合同签订规范管理制度范本

PAGE合同签订规范管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司合同签订管理，规范合同签订流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方当事人在签订合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分协商，达成一致意见。3.审慎签订原则：签订合同前，应进行充分的调查研究和风险评估，确保合同条款合法、合理、明确，避免合同纠纷和风险。二、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，并附上相关背景资料和可行性分析报告。2.《合同立项申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门。3.合同管理部门对合同立项申请进行初审，重点审查合同的必要性、可行性、合法性等，如认为申请不符合要求，应及时反馈业务部门并说明理由。（二）合同起草1.合同立项申请经审核通过后，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规和行业标准的要求，明确双方的权利义务，条款清晰、准确、完整，避免歧义。2.对于格式合同或常用合同文本，业务部门应尽量采用公司统一制定的标准文本。如需修改标准文本，应经合同管理部门审核同意，并报公司领导批准。3.在合同起草过程中，业务部门应与合同对方当事人进行充分沟通，确保合同条款符合双方意愿。如有必要，可组织相关人员进行讨论和论证，广泛征求意见。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本及相关资料提交至合同管理部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、条款完整性、风险防范措施等。2.合同管理部门收到合同文本后，应指定专人进行审核，并在规定的时间内出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，必要时可组织相关部门进行会审。3.业务部门应根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交至合同管理部门审核，直至审核通过。（四）合同审批1.经审核通过的合同文本，由业务部门负责人签署意见后，提交至公司分管领导审批。分管领导应重点审查合同的业务内容、风险状况、审批程序等，签署审批意见。2.对于重大合同或涉及金额较大的合同，需经公司总经理办公会审议通过后，由总经理签署审批意见。3.合同审批过程中，如有任何异议或问题，审批人应及时与业务部门和合同管理部门沟通协调，确保合同审批顺利进行。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同前，应确保合同对方当事人具有合法的主体资格和履约能力，核实其营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件。2.合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行用印审批。用印申请应注明合同名称、编号、签订日期、对方当事人名称、合同金额等内容，附上合同文本及审批文件。3.合同专用章管理人员应严格按照用印审批程序进行用印，对用印文件进行认真核对，确保用印内容与审批文件一致。用印后，应及时登记用印情况，并将合同文本归档保存。（六）合同备案1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交至合同管理部门进行备案。备案资料包括合同文本、审批文件、用印文件等。2.合同管理部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。合同台账应定期更新，确保数据的准确性和完整性。3.合同管理部门应定期对合同备案情况进行检查和统计分析，及时发现和解决合同管理中存在的问题，为公司决策提供依据。三、合同履行管理（一）履行跟踪1.合同签订后，业务部门应负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行情况，确保合同双方按照合同约定履行各自的义务。2.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项事项，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况、争议解决情况等。3.在合同履行过程中，如发现合同对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，并向合同管理部门报告。（二）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时提出变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.《合同变更申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门应重点审查变更的必要性、合法性、合理性等，出具审核意见。3.合同变更申请经审核通过后，由业务部门与合同对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）争议解决1.在合同履行过程中，如发生合同争议，业务部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，寻求解决方案。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。2.对于合同争议的处理，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料和信息。合同管理部门应协助业务部门进行分析研究，提出应对措施和建议。3.在合同争议处理过程中，应注意收集和保存相关证据，维护公司的合法权益。如涉及诉讼或仲裁，应及时委托专业律师或仲裁代理人进行处理。四、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应负责将合同文本及相关资料收集整理，并移交至合同管理部门进行归档保存。归档资料应包括合同文本、审批文件、用印文件、履行记录、变更协议、争议处理文件等。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，对收集到的档案资料进行认真核对，确保资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门收到合同档案资料后，应按照档案管理的要求进行整理。整理内容包括分类、编号、装订、编目等。2.合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类，建立清晰的档案目录。档案编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.合同档案应采用统一的装订方式，确保档案的整齐、美观、牢固。编目应详细记录档案的基本信息、保管期限、密级等内容。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.合同档案室应建立严格的档案借阅制度，限制无关人员进入档案室。借阅合同档案应履行审批手续，填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等内容。借阅人应在规定的期限内归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门审批。2.合同管理部门应根据查阅申请，及时提供相应的合同档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅内容、归还时间等信息。3.查阅合同档案时，查阅人应遵守档案管理制度，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案资料，应经合同管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。（五）档案销毁1.对于超过保管期限且已无保存价值的合同档案，合同管理部门应定期进行清理，并提出销毁申请。销毁申请应注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.销毁申请经公司领导批准后，合同管理部门应指定专人负责档案销毁工作。档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、编号、数量等内容。销毁记录应保存一定期限，以备查阅。五、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期组织开展合同风险识别工作，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行全面排查。2.风险识别应涵盖合同的各个环节，包括合同主体资格、合同条款、合同履行、合同变更、合同争议处理等。识别方法可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式。3.合同管理部门应建立合同风险识别清单，详细记录识别出的风险点及其可能产生的影响。风险识别清单应定期更新，确保风险信息的及时性和准确性。（二）风险评估1.合同管理部门应根据风险识别清单，对识别出的合同风险进行评估。风险评估应从风险发生的可能性和影响程度两个方面进行，采用定性与定量相结合的方法。2.对于风险发生可能性较大且影响程度严重的风险点，应列为重大风险；对于风险发生可能性较小但影响程度较大的风险点，应列为重要风险；对于风险发生可能性较小且影响程度较小的风险点，应列为一般风险。3.合同管理部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。对于重大风险，应采取重点监控、专项应对等措施；对于重要风险，应采取适当关注、常规应对等措施；对于一般风险，应采取日常管理、定期检查等措施。（三）风险应对1.根据风险评估结果，合同管理部门应组织相关部门制定具体的风险应对措施。风险应对措施应具有针对性、可操作性和有效性，能够有效降低合同风险。2.在合同签订前，应加强对合同对方当事人的资质审查和信用评估，确保合同主体资格合法、信用状况良好。对于重大合同，可要求对方提供担保或采取其他风险防范措施。3.在合同履行过程中，应加强合同履行跟踪和监督，及时发现和解决合同履行中存在的问题。如发现合同对方当事人存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，维护公司合法权益。4.对于合同变更和争议处理，应严格按照规定的程序进行，确保变更和处理过程合法、合规、公正。在合同变更和争议处理过程中，应注意收集和保存相关证据，为维护公司权益提供有力支持。六、监督与考核（一）监督检查1.公司合同管理部门应定期对各部门合同签订、履行及管理情况进行监督检查。监督检查内容包括合同签订流程的执行情况、合同条款的合法性和完整性、合同履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查应制定详细的检查计划，明确检查内容、检查方法、检查时间等；不定期抽查应根据工作需要，随机抽取部分合同进行检查。3.监督检查过程中，应认真填写检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。检查记录应包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改意见等信息。（二）考核评价1.公司应建立合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评