疫情物资档案管理制度

PAGE疫情物资档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司疫情防控物资管理，规范物资档案管理工作，确保疫情防控物资的采购、储备、使用、调配等环节信息准确、可追溯，提高物资管理效率和效益，保障公司疫情防控工作顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在疫情防控期间各类疫情防控物资的档案管理，包括但不限于防护用品（口罩、防护服、护目镜等）、消杀用品（酒精、消毒液、洗手液等）、检测用品（核酸检测试剂、抗原检测试剂等）、医疗设备（体温计、血氧仪等）以及其他相关物资。（三）基本原则1.真实性原则：物资档案应如实记录物资的采购、验收、储存、发放、使用、报废等全过程信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖物资管理各个环节的相关资料，保证档案资料完整无缺，能够全面反映物资管理情况。3.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、文字等信息清晰明确，避免模糊或歧义。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案管理，确保档案的规范性和一致性。5.保密性原则：涉及公司疫情防控物资的敏感信息应严格保密，防止信息泄露。二、物资档案管理职责分工（一）物资管理部门1.负责制定疫情防控物资采购计划，组织物资采购工作，并建立物资采购档案，记录采购物资的名称、规格、数量、供应商、采购日期、采购金额等信息。2.对采购的物资进行验收，填写验收记录，包括验收时间、验收人员、验收标准、验收结果等，将验收记录纳入物资档案。3.负责物资的储存管理，建立物资库存台账，详细记录物资的出入库情况，包括入库时间、入库数量、出库时间、出库数量、领用部门、领用人等信息，定期盘点库存，确保账实相符，并将库存台账及盘点记录作为物资档案的重要组成部分。4.根据疫情防控工作需求，组织物资发放，填写物资发放登记表，注明发放时间、发放物资名称、规格、数量、领用部门、领用人等信息，发放登记表作为物资档案资料保存。5.负责物资报废管理，提出物资报废申请，填写物资报废审批表，记录报废物资名称、规格、数量、报废原因、报废时间等信息，经审批后进行报废处理，并将报废审批表及相关处理记录归档。（二）使用部门1.配合物资管理部门做好物资需求统计和申报工作，及时反馈物资使用情况和需求变化。2.负责本部门领用物资的管理，指定专人负责物资领取、保管和使用，建立本部门物资使用台账，详细记录物资的使用情况，包括使用时间、使用数量、使用用途等信息，并定期与物资管理部门核对账目。3.按照规定的使用范围和标准使用物资，不得擅自挪用、转借或浪费物资，如发现物资异常使用情况应及时向物资管理部门报告。（三）财务部门1.负责审核疫情防控物资采购费用的报销，确保报销凭证真实、合法、有效，并与物资采购档案进行核对。2.对物资采购、使用等过程中的财务收支情况进行核算和监督，定期与物资管理部门进行账目核对，确保财务数据与物资管理数据一致。（四）档案管理部门1.负责指导和监督疫情防控物资档案的整理、归档、保管和查阅工作，制定档案管理制度和流程，确保档案管理工作规范有序。2.对物资管理部门移交的各类物资档案进行统一收集、整理、分类、编号和装订，建立物资档案目录索引，便于查询和管理。3.提供必要的档案保管设施和条件，确保物资档案的安全存储，防止档案损坏、丢失或泄露。4.按照规定的期限保管物资档案，期满后按照档案销毁程序进行处理，并做好相关记录。三、物资档案的建立与收集（一）采购档案1.采购申请：使用部门根据疫情防控工作实际需求，填写物资采购申请表，注明物资名称、规格、数量、预计采购时间、用途等信息，经部门负责人审核后提交物资管理部门。2.采购计划：物资管理部门汇总各部门采购申请，结合库存情况和疫情防控形势，制定物资采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间、预算金额等内容，报公司领导审批。3.采购合同：物资管理部门根据批准的采购计划，与供应商签订采购合同，合同应明确物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同原件由物资管理部门妥善保管，复印件交档案管理部门归档。4.采购发票：物资采购完成后，供应商开具的发票作为采购支出的凭证，发票内容应与采购合同一致，包括物资名称、规格、数量、金额等信息。物资管理部门将发票原件交财务部门审核报销，复印件留存作为采购档案资料。5.采购记录：物资管理部门建立采购台账，详细记录每笔采购业务的相关信息，如采购日期、供应商名称、物资名称、规格、数量、单价、总价等。采购台账应定期与采购合同、发票等资料进行核对，确保记录准确无误。采购记录作为采购档案的重要组成部分，应妥善保存。（二）验收档案1.验收标准：物资管理部门根据采购合同和相关标准，制定物资验收标准，明确物资的质量、规格、数量等验收要求。验收标准应符合国家法律法规和行业标准的规定。2.验收记录：物资到货后，物资管理部门组织相关人员按照验收标准进行验收，验收人员应在验收记录上签字确认。验收记录应包括验收时间、验收人员、物资名称、规格、数量、供应商、验收标准、验收结果等内容，并附上验收过程中发现的问题及处理情况记录。验收记录原件由物资管理部门留存，复印件交档案管理部门归档。3.验收报告：如物资验收过程中发现质量问题或其他异常情况，物资管理部门应及时填写验收报告，详细说明问题情况、处理措施及结果等。验收报告经相关负责人审核后，作为验收档案的重要资料保存。（三）库存档案1.库存台账：物资管理部门建立物资库存台账，按照物资类别、规格、批次等进行详细记录。