食堂档案资料收集制度

PAGE食堂档案资料收集制度一、总则（一）目的为加强公司食堂档案资料的管理，确保食堂运营过程中各类信息的完整性、准确性和可追溯性，提高食堂管理水平和服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂的档案资料收集、整理、归档、保管和利用等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映食堂运营的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集食堂各方面的资料，涵盖从食材采购、加工制作、人员管理到食品安全等各个环节，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：对收集的档案资料进行准确分类、整理和记录，避免信息错误或混淆。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案资料的收集、整理和归档，确保档案管理工作的规范化。5.保密性原则：对涉及食堂机密信息的档案资料，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案资料收集范围（一）食材采购档案1.供应商资质证明文件，包括营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证等。2.采购合同，明确采购食材的品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。3.食材验收记录，记录每次采购食材的验收情况，包括验收时间、验收人员、食材名称、规格、数量、质量状况等。4.采购发票及付款凭证，作为采购成本核算的依据。（二）人员管理档案1.食堂工作人员个人信息登记表，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、入职时间、岗位等。2.员工健康证复印件，确保工作人员具备健康从业资格。3.员工培训记录及相关资料，如食品安全知识培训、烹饪技能培训等，记录培训时间、培训内容、培训讲师、参加人员等信息。4.员工考勤记录，包括出勤、请假、旷工等情况，反映员工的工作状态。5.员工绩效考核资料，如考核指标、考核结果、奖惩记录等，用于激励员工提高工作绩效。（三）食品安全档案1.食品安全管理制度文件，明确食堂食品安全管理的各项规定和要求。2.食品留样记录，详细记录每餐食品留样的品种、数量、留样时间、留样人员等信息，确保食品安全可追溯。3.食品检验检测报告，包括食材检验报告、餐具消毒检测报告等，证明食品及相关用品符合安全标准。4.食品安全事故应急预案及演练记录，保障在发生食品安全事故时能够迅速、有效地进行应对。5.食品安全自查记录，定期对食堂食品安全状况进行自查，记录自查时间、自查人员、发现的问题及整改情况。（四）食堂运营档案1.食堂食谱制定及调整记录，记录每周或每月的食谱内容以及根据实际情况进行调整的情况。2.用餐人数统计报表，统计每日、每周、每月的用餐人数，为食堂运营管理提供数据支持。3.食堂设施设备维护记录，包括设备维修保养时间、维修内容、维修人员等信息，确保设施设备正常运行。4.食堂成本核算资料，如食材采购成本、水电费、人员工资等各项费用的核算记录，分析食堂运营成本情况。5.食堂满意度调查资料，收集员工对食堂饭菜质量、服务态度、环境卫生等方面的满意度评价及意见建议。（五）其他相关档案1.食堂相关的会议记录，包括食品安全会议、工作协调会议等，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容及决议等。2.食堂开展的各类活动资料，如节日聚餐、员工生日会等活动的策划方案、活动照片、活动总结等。3.上级主管部门及公司相关部门对食堂的检查、指导文件及反馈意见，以及食堂的整改落实情况记录。三、档案资料收集职责分工（一）采购部门负责收集食材采购过程中的各类档案资料，包括供应商资质证明、采购合同、验收记录、发票及付款凭证等，并按照规定及时整理归档。（二）人力资源部门负责收集食堂工作人员的个人信息登记表、健康证复印件、培训记录、考勤记录、绩效考核资料等人员管理档案，确保员工信息的完整和准确。（三）食品安全管理部门负责收集食品安全相关的档案资料，如食品安全管理制度、食品留样记录、检验检测报告、应急预案及演练记录、自查记录等，保障食堂食品安全工作的规范开展。（四）食堂运营管理部门负责收集食堂运营过程中的各类档案资料，如食谱制定及调整记录、用餐人数统计报表、设施设备维护记录、成本核算资料、满意度调查资料等，为食堂运营决策提供依据。（五）其他相关部门涉及食堂工作的其他部门，如行政部门、财务部门等，按照各自职责范围，负责收集与食堂相关的会议记录、活动资料、检查指导文件等档案资料，并及时移交档案管理部门。四、档案资料收集流程（一）日常收集1.各部门指定专人负责本部门相关档案资料的收集工作，确保资料产生后及时进行收集。2.收集人员按照档案资料的类别和要求，对各类资料进行初步整理，确保资料的完整性和准确性。3.对于纸质资料，应保持原件的整洁和完好，如有破损或污渍，应进行适当修复或清理；对于电子资料，应进行备份，并按照规范的命名方式进行存储。（二）定期汇总1.各部门每月末对当月收集的档案资料进行汇总整理，形成月度档案资料汇总清单。2.汇总清单应详细列出各类档案资料的名称、数量、收集时间、收集人员等信息，以便于核对和管理。3.将整理好的档案资料及汇总清单一并移交至档案管理部门。（三）档案管理部门接收1.档案管理部门设立专门的档案接收岗位，负责接收各部门移交的档案资料。2.接收人员对移交的档案资料进行认真核对，检查资料的完整性、准确性和规范性，确保与汇总清单一致。3.如发现资料存在问题，及时与移交部门沟通，要求其补充或更正相关资料。（四）分类归档1.档案管理部门按照档案资料的类别，对接收的资料进行分类整理。2.依据档案资料的形成时间、来源等因素，进行编号和排序，建立清晰的档案目录。3.将分类整理好的档案资料分别存入相应的档案柜或电子存储设备中，并做好标识，便于查找和使用。五、档案资料整理规范（一）纸质档案整理1.去除资料上的金属物，如订书钉、回形针等，防止损坏档案。2.按照资料的大小、厚度进行分类，对于厚度较大的资料，可进行拆分后分别装订。3.使用A4规格的纸张制作档案封面和目录，封面应注明档案名称（如“食堂食材采购档案”）、档案年度、保管期限等信息；目录应详细列出档案内每份资料的名称、页码、日期等内容。