统计档案管理交接制度

PAGE统计档案管理交接制度一、总则（一）目的为了加强公司统计档案管理，确保统计档案在交接过程中的完整性、准确性和安全性，规范统计档案交接行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部相关单位之间涉及统计档案交接的活动。（三）基本原则1.真实性原则：交接的统计档案应真实反映公司的统计工作实际情况。2.完整性原则：确保统计档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密和敏感信息的统计档案严格保密。5.合规性原则：交接过程应符合国家法律法规以及行业相关标准要求。二、统计档案的定义与分类（一）定义统计档案是指公司在统计工作中形成的，具有保存价值的各种文件、报表、数据、图表、记录等资料。（二）分类1.定期统计报表档案：包括月度、季度、年度等定期向上级主管部门或相关政府部门报送的各类统计报表。2.专项统计调查档案：针对特定项目或问题开展的专项统计调查所形成的档案，如市场调研、行业分析等。3.统计分析报告档案：对公司经营数据进行分析后撰写的报告，用于为决策提供依据。4.统计原始记录档案：如生产记录、销售记录、财务收支记录等，是统计数据的直接来源。5.统计台账档案：按照时间顺序或业务类别建立的，用于记录和积累统计资料的账本。6.统计资料电子文档档案：以电子形式存储的各类统计文件、报表、数据等。三、交接责任主体（一）交接方1.负责整理、准备待交接的统计档案，并确保档案的完整性和准确性。2.填写详细的交接清单，注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。3.向接收方介绍档案的内容和相关背景情况，协助接收方进行档案的审核和接收。（二）接收方1.对交接的统计档案进行认真审核，检查档案的完整性、准确性和合规性。2.按照交接清单接收档案，并在交接清单上签字确认。3.负责后续统计档案的保管、使用和维护，确保档案的安全和有效利用。（三）监交方1.在统计档案交接过程中进行监督，确保交接工作按照规定程序进行。2.对交接双方的争议进行协调和处理，保证交接工作顺利完成。3.一般情况下，部门内部交接由部门负责人监交；部门之间交接由公司指定的专人或相关领导监交；涉及公司与外部单位交接的，由公司相关业务部门负责人和财务部门负责人共同监交。四、交接流程（一）交接准备1.交接通知：交接方提前[X]个工作日向接收方发出交接通知，明确交接的时间、地点、内容等事项。2.档案整理：交接方按照档案分类标准对统计档案进行全面整理，核对档案的数量、内容，确保档案齐全、完整。3.编制交接清单：交接方根据整理好的档案编制详细的交接清单，清单应包括档案名称、编号、日期、保管期限、数量、简要内容等信息，并一式三份，交接双方各执一份，监交方留存一份。（二）现场交接1.档案核对：交接双方在规定的时间和地点进行现场交接，按照交接清单逐一核对档案的名称、数量、内容等，确保档案与清单一致。2.内容介绍：交接方应向接收方详细介绍档案的形成过程、主要内容、数据来源、使用注意事项等，以便接收方更好地理解和管理档案。3.问题记录：在交接过程中，如发现档案存在问题，如破损、缺失、数据错误等，交接双方应及时记录，并协商解决办法。对于无法当场解决的问题，应在交接清单上注明情况，并约定后续处理时间和方式。（三）签字确认1.交接双方和监交方对核对无误的档案在交接清单上签字确认，注明交接日期。2.签字确认后的交接清单作为统计档案交接的重要凭证，由交接双方和监交方分别妥善保管。（四）后续处理1.档案入库：接收方应及时将接收的统计档案按照公司档案管理规定进行整理、分类、编号，并入库妥善保管。2.数据更新与维护：对于涉及数据的统计档案，接收方应根据实际情况及时更新数据，并确保数据的准确性和时效性。3.交接资料归档：交接双方应将交接过程中形成的相关资料，如交接通知、交接清单、问题记录等进行整理归档，以备后续查阅。五、交接过程中的注意事项（一）档案安全1.在交接过程中，要注意保护统计档案的安全，避免档案受到损坏、丢失或泄露。2.对于涉及公司商业秘密或敏感信息的统计档案，交接双方应严格遵守保密规定，采取必要的保密措施。（二）时间安排1.交接工作应尽量安排在正常工作时间内进行，避免因时间冲突影响交接的顺利进行。2.如因特殊情况需要在非工作时间交接，交接双方应提前做好沟通和准备工作，并确保交接过程的安全和有序。（三）人员培训1.对于新接手统计档案管理工作的人员，交接方应进行必要的培训，使其熟悉档案的内容、管理要求和使用方法。2.培训内容可包括档案分类标准、数据查询方法、统计报表填报要求等，以帮助接收方尽快掌握统计档案管理技能。（四）特殊情况处理1.如遇突发事件（如自然灾害、重大事故等）导致统计档案受损或丢失，交接双方应及时采取应急措施，保护现场，并向上级主管部门报告。2.根据事件的性质和影响程度，共同协商制定档案恢复或重建方案，确保统计档案的完整性和可用性。六、统计档案的保管与使用（一）保管要求1.保管环境：统计档案应存放在安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案库房内，库房温度应保持在[适宜温度范围]，相对湿度应保持在[适宜湿度范围]。2.档案装具：使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放统计档案，档案装具应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.定期盘点：定期对统计档案进行盘点，每年至少一次，确保档案数量与交接清单一致，档案内容完整、无损坏。4.保管期限：统计档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期（[X]年以下）、中期（[X]年至[X]年）和长期（[X]年以上）。保管期限届满后，按照公司档案销毁制度进行处理。（二）使用规定1.借阅审批：公司内部人员因工作需要借阅统计档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅登记：档案管理部门应对借阅情况进行详细登记，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，确保档案借阅的可追溯性。4.使用限制：借阅人应妥善保管借阅的统计档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并注明复印用途。5.归还验收：借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真验收，检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。七、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门定期对统计档案管理交接工作进行内部检查，检查内容包括交接制度的执行情况、档案的完整性和准确性、保管环境等。2.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府统计部门等外部单位的监督检查，积极配合提供有关统计档案资料。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究，及时整改，并将整改情况报告上级主管部门。八、责任追究（一）交接方责任1.如因交接方原因导致统计档案交接不完整、不准确或丢失，给公司造成损失的，交接方应承担相应的赔偿责任。2.交接方未按照本制度规定进行档案整理、准备和交接的，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。（二）接收方责任1.接收方未认真审核档案，导致接收的档案存在问题，影响公司统计工作正常开展的，接收方应承担相应的责任。2.接收方未按照规定对统计档案进行保管和使用，造成档案损坏、丢失或泄露的，接收方应承担赔偿责任，并按照公司相关规定进行处罚。（三）监交方责任1.监交方在交接过程中未履行监督职责，导致交接工作出现问题的，监交方应承担相应的管理责任。2.对于因监交方失职造成