管理的文件，如维修资金使用申请、公共区域改造方案及相关审批文件等。5.业主意见和建议的收集、处理记录。6.财务收支档案，包括预算、决算、收支凭证、审计报告等。7.与政府部门、社区居委会等相关单位往来文件。8.其他与业委会工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各委员应在工作完成后及时将相关文件材料移交档案管理人员，确保文件收集的及时性。2.收集的文件应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章等手续完备。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为综合管理类、会议文件类、物业服务类、公共事务类、财务类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，综合管理类档案编号为“Z”，会议文件类编号为“H”等。3.立卷将每份文件材料按照一定顺序排列，组成案卷。卷内文件应按照重要程度、时间顺序等合理排列，同时编写页号。4.编目编制案卷目录，包括案卷号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速检索档案。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档工作。2.对于一些重大事项或紧急文件，应及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、排列有序。2.档案管理人员应对归档的档案进行认真核对，确保档案的质量。（三）保管期限1.永久保管涉及业委会成立、换届选举、重大决策、财务审计等重要文件，应永久保管。2.定期保管其他一般性文件，根据其重要程度和使用频率，确定保管期限为[X]年或[X]年。保管期限届满后，经鉴定可进行销毁或继续保存。（四）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，对纸质档案进行分类存放。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，并有防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。2.电子档案对电子档案进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类管理，便于查询和利用。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照纸质档案的编号规则进行编号。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.业委会成员、业主代表因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的等，经业委会主任批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、污损档案。3.查阅完毕后，档案管理人员应及时对档案进行检查，确保档案的完整性。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，说明借阅理由、借阅期限等，经业委会主任批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损等，确保档案安全。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时报告并追究借阅人员责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由业委会主任、档案管理人员及相关委员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理人员编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经业委会主任审核签字后，报社区居委会备案。3.按照规定的程序进行销毁，销毁时应有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案管理系统中进行注销。七、档案信息化管理（一）建立档案管理系统利用信息技术建立业委会档案管理系统，实现档案的电子化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅登记、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护档案管理人员应及时将档案信息录入档案管理系统，并确保数据的准确性和完整性。同时，定期对档案管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。随着档案的不断更新和补充，及时更新系统中的档案信息