库存台账应反映物资的出入库情况，包括入库时间、入库数量、入库来源（采购、捐赠等）、出库时间、出库数量、领用部门、领用人等信息。库存台账应定期更新，确保账实相符。2.库存盘点记录：物资管理部门定期对库存物资进行盘点，盘点时间间隔应根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点。盘点人员应填写库存盘点记录，记录盘点时间、物资名称、规格、数量、实盘数量、盘盈盘亏情况及原因分析等内容。盘点结束后，盘点人员和监盘人员应在盘点记录上签字确认。库存盘点记录作为库存档案的重要组成部分，应妥善保存。3.库存报表：物资管理部门根据库存台账和盘点记录，定期编制库存报表，反映库存物资的数量、金额、分布等情况。库存报表应报送公司领导及相关部门，以便及时掌握库存动态，合理安排物资调配。库存报表原件由物资管理部门留存，复印件交档案管理部门归档。（四）发放档案1.发放登记表：物资管理部门根据使用部门的领用申请，进行物资发放，并填写物资发放登记表。发放登记表应注明发放时间、发放物资名称、规格、数量、领用部门、领用人等信息。发放登记表原件由物资管理部门留存，复印件交档案管理部门归档。2.领用凭证：使用部门领用人在领取物资时，应在物资发放登记表上签字确认，作为领用凭证。领用凭证应妥善保存于使用部门，以便核对物资使用情况。（五）使用档案1.使用记录：使用部门建立本部门物资使用台账，详细记录物资的使用情况，包括使用时间、使用数量、使用用途、使用人员等信息。使用记录应定期与物资管理部门进行核对，确保账实相符。使用记录作为使用档案的重要组成部分，应妥善保存。2.使用报告：使用部门如发现物资使用过程中出现异常情况或问题，应及时填写使用报告，说明情况、原因及处理措施等。使用报告经部门负责人审核后，交物资管理部门备案，并作为使用档案资料保存。（六）报废档案1.报废申请：物资管理部门定期对库存物资进行清查，对已损坏、过期、失效或不再使用的物资，提出报废申请。报废申请应填写物资报废审批表，注明报废物资名称、规格、数量、报废原因、报废时间等信息，并附上相关证明材料，如损坏照片、过期说明等。2.报废审批：物资报废审批表经物资管理部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后，物资管理部门按照规定的程序进行报废处理。3.报废处理记录：物资管理部门记录报废物资的处理情况，包括报废物资的回收、销毁等方式及处理时间、处理人员等信息。报废处理记录作为报废档案的重要组成部分，应妥善保存。四、物资档案的整理与归档（一）整理要求1.物资档案应按照采购、验收、库存、发放、使用、报废等类别进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。2.每份档案资料应齐全完整，如有缺页、破损等情况，应及时补充或修复。3.档案资料应保持整洁，字迹清晰，不得随意涂改、污损。（二）归档流程1.物资管理部门在完成物资采购、验收、库存管理、发放、使用、报废等工作后一周内，将相关档案资料整理成册，并移交档案管理部门。2.档案管理部门收到物资管理部门移交过来的档案资料后，应及时进行核对，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与物资管理部门沟通，要求其补充或更正相关资料。3.档案管理部门对核对无误的档案资料进行分类、编号、装订，并建立档案目录索引。档案编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。装订后的档案应整齐美观，便于长期保存。4.档案管理部门将整理好的物资档案存入专门的档案柜或档案库房，并按照档案保管期限进行分类存放。五、物资档案的保管与查阅（一）保管要求1.档案管理部门应提供安全、防潮、防火、防虫、防盗等适宜的档案保管环境，确保物资档案的安全存储。2.物资档案应按照档案保管期限进行分类存放，一般分为短期档案（13年）、中期档案（310年）和长期档案（10年以上）。不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查阅。3.定期对物资档案进行检查和维护，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。确保档案的完整性和可读性。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅物资档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审核后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅登记应记录查阅时间、查阅人员姓名、部门、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、标记、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。4.涉及公司商业秘密、疫情防控敏感信息等重要档案资料的查阅，应严格按照公司保密制度的规定执行，限制查阅范围和人员，并做好保密措施。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案资料完整无损。六、物资档案的销毁（一）销毁条件物资档案保管期满后，由档案管理部门会同物资管理部门等相关部门对档案进行鉴定，确无保存价值的档案，经公司领导批准后予以销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门编制物资档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的名称、规格、数量、保管期限、销毁原因等信息。销毁清单经相关部门负责人审核后，报公司领导审批。2.经批准后，档案