商厦安全档案管理制度

PAGE商厦安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强商厦安全管理，规范安全档案工作，确保商厦安全运营，保障顾客、员工生命财产安全，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商厦内各部门、各经营商户以及所有涉及商厦安全管理的相关活动。（三）管理原则安全档案管理遵循真实、准确、完整、及时、规范的原则，确保档案信息能够全面反映商厦安全状况，为安全决策、隐患排查、事故处理等提供有力依据。二、安全档案管理职责（一）安全管理部门职责1.负责制定和完善安全档案管理制度，并组织实施。2.归口管理商厦安全档案，建立统一的档案管理体系，确保档案资料的集中、规范保存。3.指导、监督各部门及经营商户做好安全档案的收集、整理、归档工作。4.定期对安全档案进行分析、评估，为商厦安全管理提供数据支持和决策建议。（二）各部门及经营商户职责1.负责本部门及本商户安全档案资料的收集、整理、保管工作，确保档案资料真实、准确、完整。2.按照安全管理部门的要求，及时将各类安全档案资料报送至安全管理部门归档。3.配合安全管理部门做好安全档案的查阅、借阅等工作。三、安全档案分类及内容（一）安全管理制度档案1.商厦安全管理总体制度，包括安全责任制、安全检查制度、安全教育培训制度、应急预案等。2.各专项安全管理制度，如消防管理制度、电气安全管理制度、特种设备安全管理制度等。3.制度的制定、修订、发布记录，以及制度的培训、执行情况记录。（二）安全管理机构及人员档案1.商厦安全管理组织架构图，明确各安全管理岗位的设置及职责分工。2.安全管理人员名单，包括姓名、职务、联系方式等基本信息。3.安全管理人员的资质证书、培训记录、考核情况等资料。（三）安全检查档案1.定期安全检查计划及实施记录，包括检查时间、检查人员、检查范围、检查内容、发现的问题及整改情况等。2.专项安全检查记录，如消防设施专项检查、电气设备专项检查等，记录检查过程及结果。3.季节性安全检查记录，针对不同季节特点开展的安全检查情况。4.安全隐患排查治理台账，详细记录隐患排查情况、隐患等级、整改措施、整改责任人、整改期限及整改完成情况等。（四）安全教育培训档案1.年度安全教育培训计划及实施记录，包括培训时间、培训内容、培训对象、培训讲师等信息。2.新员工入职安全教育培训记录，培训内容涵盖商厦基本情况、安全规章制度、岗位操作规程等。3.专项安全教育培训记录，如消防知识培训、应急疏散演练培训等。4.员工安全教育培训考核记录，包括考核方式、考核成绩、补考情况等。（五）应急预案及演练档案1.商厦综合应急预案及各专项应急预案，包括应急组织机构、应急响应程序、应急处置措施等内容。2.应急预案的评审、修订记录，确保预案的科学性、实用性和有效性。3.应急演练计划及实施记录，包括演练时间、演练地点、演练内容、参与人员、演练效果评估等。4.演练过程中的照片、视频等资料，以及演练总结报告。（六）消防档案1.消防设施设备档案，包括消防设施设备清单、产品合格证明、安装调试记录、维护保养记录、检测报告等。2.消防设施设备分布图，标注各类消防设施设备的位置。3.消防安全检查记录，重点检查消防设施设备的完好性、有效性等情况。（七）电气安全档案1.电气系统图纸，包括电气线路布置图、配电箱系统图等。2.电气设备清单，记录设备名称、型号、规格、安装位置等信息。3.电气设备的维护保养记录、检测报告，以及电气安全检查记录。（八）特种设备安全档案1.特种设备清单，包括特种设备名称、型号、注册登记编号、使用单位、使用地点等信息。2.特种设备的定期检验报告、维护保养记录、运行记录等。3.特种设备操作人员名单及资质证书，操作人员的培训记录、考核情况等。（九）安全事故档案1.事故报告，详细记录事故发生的时间、地点、经过、原因、造成的损失等情况。2.事故调查记录，包括调查人员、调查过程、事故原因分析、责任认定等内容。3.事故处理报告，记录事故处理结果，如对责任单位和责任人的处罚决定等。4.事故整改措施及落实情况记录，防止类似事故再次发生。（十）其他安全档案与商厦安全管理相关的其他资料，如安全会议记录、安全工作汇报、安全奖励记录等。四、安全档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门及经营商户应按照规定的时间和要求，及时收集本部门及本商户产生的安全档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.安全管理部门应定期对各部门及经营商户的安全档案收集情况进行检查和督促，对未按时报送或报送资料不符合要求的，责令限期整改。（二）整理要求1.安全档案资料应按照分类标准进行整理，做到分类清晰、编号有序、目录完整。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.档案资料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。4.对于电子档案资料，应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的可读性和可追溯性。五、安全档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门及经营商户整理好的安全档案资料应定期报送至安全管理部门归档，安全管理部门应及时对归档资料进行审核，确保资料符合要求后进行归档。2.归档资料应按照年度进行分类存放，每年度的档案资料应单独装订成册，并编制档案目录。3.档案目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。（二）保管要求1.安全档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度、湿度应符合档案保管要求。3.安全档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限一般为10年以上；短期保管的档案保管期限一般为110年。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对于超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，销毁档案应进行登记，并保留相关记录。六、安全档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.因工作需要查阅安全档案的，应填写《安全档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报安全管理部门审批。2.安全管理部门应根据申请内容进行审核，对于符合查阅规定的，予以批准，并指定专人陪同查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《安全档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅要求1.因特殊情况需要借阅安全档案的，应填写《安全档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报安全管理部门审批。2.安全管理部门应根据申请内容进行审核，对于符合借阅规定的，予以批准，并办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.档案管理人员应对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，如发现借阅人员未按时归还或档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究相关责任。七、安全档案的信息化管理（一）建立安全档案信息系统安全管理部门应建立安全档案信息系统，将各类安全档案资料录入系统，实现档案信息的电子化管理，提高档案管理的效率和便捷性。（二）信息系统功能要求1.具备档案录入、查询、修改、删除、统计等基本功能，能够方便快捷地对档案信息进行操作。2.能够对档案资料进行分类管理，按照不同的档案类别进行存储和检索。3.具备权限管理功能，不同人员根据其职责权限，只能访问和操作相应的档案信息。4.能够对档案资料的借阅、查阅情况进行记录和跟踪，实现档案信息的全程监控。（三）数据备份与安全1.定期对安全档案信息系统中的数