档案馆政府采购内控制度

PAGE档案馆政府采购内控制度一、总则（一）目的为加强本档案馆政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公正透明、高效有序，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购内部控制管理办法》等相关法律法规和行业标准，结合本档案馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障各方合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，对采购活动全过程进行有效监督和管理，防范风险。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。2.采购预算编制应遵循勤俭节约、保障重点、统筹兼顾的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。同时，应严格按照财政部门规定的预算编制标准和方法进行编制，确保预算的准确性和完整性。3.采购预算编制完成后，应经部门负责人审核、财务部门复核，报馆领导审批后，按照规定程序报送财政部门。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，各部门应结合工作实际，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容，并按照规定的时间节点报送采购部门。2.采购计划应根据采购项目的特点和实际需求，合理选择采购方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式；对于未达到公开招标数额标准的采购项目，可以根据项目特点分别采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。3.采购计划应明确采购项目的组织形式。对于集中采购目录以内的采购项目，应委托集中采购机构代理采购；对于集中采购目录以外、采购限额标准以上的采购项目，可以委托集中采购机构代理采购，也可以自行采购；对于采购限额标准以下的采购项目，可以自行采购。三、采购活动管理（一）采购方式选择1.公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。采购人不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。采购人应当按照招标公告规定的时间、地点开标。开标时，应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应当记录，并存档备查。2.邀请招标符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.竞争性谈判符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对采购项目的需求进行了解，并与供应商进行谈判。谈判小组应当根据谈判文件和谈判情况，要求供应商在规定的时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。4.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的需求进行了解，并向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价。询价小组应当要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。5.单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源方式采购的，采购人应当与供应商进行协商，协商一致后，报财政部门批准。财政部门应当在收到采购人报送的采用单一来源采购方式的申请后，在规定的时间内进行审核，并作出批准或者不予批准的决定。采购人应当按照财政部门批准的采购方式和采购结果进行采购。（二）采购文件编制1.采购文件是政府采购活动的重要依据，包括招标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购文件等。采购文件应根据采购项目的特点和实际需求进行编制，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制应遵循公平、公正、公开的原则，不得含有倾向性、歧视性条款，不得设定不合理的资格条件和技术参数。同时，应明确采购项目的验收标准和方法，确保采购项目质量符合要求。3.采购文件编制完成后，应经采购部门负责人审核、财务部门复核，报馆领导审批后，方可发布。（三）采购活动组织实施1.采购部门应根据采购计划和采购方式，组织实施采购活动。对于委托集中采购机构代理采购的项目，采购部门应与集中采购机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。2.采购活动组织实施过程中，采购部门应按照采购文件规定的程序和要求进行操作，确保采购活动合法合规、公正透明。同时，应加强对采购活动的现场管理，维护采购秩序，保障采购活动顺利进行。3.采购部门应按照规定的时间和地点开标、评标、谈判、询价等，并做好记录。开标、评标、谈判、询价等过程中，采购部门应严格遵守相关法律法规和行业标准，确保采购活动的公正性和透明度。4.采购部门应及时向供应商反馈采购结果，并按照规定的时间和方式签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容，并严格按照合同约定履行双方的权利和义务。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同签订前，采购部门应将采购合同草本提交财务部门审核，审核内容包括合同条款是否符合法律法规和采购文件要求、合同金额是否与采购预算一致、付款方式是否合理等。财务部门审核通过后，报馆领导审批。2.采购合同签订时，采购部门应与供应商就合同条款进行协商，确保合同条款符合双方意愿，并符合法律法规和采购文件要求。采购合同应采用书面形式，并由双方签字（盖章）确认。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、档案管理部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门应按照采购合同约定，督促供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。同时，应加强对采购项目的跟踪管理，及时掌握采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定，按时、按质、按量提供货物、工程和服务，并接受采购人的监督检查。供应商不得擅自变更合同条款，如需变更，应经采购人书面同意。3.采购项目实施过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，也可以依法向人民法院提起诉讼。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数、性能指标等是否符合采购合同约定。2.验收人员应按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容，并由验收人员签字（盖章）确认。3.验收合格的采购项目，采购部门应按照采购合同约定及时支付货款。验收不合格的采购项目，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。如供应商拒不整改或重新提供货物、工程和服务，采购部门可以按照合同约定扣除相应的货款，并依法追究供应商的违约责任。五、采购监督与管理（一）内部监督1.建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动全过程的监督检查。采购部门应定期对采购项目进行自查自纠，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，严格按照采购合同约定支付货款。同时，应定期对采购资金的使用情况进行审计，发现问题及时整改。3.审计部门应定期对政府采购活动进行审计，重点审计采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计结果应及时向馆领导报告，并向相关部门通报。4.纪检监察部门应加强对政府采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。对违反政府采购法律法规和本制度的单位和个人，依法依规追究责任。（二）外部监督1.积极接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等相关部门的监督检查，及时整改存在的问题。同时，应按照规定向相关部门报送政府采购信息，接受社会监督。2.建立健全投诉处理机制，及时处理供应商的投诉。对于供应商的投诉，应认真调查核实，依法依规处理，并及时将处理结果反馈给供应商。六、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应指定专人负责采购档案的收集、整理和归档工作。采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。同时，应建立采购档案目录，便于查询和管理。（二）档案整理1.采购档案整理应按照档案管理的相关规定进行，确保档案资料的规范性和系统性。档案资料应进行分类、编号、装订，并编制档案索引。2.采购档案整理过程中，应剔除无关的资料，确保档案资料的真实性和有效性。同时，应对档案资料进行数字化处理，建立电子档案，便于查询和利用。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，确保档案资料的安全和完整。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，并配备必要的档案保管设备。2.采购档案保管期限应按照国家有关规定执行。对于涉及国家秘密、商业秘密等重要档案