4.采用左侧装订的方式，使用线绳或装订机进行装订，确保装订牢固、整齐。（二）电子档案整理1.按照档案资料的类别建立电子文件夹，如“食材采购”“人员管理”“食品安全”等。2.在每个文件夹内，根据资料的形成时间、来源等因素，进一步细分文件夹或子文件夹，如“供应商资质”“采购合同”“验收记录”等。3.对电子资料进行命名时，应遵循统一规范，如“[资料名称][日期][部门或人员]”，确保文件名清晰、准确，便于识别和查找。4.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应安全可靠，并异地存放，防止数据丢失。六、档案资料保管要求（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。2.库房应配备必要的消防设备和防盗设施，如灭火器、监控摄像头、门禁系统等，保障档案资料的安全。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案资料，如纸质档案区、电子档案存储区等，并设置明显的标识。（二）保管期限1.根据档案资料的性质和重要程度，确定不同的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.食材采购合同、食品安全管理制度等重要档案资料应长期保管；用餐人数统计报表、员工考勤记录等一般档案资料可短期保管；临时性的活动资料等可根据实际情况确定保管期限。3.定期对档案资料的保管期限进行审查，对于超过保管期限且无继续保存价值的档案资料，按照规定进行销毁处理。（三）档案保管措施1.纸质档案应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。对于珍贵或易损的档案资料，可采用特殊的保护措施，如使用密封袋、防潮纸等进行包装。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，定期进行数据维护和检查，防止数据丢失或损坏。同时，应建立电子档案访问权限管理制度，限制未经授权人员的访问。3.建立档案资料保管台账，详细记录档案资料的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于对档案资料进行跟踪和管理。4.定期对档案库房进行检查和清理，及时发现并处理档案资料存在的问题，如破损、变质等。七、档案资料利用规定（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅食堂档案资料，以支持食堂管理、食品安全检查、成本核算、人员考核等工作。2.外部相关单位（如监管部门、审计机构等）因履行职责需要，经公司批准后，可查阅食堂相关档案资料。（二）利用流程1.内部查阅查阅人员填写《食堂档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。审批通过后，查阅人员持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并安排专人协助查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《食堂档案资料查阅登记表》上签字确认。2.内部借阅借阅人员填写《食堂档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并提交所在部门负责人审批。审批通过后，借阅人员持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对借阅人员的借阅资格进行审核，如符合要求，则办理借阅登记，并收取借阅押金（根据档案资料的重要程度和价值确定）。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复印、转借、泄露档案内容。如需复印档案资料，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可复印。借阅人员应在规定的时间内归还档案资料，如因特殊原因需要延期归还，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。归还档案资料时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任，并要求其按照规定进行赔偿。3.外部查阅、借阅外部单位因工作需要查阅、借阅食堂档案资料时，应提前向公司提交书面申请，说明查阅、借阅的目的、内容、时间等信息，并加盖单位公章。公司收到申请后，由相关部门进行审核，报公司领导批准。批准后，档案管理部门按照内部查阅、借阅流程办理相关手续，并要求外部单位指定专人查阅、借阅档案资料。查阅、借阅过程中应安排专人陪同，确保档案资料的安全和保密。外部单位查阅、借阅完毕后，应及时归还档案资料，并在《食堂档案资料外部查阅、借阅登记表》上签字确认。（三）利用记录1.在档案资料查阅、借阅过程中，档案管理部门应详细记录查阅、借阅的时间、人员、内容、用途等信息，形成《食堂档案资料查阅、借阅登记表》。2.《食堂档案资料查阅登记表》和《食堂档案资料借阅登记表》应妥善保存，作为档案资料利用情况的重要记录，以便于查询和统计分析。八、档案资料销毁程序（一）鉴定1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案资料进行清理和鉴定，确定是否需要销毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、财务人员等组成，对拟销毁的档案资料进行审核和鉴定。3.鉴定小组根据档案资料的性质、重要程度、历史价值等因素，综合判断档案资料是否已无保存价值，对于仍有一定价值的档案资料，应提出继续保存或延长保管期限的建议。（二）审批1.经鉴定小组审核通过的拟销毁档案资料清单，报公司领导审批。2.公司领导根据档案鉴定小组的意见和公司实际情况，对档案资料销毁申请进行审批，批准后方可进行销毁处理。（三）销毁1.档案管理部门负责组织实施档案资料的销毁工作。对于纸质档案资料，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案资料，应进行彻底删除或格式化处理，并确保存储介质无法恢复数据。2.在销毁过程