政务类信息规范管理制度

PAGE政务类信息规范管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织政务类信息管理，确保信息的准确性、规范性、及时性和安全性，提高工作效率和决策科学性，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在政务类信息的收集、整理、传递、存储、使用和发布等过程中的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：政务类信息管理必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，确保信息内容合法合规。2.准确性原则：信息应真实、准确、完整，如实反映工作实际情况，避免虚假信息和错误数据。3.规范性原则：信息的格式、表述、分类等应遵循统一规范，便于管理和使用。4.及时性原则：及时收集、整理、传递和发布政务类信息，确保信息的时效性，为工作决策提供及时有效的支持。5.保密性原则：严格遵守信息保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息进行妥善保护，防止信息泄露。二、信息分类与编码（一）分类标准1.政策法规类：包括国家和地方出台的与公司/组织业务相关的政策、法规、条例、办法等。2.工作动态类：公司/组织内部各项工作的进展情况、重要活动、会议纪要等。3.业务数据类：与公司/组织业务相关的统计数据、业务指标、市场数据等。4.决策参考类：为公司/组织决策提供依据的调研报告、分析报告、专家意见等。5.其他类：不属于以上分类的其他政务类信息。（二）编码规则1.采用层次码编码方式，由大类码、中类码和小类码组成，中间用“”隔开。2.大类码用一位数字表示，对应上述分类标准中的类别序号。3.中类码用两位数字表示，根据大类下的具体分类进行编码。4.小类码用三位数字表示，进一步细分中类下的具体信息类别。5.示例：政策法规类下的税收政策编码为101xxx，其中“1”代表政策法规类，“01”代表税收政策中类，“xxx”为具体税收政策小类的编码。三、信息收集（一）收集渠道1.内部渠道各部门定期报送的工作信息、报表、总结等。公司/组织内部会议、活动产生的信息。员工个人通过工作发现、调研等方式获取的有价值信息。2.外部渠道政府部门发布的政策文件、公告、通知等。行业协会、专业机构发布的行业动态、研究报告等。新闻媒体、网络平台等公开渠道获取的相关信息。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责信息收集工作，确保信息收集的及时性和准确性。2.收集的信息应具有真实性、完整性和针对性，并注明信息来源和收集时间。3.对于重要信息，应及时进行核实和整理，并在规定时间内报送至信息管理部门。四、信息整理（一）格式规范1.文字表述应简洁明了、逻辑清晰，使用规范的汉字和标点符号。2.数字应使用阿拉伯数字表示，计量单位应符合国家法定标准。3.标题应准确概括信息主要内容，一般不超过20个字，必要时可加副标题。4.正文应按照段落顺序依次排列，层次分明，必要时可使用序号、小标题等进行区分。（二）内容审核1.信息管理部门对收集到的信息进行初审，重点审核信息的准确性、规范性和完整性。2.对于涉及重要事项、敏感信息或可能影响公司/组织形象的信息，应提交相关领导进行审核。3.审核通过的信息进行进一步整理和编辑，确保信息内容符合发布要求。五、信息传递（一）传递方式1.内部网络平台：通过公司/组织内部的办公自动化系统、信息管理平台等进行信息传递，实现信息的快速共享和查阅。2.电子邮件：对于不宜在网络平台公开的信息，可通过电子邮件进行传递，但应注意邮件的保密性和安全性。3.纸质文件：对于需要留存纸质档案或传递给外部单位的信息，可采用纸质文件形式进行传递，并做好登记和签收手续。（二）传递流程1.信息管理部门根据信息的性质和受众范围，确定信息的传递方式和对象。2.通过内部网络平台传递信息时，应按照规定的权限和流程进行发布，确保信息准确无误地传递给相关人员。3.通过电子邮件传递信息时，应在邮件主题中注明信息类别、标题和日期，并在邮件正文中简要介绍信息内容，同时注意邮件的抄送和密送设置。4.通过纸质文件传递信息时，应填写文件传递登记表，注明文件名称、文号、传递日期、传递对象等信息，并要求收件人签字确认。六、信息存储（一）存储介质1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式，确保信息的安全性和可追溯性。