采购合同谈判及评审流程模板

采购合同谈判及评审流程模板一、适用情境与对象二、全流程操作步骤详解1.需求分析与立项操作主体：业务需求部门、采购部具体步骤：业务需求部门根据生产经营或项目需要，提交《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、技术参数、交付时间、预算金额、质量标准等核心要素。采购部对需求进行审核，重点核查预算合理性、技术参数的可行性及市场行情，必要时组织技术专家对需求进行论证，形成《采购需求确认单》，作为后续采购活动的依据。2.供应商选择与谈判准备操作主体：采购部、谈判小组具体步骤：供应商筛选：采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价或单一来源采购等方式（符合企业采购管理制度），筛选3家及以上合格供应商（或根据采购金额调整数量），核查其营业执照、资质证书、业绩案例等，保证供应商具备履约能力。组建谈判小组：谈判小组由采购负责人（组长）、业务需求部门代表、技术专家、法务人员及财务人员组成（可根据项目复杂程度调整），明确分工（如技术条款由技术专家把关，价格条款由财务人员评估）。准备谈判资料：收集市场调研数据（同类产品/服务价格、行业标准）、供应商报价文件、历史合作记录（如有）、合同模板（企业标准合同范本），制定谈判策略（包括目标价格、底线条款、优先级排序等），形成《谈判工作方案》。3.合同谈判操作主体：谈判小组、供应商代表具体步骤：谈判启动：谈判小组与供应商约定时间、地点，明确谈判议程（先技术条款后商务条款，或分模块谈判），双方确认谈判记录人员。核心条款谈判：技术条款：明确标的物规格、功能指标、验收标准、技术支持服务（如培训、质保期）等，保证与采购需求一致；商务条款：谈判价格（含单价、总价、折扣方式）、付款条件（预付款、进度款、尾款比例及支付节点）、交付时间与地点、运输方式、包装要求；法律条款：明确违约责任（如逾期交付、质量不达标时的赔偿标准）、争议解决方式（诉讼/仲裁）、知识产权归属、保密义务、不可抗力等条款。谈判记录：每轮谈判后，形成《谈判纪要》，由谈判小组全体成员及供应商代表签字确认，记录谈判双方的主要诉求、达成的共识及未决事项，作为后续合同修订的依据。4.合同评审操作主体：采购部、法务部、财务部、业务需求部门、分管领导具体步骤：提交评审材料：采购部将合同草案（含附件如技术协议、报价单）、《谈判纪要》、《采购需求确认单》、供应商资质文件等整理成《合同评审资料包》，提交各相关部门评审。分部门评审：法务部：审核合同条款的合法性、合规性（是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）、逻辑严密性（避免歧义条款）、权利义务对等性；财务部：审核付款方式与企业财务制度是否冲突、价格是否合理（与市场价、历史价对比）、税务处理（发票类型、税率）等；业务需求部门：审核技术参数、交付时间、服务质量是否满足使用需求；采购部：汇总评审意见，与供应商沟通修订条款，保证所有部门核心诉求得到落实。形成评审结论：各部门在《合同评审表》中填写评审意见，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”。若存在争议，由采购部组织召开协调会，达成一致后形成最终评审意见。5.合同审批操作主体：采购部、分管领导、总经理（根据合同金额权限）具体步骤：采购部根据《合同评审表》及修订后的合同文本，按企业权限审批流程提交审批（如：50万元以下由分管领导审批，50万元以上由总经理审批）。审批人重点核查合同条款是否与评审结论一致、风险是否可控、成本是否合理，签署《合同审批意见书》。6.合同签订与归档操作主体：采购部、供应商、档案室具体步骤：采购部与供应商在合同文本上加盖公章（或合同专用章），保证合同一式多份（如采购部、财务部、业务部门、供应商各执一份，原件由档案室留存）。合同签订后5个工作日内，采购部将合同扫描件分发至相关部门，原件按档案管理规定编号、登记、归档，同步更新《合同台账》，记录合同履行进展（如交付、验收、付款情况）。三、关键模板表格参考表1：采购合同谈判准备表项目名称供应商名称谈判时间谈判地点谈判小组成员（组长：经理；组员：工程师、会计、法务）核心谈判议题供应商初始方案我方目标我方底线价格（万元）报价：*目标：*底线：*交付时间合同签订后*天*天*天质保期*年*年不低于*年表2：合同评审表合同编号合同名称评审日期评审阶段评审部门评审内容评审意见整改结果法务部合法性、条款完整性第*条“争议解决”未明确管辖法院，需补充已修改为“向甲方所在地人民法院提起诉讼”财务部价格合理性、付款方式尾款比例%，建议调整为%（预留质量保证金）已调整为*%业务需求部门技术参数匹配度验收标准需增加*项具体指标已补充附件《技术验收规范》综合评审结论□通过□修改后通过□不通过（说明：____________________）表3：合同审批表合同编号合同名称合同金额（万元）采购类型审批流程审批部门/人审批意见审批日期采购部初审*经理同意提交评审年月*日法务部审核*法务专员条款已修订，同意年月*日财务部审核*财务总监价格合理，同意年月*日分管领导审批*副总同意签订年月*日总经理审批*总经理批准年月*日四、执行要点与风险提示需求明确性：采购需求必须经业务部门与技术部门共同确认，避免因参数模糊导致合同履行争议；谈判专业性：谈判小组成员需提前熟悉行业知识和谈判技巧，对供应商的“优势条款”保持警惕，避免被动接受不合理条件；评审全面性：严禁“走过场”式评审，法务、财务、业务部门需从各自专业角度提出意见，保证合同无漏洞；合规性审查：合同内容必须符合国家法律法规及