学生个人电子档案管理制度

PAGE学生个人电子档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学生个人电子档案的管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，更好地服务于学生的学习、成长和发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的个人电子档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：全面收集学生在学习、生活、社会实践等方面的相关信息，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生个人隐私，对档案信息进行保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的格式、标准和流程进行档案管理，确保档案管理工作规范有序。二、档案内容（一）基本信息包括学生的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、家庭住址、联系电话等。（二）学习成绩1.各学期的课程成绩，包括必修课、选修课的成绩。2.考试成绩、考查成绩、平时成绩等。3.学分绩点、学年综合测评成绩等。（三）奖惩情况1.获得的校级及以上奖励，如奖学金、三好学生、优秀学生干部等。2.受到的纪律处分，如警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等。（四）社会实践活动记录1.参加的各类社会实践活动，如志愿服务、社会调查、实习实训等。2.在社会实践活动中的表现、收获和成果。（五）学籍变动情况1.转学、休学、复学、退学等学籍变动记录。2.变动原因及相关手续办理情况。（六）毕业信息1.毕业证书编号、学位证书编号等。2.毕业去向，如就业、升学、出国等。三、档案建立与收集（一）建立流程1.新生入学时，学校按照规定的信息采集表，组织学生填写基本信息。2.各学院负责审核学生填写的基本信息，并将审核后的信息录入电子档案管理系统。3.教务处负责收集学生的学习成绩信息，并及时更新到电子档案中。4.学生工作部门负责收集学生的奖惩情况、社会实践活动记录等信息，并录入档案。5.其他相关部门按照职责分工，及时将涉及学生的相关信息反馈到电子档案管理系统。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案信息的收集工作，确保信息收集的准确性和及时性。2.信息收集应遵循客观、真实、全面的原则，不得遗漏重要信息。3.对于学生提交的证明材料、获奖证书等，应进行原件审核，并留存复印件归档。四、档案整理与分类归档（一）整理原则1.按照档案内容的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料条理清晰。2.对于重复或无效的信息，应进行清理和剔除。（二）分类方法1.按照档案内容的类别，分为基本信息、学习成绩、奖惩情况、社会实践活动记录、学籍变动情况、毕业信息等类别。2.每个类别下再根据具体内容进行细分，如学习成绩可分为学期成绩、学年成绩等。（三）归档要求1.整理好的档案应及时进行归档，确保档案资料的完整性和安全性。2.归档后的档案应按照分类目录进行存放，便于查找和使用。五、档案存储与备份（一）存储方式1.采用电子存储方式，建立专门的电子档案管理系统，对学生个人电子档案进行集中存储。2.电子档案管理系统应具备数据备份、恢复、查询统计等功能。（二）备份要求1.定期对电子档案进行备份，备份周期为[具体备份周期]。2.备份数据应存储在不同的存储介质上，并分别存放在不同的地点。3.对备份数据进行定期检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。六、档案查阅与使用（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的电子档案，了解档案内容。2.学校内部相关部门因工作需要查阅学生电子档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人审批后，方可查阅。3.校外单位或个人因特殊原因需要查阅学生电子档案的，必须经学校主管领导批准，并办理相关手续。（二）查阅流程1.查阅申请人填写查阅申请表，注明查阅目的和查阅内容。2.申请表经审批所在审批部门负责人或学校主管领导审批后，交电子档案管理部门。3.电子档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案信息，并做好查阅记录。（三）使用规定1.查阅人员必须严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。2.未经学校批准，查阅人员不得擅自复制、传播档案信息。3.档案信息的使用应仅限于申请查阅的目的，不得用于其他用途。七、档案更新与维护更新内容1.学生基本信息发生变更时，应及时向学校相关部门提交变更申请，并提供相关证明材料。2.学生学习成绩、奖惩情况、社会实践活动记录等信息有新的补充时，相关部门应及时将信息更新到电子档案中。维护要求1.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.检查档案数据的完整性和准确性，及时发现和纠正错误信息。3.对损坏或丢失的档案数据进行及时修复和补充。八、档案安全与保密安全措施1.加强电子档案管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.对电子档案管理系统的用户账号和密码进行严格管理，定期更换密码。3.限制对电子档案管理系统的访问权限，只有经过授权的人员才能访问系统。保密制度1.所有接触学生电子档案的人员都必须签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对档案信息的存储、传输、查阅等环节进行加密处理，防止信息泄露。3.严格控制档案信息的传播范围，禁止无关人员接触档案信息。九、档案销毁销毁条件1.学生毕业离校后，其电子档案在学校保存[具体保存期限]，期满后可根据学校规定进行销毁。2.因特殊原因需要提前销毁档案的，必须经学校主管领导批准。销毁流程1.电子档案管理部门提出档案销毁申请，注明销毁档案的类别、数量、销毁原因等。2.申请经学校主管领导批准后，由电子