2026年工业机器人公司研发项目结题验收与成果归档制度

2026年工业机器人公司研发项目结题验收与成果归档制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司工业机器人研发项目结题验收流程，强化研发成果管理，保障研发成果的完整性、可追溯性及有效转化，提升研发项目管理效率与成果利用价值，依据《科学技术档案工作条例》《企业研发项目管理规范》等相关规定，结合本公司研发项目实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有工业机器人研发项目（包括新产品研发、现有产品技术升级、核心技术攻关、工艺优化等类型）的结题验收申请、评审、结论认定及研发成果归档、保管、利用等全流程管理；公司研发部、技术部、档案管理部、财务部、质量部等相关部门及所有参与研发项目的人员均须严格遵守本制度。第三条核心定义研发项目结题验收：指研发项目完成预定研发目标或因客观原因终止后，由公司组织专业评审团队，对项目完成情况、技术指标达成度、经费使用合规性、成果实用性等进行全面审核与评价的管理行为。研发成果：指研发项目实施过程中形成的具有价值的各类成果，包括但不限于技术图纸、核心算法代码、测试报告、专利申请文件、技术论文、样品/样机、工艺文件、软件著作权、技术总结报告等。成果归档：指将研发项目结题验收后形成的全部成果资料，按照统一标准整理、分类、编号、存储，形成规范化档案的管理过程。第四条基本原则客观公正原则：结题验收评审需基于项目实际完成情况，以既定研发目标和技术指标为依据，客观评价项目成效，不偏不倚。全面完整原则：结题验收覆盖项目技术、经费、成果等全维度，成果归档需收集项目全生命周期形成的所有资料，无遗漏、无缺失。规范有序原则：结题验收流程、成果归档标准统一，资料分类、编号、存储方式规范，便于查阅与利用。安全保密原则：涉密研发成果的归档与保管需符合公司技术保密规定，严格控制查阅权限，防范成果泄露。有效利用原则：成果归档后需建立便捷的查阅机制，保障研发成果在公司内部的转化与复用，最大化研发价值。第二章组织架构与职责分工第五条管理组织设置公司成立研发项目验收与成果归档管理委员会（以下简称“管委会”），由分管研发的高层管理人员担任主任，研发部负责人任副主任，技术部、档案管理部、财务部、质量部、法务部负责人为核心成员，统筹负责研发项目结题验收的审批、评审组织及成果归档标准的制定、监督工作。研发部设立项目管理专员岗位，档案管理部设立成果归档专员岗位，分别负责结题验收日常协调与成果归档具体执行工作。第六条各部门核心职责研发部：作为牵头部门，负责组织项目负责人提交结题验收申请及相关资料，配合评审团队开展验收工作，督促项目组完成成果整理，对接档案管理部完成成果归档，跟踪成果转化利用情况。档案管理部：负责制定研发成果归档标准与流程，审核归档资料的完整性、规范性，接收并保管归档成果，建立成果档案台账，办理成果查阅、借阅手续，保障档案存储安全。财务部：负责审核研发项目经费使用情况，核对经费预算与实际支出的一致性、合规性，出具经费使用审核报告，作为结题验收的核心依据之一。质量部：负责审核研发成果的性能指标、质量检测报告，验证成果是否符合公司质量标准及行业规范，出具质量符合性评价意见。技术部：负责审核研发项目的技术路线、核心技术指标达成情况，评估成果的技术先进性与实用性，出具技术评审意见。法务部：负责审核研发成果的知识产权归属、专利申请合规性，规避成果转化过程中的法律风险，出具法律合规性意见。管委会主任：审批结题验收申请，主持验收评审会议，审定验收结论，审批成果归档重大事项，协调跨部门争议。第三章研发项目结题验收管理第七条验收申请条件研发项目满足以下条件之一的，项目负责人可向研发部提交结题验收申请：完成项目立项书约定的全部研发目标，核心技术指标达到预定标准，形成完整的研发成果及相关资料；因市场需求变更、技术路线调整等客观原因需终止项目的，已完成项目阶段性总结，整理好已形成的成果及经费使用资料；项目延期后完成补充研发计划，达到验收基本条件的（项目延期需提前经管委会审批）。第八条验收资料准备项目负责人需提交完整的验收资料，包括但不限于：《研发项目结题验收申请表》《项目立项书》《研发计划执行报告》；技术资料：技术图纸、算法文档、测试报告、工艺文件、样品/样机检测记录等；经费资料：经费预算表、支出凭证、财务明细账、经费使用总结报告；成果资料：专利申请受理通知书、软件著作权登记证明、技术论文、成果转化可行性分析报告；其他资料：项目变更审批文件（如有）、外协合作协议（如有）、保密协议（如有）。第九条验收评审流程资料初审：研发部收到验收申请及资料后，1个工作日内完成形式审核，重点核查资料完整性，资料不全的退回项目负责人补充，资料齐全的提交至管委会。