企业合同审批流程与模板文件包

企业合同审批流程与模板文件包一、适用业务场景本流程与模板包适用于企业各类业务合同的规范管理，涵盖但不限于以下场景：对外合作类：与供应商、客户、合作伙伴签署的采购合同、销售合同、框架合作协议、代理协议等；服务类：与咨询机构、技术服务商、外包服务商签署的服务合同、开发合同、维护协议等；资产类：固定资产采购、房屋租赁、设备租赁等相关的租赁合同、买卖合同；内部协作类：与分公司、项目部签署的目标责任书、资源协作协议等；其他：如保密协议、知识产权许可协议等需企业审批的法律文件。二、全流程操作指南总览：合同审批遵循“发起申请→部门审核→法务审核→财务审核→管理层审批→用印执行→归档管理”的闭环流程，各环节需在规定时限内完成，保证合同合法合规、权责清晰。步骤1：合同发起与申请责任人：业务需求部门（如采购部、销售部、项目部等）动作：明确合作需求，与对方初步沟通合同条款，准备合同草案（可参考本模板包中的《合同模板》）；填写《合同审批申请表》（见模板1），注明合同名称、合作方信息、合同金额、核心条款（如标的、履行期限、付款方式）、附件清单（如对方资质文件、技术规格书等）；将合同草案、《合同审批申请表》及相关附件提交至部门负责人审核。输出物：《合同审批申请表》、合同草案、附件材料（合作方营业执照复印件、资质证明、前期沟通记录等）。步骤2：业务部门审核责任人：需求部门负责人动作：审核合同内容的业务必要性：是否符合部门年度计划、是否满足实际业务需求；审核合同条款的合理性：标的物描述是否清晰、履行期限是否合理、双方权责是否对等；审核合作方资质：确认对方营业执照、相关经营许可证等是否在有效期内，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用；审核通过后，在《合同审批申请表》“部门审核意见”栏签字确认，连同材料流转至法务部门；若审核不通过，注明修改意见退回发起部门。时限要求：1个工作日内完成。步骤3：法务审核责任人：法务专员/法务部动作：审核合同主体合法性：合作方是否具备签订合同的民事行为能力，是否涉及无资质经营、超越代理权限等情形；审核合同条款合规性：重点检查违约责任、争议解决方式、知识产权归属、保密条款等是否符合法律法规及企业内部规定，避免“霸王条款”；审核合同完整性：检查合同要素（如双方名称、地址、合同编号、签署日期等）是否齐全，附件与是否一致；出具《法务审核意见书》：对无重大风险的合同，标注“审核通过”；对存在风险的条款，提出修改建议（如“建议增加‘不可抗力’条款”“付款节点需明确具体日期”），发起部门需根据意见调整合同后重新提交。时限要求：2个工作日内完成（重大或复杂合同可延长至3个工作日）。步骤4：财务审核责任人：财务部经理/财务专员动作：审核合同金额与预算：确认合同总金额是否在部门年度预算范围内，超预算需附预算调整审批单；审核付款条款：检查付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、付款时间节点、发票要求（如“提供增值税专用发票，税率X%”）是否符合企业财务制度；审核成本合理性：对采购类合同，参考市场价格审核定价是否公允；对服务类合同，评估服务费用与价值是否匹配；在《合同审批申请表》“财务审核意见”栏签字，通过后流转至管理层；若涉及大额资金支付或异常成本，需标注“重点关注”并说明理由。时限要求：1个工作日内完成。步骤5：管理层审批责任人：根据合同金额及重要性分级审批小额合同（如金额≤10万元）：由分管副总审批；大额合同（如10万元＜金额≤50万元）：由总经理审批；重大合同（如金额＞50万元或涉及核心业务、重大资产）：提交总经理办公会/董事会集体审议。动作：综合审核合同的业务价值、风险等级、资源投入等，重点评估对企业战略目标的影响；审批通过后，在《合同审批申请表》“管理层审批意见”栏签字确认；审批不通过时，退回发起部门并说明原因。时限要求：小额合同1个工作日，大额合同2个工作日，重大合同3个工作日（视会议安排可调整）。