2.电子存储介质主要包括服务器硬盘、磁盘阵列、磁带库等，应定期进行备份和维护，防止数据丢失。3.纸质存储介质主要包括档案盒、文件夹、文件柜等，应按照档案管理要求进行分类存放，并做好防潮、防火、防虫等工作。（二）存储期限1.政策法规类信息应长期保存，以便随时查阅和参考。2.工作动态类信息根据其重要性和时效性，保存期限为15年。3.业务数据类信息根据相关规定进行保存，一般保存期限为310年。4.决策参考类信息根据其使用价值和后续影响，保存期限为13年。5.其他类信息根据实际情况确定保存期限，但一般不少于1年。（三）存储管理1.建立信息存储目录，对电子存储和纸质存储的信息进行分类编号，便于查找和管理。2.定期对存储的信息进行清理和检查，对于超过保存期限或已无保存价值的信息，按照规定程序进行销毁处理。3.加强信息存储场所的安全管理，设置必要的安全防护设施，防止信息泄露、丢失或损坏。七、信息使用（一）使用权限1.根据信息的敏感程度和重要性，设定不同的使用权限，确保信息只能被授权人员访问和使用。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息，严格限制使用范围，并采取加密、访问控制等安全措施。3.一般政务类信息在公司/组织内部按照规定的权限进行共享和使用，未经授权不得擅自传播或用于其他目的。（二）使用要求1.使用政务类信息时应遵循合法性、真实性、准确性和完整性原则，不得篡改、歪曲或滥用信息。2.在引用政务类信息时，应注明信息来源和出处，确保信息的可追溯性。3.对于因工作需要使用政务类信息进行分析、研究或决策的人员，应妥善保管信息，不得泄露给无关人员。八、信息发布（一）发布渠道1.公司/组织官方网站：作为政务类信息发布的主要渠道，及时、准确地发布各类信息，方便公众查阅。2.社交媒体平台：根据工作需要，在微信公众号、微博等社交媒体平台上发布部分重要信息，扩大信息传播范围。3.新闻媒体：对于具有新闻价值的政务类信息，可通过新闻媒体进行发布，提升公司/组织的社会形象和知名度。（二）发布流程1.信息管理部门负责对拟发布的信息进行审核和编辑，确保信息内容符合发布要求，并填写信息发布审批表。2.信息发布审批表应包括信息标题、内容摘要、发布渠道、发布时间、发布人等信息，经相关领导审批同意后进行发布。3.在信息发布过程中，应严格按照发布渠道的要求进行操作，确保信息发布的准确性和及时性。4.发布后的信息应进行跟踪和反馈，及时了解信息的传播效果和公众反馈，对于存在问题的信息应及时进行调整和处理。九、信息安全与保密（一）安全措施1.建立健全信息安全管理制度，加强信息系统的安全防护，防止信息被非法获取、篡改或破坏。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全手段，对信息网络进行实时监控和防护。3.定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。4.加强员工的信息安全意识培训，提高员工对信息安全的重视程度和防范能力。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规和公司/组织的保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息进行严格保密。2.明确保密责任，与接触、使用政务类信息的人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任。3.对保密信息进行分类管理，采取加密存储、限制访问、专人保管等保密措施，防止信息泄露。4.在信息传递、存储和使用过程中，严格控制知悉范围，严禁无关人员接触保密信息。5.加强对保密信息载体的管理，如光盘、U盘、移动硬盘等，使用后应及时进行清理和销毁，防止信息丢失或泄露。十、监督与考核（一）监督检查1.信息管理部门定期对各部门政务类信息管理工作进行监督检查，重点检查信息收集、整理、传递、存储、使用和发布等环节的工作情况。2.对于监督检查中发现的问题，及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.建立信息管理工作举报制度，鼓励员工对违反信息管理规定的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核评价1.制定政务类信息管理工作考核评价办法，对各部门及员工的信息管理工作进行量化考核。2.考核内容包括信息质量、工作效率、安全保密等方面，考核结