评审组织：管委会在收到初审通过的资料后3个工作日内组建评审团队（成员不少于5人，含技术、财务、质量等领域专业人员），确定评审时间与地点。现场评审：评审会议由管委会主任主持，项目负责人汇报项目执行情况、成果形成情况，评审团队质询相关问题，查阅资料、核验样品/样机（如有），形成初步评审意见。结论认定：评审团队根据评审情况出具《研发项目结题验收评审报告》，明确“验收通过”“整改后验收”“验收不通过”三种结论，经管委会主任签字确认后反馈至研发部。整改要求：标注“整改后验收”的项目，项目负责人需在10个工作日内完成整改，提交整改报告，管委会组织二次评审；标注“验收不通过”的项目，需重新制定研发计划或按终止流程处理。第十条验收结论应用验收通过的项目：研发部下达结题通知，项目组在5个工作日内完成成果整理，移交至档案管理部归档；验收不通过且无法整改的项目：研发部提交项目终止报告，经管委会审批后，按规定处理已形成的成果，核算项目损失，纳入研发项目复盘。第四章研发成果归档管理第十一条归档范围与分类研发成果归档覆盖项目全生命周期资料，按类型分为以下类别：立项类资料：项目立项书、可行性研究报告、立项审批文件、预算批复文件等；执行类资料：研发计划、技术路线文档、实验记录、外协合同、变更审批文件等；成果类资料：技术图纸、算法代码、测试报告、专利/软著申请文件、样品/样机技术参数等；验收类资料：验收申请表、评审报告、整改报告（如有）、结题通知等；经费类资料：经费预算、支出凭证、财务审核报告、经费总结报告等。第十二条归档标准要求格式标准：纸质资料需使用A4纸张，字迹清晰、无涂改，电子资料统一存储为PDF/Word/源代码格式，命名规则为“项目编号-资料类别-资料名称-日期”；编号标准：成果档案编号规则为“年份-研发类别-项目序号-资料序号”，其中研发类别分为“新产品研发（XC）”“技术升级（SJ）”“核心攻关（GG）”“工艺优化（GY）”；完整性标准：每类资料需齐全，电子与纸质资料（如有）内容一致，关键技术资料需有项目负责人签字确认。第十三条归档流程资料整理：验收通过的项目，项目负责人按归档标准整理全部资料，填写《研发成果归档移交清单》，经研发部负责人审核签字；移交审核：档案管理部归档专员收到移交资料及清单后，3个工作日内完成审核，符合标准的办理移交手续，不符合的退回整改；档案入库：归档专员对审核通过的资料进行分类、编号、登记台账，纸质资料存入专用档案柜，电子资料存入加密服务器，涉密成果单独存放并标注密级；归档确认：档案入库后，归档专员在《研发成果归档移交清单》上签字，一份留存档案管理部，一份返回研发部存档。第十四条档案保管与利用保管期限：一般研发成果档案保管期限不少于10年，核心技术成果档案永久保管；保管期满需销毁的，需经管委会审批，销毁记录留存备查。查阅权限：公司内部人员查阅非涉密成果需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批；查阅涉密成果需经管委会主任审批，且仅限在档案管理部指定场所查阅，不得复制、摘抄。成果转化：研发部定期梳理归档成果，提出成果转化建议，经管委会审批后推动成果在生产、销售环节的应用，转化情况纳入研发部绩效考核。第五章监督考核与责任追究第十五条监督检查机制日常监督：研发部每月核查结题验收流程执行情况，档案管理部每季度核查成果归档完整性、保管安全性，形成监督报告提交至管委会；专项检查：管委会每半年组织一次研发项目结题验收与成果归档专项检查，覆盖所有已结题项目，重点核查验收合规性、归档规范性。第十六条考核与奖惩奖励措施：对按时完成结题验收、成果归档完整规范的项目组，给予绩效加分；对推动成果转化产生显著经济效益的人员，给予一次性现金奖励；处罚措施：项目负责人未按时提交验收申请、归档资料不完整的，扣减个人绩效分数；故意拖延、隐匿研发成果的，按公司规章制度处理；因保管不当造成成果丢失、泄露的，追究档案管理人员责任。第十七条责任追究因验收评审人员徇私舞弊、档案管理人员失职等原因，导致验收结论失真、成果档案丢失/泄露，造成公司经济损失的，追究相关人员直接责任；情节严重的，解除劳动合同，并保留追究法律责任的权利。第六章保障措施第十八条资源保障人力保障：档案管理专员需具备档案管理专业知识及工业机器人技术基础，公司定期组织档案管理、保密合规培训，提升专业能力；资金保障：财务部设立研发成果归档专项预算，用于档案存储设备采购、保密系统升级、档案数字化建设等；技术保障：档案管理部配备加密存储服务器、防火防潮档案柜等设备，建立电子档案备份机制，确保成果档案安全。第十九条培训宣导研发部联合档案管理部每季度组织一次研发人员专项培训，内容包括结题验收流程、成果归档标准、保密要求等；新入职研发人员需完成该培训后方可参与研发项目，