步骤6：用印与执行责任人：行政部（用印管理）、业务部门（合同执行）动作：行政部收到审批完成的《合同审批申请表》及合同文本后，核对审批流程完整性，确认无误后加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同用印）；业务部门在用印后5个工作日内将合同正本送达合作方，并要求对方在合同指定位置签字/盖章，保证双方各执一份正本，同时将合同复印件抄送财务部、法务部备案；合同生效后，业务部门按约定条款履行义务（如交付货物、提供服务），同步跟踪对方履约情况，及时向法务、财务部门反馈执行中的问题。步骤7：归档管理责任人：行政部/档案管理部门动作：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批过程中形成的《合同审批申请表》《法务审核意见书》《财务审核意见书》等全套材料整理归档；档案管理部门按“合同类型-签署日期-合作方名称”分类编号，录入电子档案系统，保证纸质与电子档案一致；归档保存期限：一般合同保存10年，重大合同（如涉及不动产、知识产权转让）保存至合同终止后20年。三、核心模板文件清单模板1：合同审批申请表字段名称填写说明合同名称�体现合同核心内容，如“XX公司2024年办公设备采购合同”合同编号按企业编码规则填写，如“CG-2024-XX-001”（CG-采购，2024-年份，XX-部门，001-序号）合作方全称与营业执照一致的名称合作方统一社会信用代码18位信用代码合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他（请注明）合同总金额（元）大小写一致，如“人民币伍万元整（¥50,000.00）”合同履行期限起始日期至终止日期核心条款摘要简述标的物、交付/服务时间、付款方式、违约责任等关键内容附件清单列出附件名称及份数，如“1.合作方营业执照复印件（1份）；2.技术参数表（1份）”部门审核意见部门负责人签字，注明“同意”或“修改后同意”，并签字+日期法务审核意见法务专员签字，标注风险等级（低/中/高）及修改建议，签字+日期财务审核意见财务负责人签字，注明预算符合性、付款条款意见，签字+日期管理层审批意见审批人签字，注明“同意”或“否决”，签字+日期模板2：框架协议（通用模板节选）XX公司框架协议甲方（采购方）：XX公司，统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX，地址：XX省XX市XX区XX路XX号，法定代表人：*乙方（供应方）：XX公司，统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX，地址：XX省XX市XX区XX路XX号，法定代表人：*第一条合作内容乙方同意向甲方供应/提供[具体货物/服务名称]，规格型号/服务标准详见附件1《技术规格书》。第二条合作期限本协议有效期自XXXX年XX月XX日起至XXXX年XX月XX日止，期满前30日双方可协商续签。第三条订单与交付1.甲方根据实际需求向乙方发出《采购订单》，乙方需在订单发出后3个工作日内确认；2.货物交付至甲方指定地点（XX省XX市XX区XX号），运费由[甲方/乙方]承担。第四条付款方式1.月结30天，乙方在每月25日前提供等额增值税专用发票；2.甲方在收到发票并核对无误后30个工作日内支付货款。第五条违约责任1.乙方逾期交付货物/提供服务，每逾期1日按合同总金额的0.05%向甲方支付违约金；2.甲方逾期付款，每逾期1日按应付未付金额的0.05%支付违约金。第六条争议解决因本协议引起的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。第七条其他本协议一式肆份，甲乙双方各执贰份，具有同等法律效力，自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效。四、关键操作提示合同主体审核：合作方为自然人的，需核实证件号码信息；为企业法人的，需核验营业执照、法定代表人证件号码明，避免与“三无”主体签约。条款完整性：合同必须包含“双方基本信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决”等核心要素，禁止使用“按双方约定”“具体以实际为准”等模糊表述。审批时效管理：各环节审批人因故无法在规定时限内完成的，需提前1个工作日书面说明理由并流转至下一环节，避免流程中断。用印安全：合同用印前需由行政部核对审批流程完整性，保证所有