档案信息室管理制度

PAGE档案信息室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案信息室的管理，确保档案信息的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案信息管理方面的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案信息室对各类档案进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案信息进行保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案信息室职责（一）负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。（二）制定和完善档案信息管理制度，规范档案管理流程。（三）对档案信息进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理效率。（四）开展档案信息的开发利用工作，为公司各项工作提供支持和服务。（五）负责档案信息室的安全管理，确保档案实体和信息的安全。（六）组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：包括员工个人资料、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务类型，分为市场营销档案、项目管理档案、生产技术档案、质量控制档案等。5.其他档案：如声像档案、实物档案等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对各类档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号结构为：一级类目代码+二级类目代码+流水号。例如：行政档案XZ001，人事档案RS001。3.类目代码应简洁明了，易于记忆和使用。流水号按照档案形成的时间顺序依次编排。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、信函等文件。3.员工个人提交的与工作相关的重要资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的档案材料，应进行备份或复制，以防丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案整理的规范要求。（四）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等工作。2.去除文件材料上的金属物，破损的文件应进行修补或复制。3.按照档案编号规则，为每份档案编制唯一的编号，并在档案封面、目录等位置标注。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案信息室进行归档。2.归档的档案应填写《档案归档登记表》，注明档案名称、编号、数量、归档日期等信息。3.档案信息室对归档的档案进行审核，不符合要求的档案应退回原部门重新整理。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.具体保管期限参照国家相关档案保管期限规定及公司实际情况确定。（三）保管方式1.档案信息室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。3.对电子档案，应进行备份存储，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据维护和备份更新。（四）档案保管的安全措施1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全防范。2.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案实体安全。3.对档案信息进行加密处理，防止信息泄露。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量与账目相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案信息室查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人员应具有相应的保密级别，并经公司保密管理部门批准。3.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应提前向公司提出申请，经公司分管领导批准，并签订保密协议后，方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员持申请表到档案信息室查阅档案。3.档案信息室工作人员根据申请表提供档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、档案名称等信息。4.查阅人员应在档案信息室内查阅档案，不得将档案带出室外。如需复印或摘录档案内容，应经档案信息室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案信息室负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.涉及公司机密的档案，借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或转借他人。（四）借阅流程1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.申请表经批准后，借阅人员持申请表到档案信息室办理借阅手续，领取档案。3.档案信息室工作人员在《档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人员、档案名称、归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得损坏、丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前向档案信息室提出申请。6.档案归还时，档案信息室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如无问题，在《档案借阅登记表》上注明归还情况。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案信息室应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作由档案信息室牵头，组织公司相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。（二）销毁审批1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并进行多次覆盖，确保数据彻底删除。（四）销毁记录1.档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.销毁记录应整理成册，与《档案销毁申请表》一并归档保存。八、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责档案信息室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等。2.严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.维护档案库房的安全和卫生，定期检查档案保管情况，及时发现和处理问题。4.对档案信息进行数字化处理，建立和完善电子档案数据库，提高档案管理效率。5.积极开展档案信息的开发利用工作，为公司提供档案信息服务。6.参与档案鉴定和销毁工作，按照规定办理相关手续。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）部门兼职档案员职责1.负