合同管理审批流程自动化操作模板

合同管理审批流程自动化操作模板一、适用范围与核心价值二、自动化操作全流程指南步骤1：合同发起与材料准备操作主体：业务部门经办人（张三）操作内容：登录合同管理系统，选择“合同发起”模块，填写合同基础信息（合同名称、类型、相对方、合同金额、签订期限等）；合同草案（Word/PDF格式）、附件材料（如需求说明、报价单、资质证明等），保证附件命名规范（例：“采购合同草案_20231001_供应商A”）；勾选审批流程模板（根据合同类型自动匹配，如“标准采购合同审批流程”），确认审批节点设置（默认为“业务部门初审→法务审核→财务复核→分管领导审批”）。系统支持：自动校验必填项完整性，提示附件缺失或格式错误。步骤2：流程触发与审批链路确认操作主体：系统自动触发/部门负责人（李四）操作内容：经办人提交后，系统根据预设规则自动推送审批任务至第一节点审批人（业务部门负责人李四）；审批人收到系统通知（企业/邮件），查看合同详情及附件，确认审批权限是否匹配（系统自动校验审批人岗位与合同金额的权限对应关系）；若审批人临时无法处理，可委托同岗位同事代审（需在系统中提交委托申请，系统同步更新审批链路）。系统支持：实时显示流程进度，审批人可查看发起人及后续节点信息，支持“一键催办”。步骤3：多级审批节点执行操作主体：各节点审批人（法务专员王五、财务经理赵六、分管领导周七）操作内容：业务部门初审（李四）：重点审核合同内容与业务需求一致性、相对方资质有效性（系统自动调取供应商库信息），审批通过后流转至下一节点，驳回需填写具体原因（例：“合同金额超出部门预算，需补充说明”）；法务审核（王五）：审核合同条款合法性、合规性，重点关注违约责任、知识产权、争议解决等条款，系统支持法务模板库自动比对，标记偏离标准条款的位置；财务复核（赵六）：审核合同金额与预算匹配度、付款方式合理性、发票类型要求（系统自动关联财务预算模块，提示超支风险）；分管领导审批（周七）：根据合同金额及重要性，审批或提交至总经理（吴八）最终审批（系统自动触发分级审批规则，如金额≥50万元需总经理审批）。系统支持：审批意见全程留痕，支持在线批注、修改痕迹保留，审批超时（默认每个节点不超过2个工作日）自动提醒。步骤4：审批结果处理与反馈操作主体：系统/合同管理员（郑九）操作内容：全部审批通过后，系统自动电子签章申请，推送至法务部门（王五）加盖企业电子签章；签章完成后，系统将最终版合同同步至相对方（通过企业/系统发送签署提醒），相对方签署后自动回传至系统；审批驳回时，系统自动将流程退回至发起人（张三）或指定节点，发起人根据修改意见完善后重新提交。系统支持：短信/邮件通知审批结果，合同签署状态实时更新，支持“已发起-审批中-已驳回-已签署-已归档”全流程状态查询。步骤5：合同归档与数据管理操作主体：合同管理员（郑九）操作内容：合同签署完成后，系统自动将合同正本（PDF版）、审批记录、附件材料等归档至电子档案库，按“合同类型-签订年份-合同编号”规则分类存储；设置归档权限，仅法务部、档案室及授权人员可查阅，支持关键词检索（如合同名称、相对方、日期）；定期导出合同台账（Excel格式），包含合同编号、名称、金额、签署日期、到期日、负责人等字段，同步至ERP系统或财务模块。系统支持：自动备份归档数据，支持合同到期前3个月自动提醒续签或终止。三、合同审批流程标准化表格字段名称填写说明示例合同编号系统自动（规则：年份+部门缩写+合同类型+流水号，如“2023-CG-001-01”）2023-CG-001-01合同名称�体现核心交易内容，与合同一致“XX办公设备采购合同”合同类型单选（采购/服务/租赁/技术合作等）采购合同金额（元）大小写一致，含税/不含税需注明100,000（含税）合同相对方全称与营业执照一致，系统支持供应商库自动匹配XX科技有限公司发起部门业务归属部门采购部发起人经办人姓名（*号代替）*张三发起日期系统自动记录2023-10-08审批流程节点按顺序列出各节点及审批人（系统预设可调整）业务初审（李四）→法务审核（王五）→财务复核（赵六）→分管审批（周七）附件清单列出所有附件名称及份数1.合同草案；2.报价单；3.资质证明审批意见各节点审批人填写，驳回需注明原因“同意，请法务审核条款”审批时间系统自动记录审批完成时间2023-10-0914:30合同状态动态更新（发起中-审批中-已驳回-已签署-已归档）已签署备注其他需说明事项“附件2为最终报价单”四、关键控制点与风险提示合同信息准确性：发起时需保证合同相对方信息、金额、期限等关键内容与附件一致，系统校验不通过将无法提交，避免因信息错误导致审批延误或合同无效。审批权限匹配性：系统根据合同金额、类型自动匹配审批层级，严禁人工越权审批，如需调整权限需经法务部及管理层书面确认。附件合规性：附件需为原件或加盖公章的扫描件，资质证明需在有效期内，系统将自动校验附件有效期，过期附件需更新后重新提交。流程异常处理：审批节点超时未处理时，系统自动升级提醒（部门负责人→分管领导）；若审批人离职或岗位变动，需及时更新系统审批人信息，避免流程卡顿。数据安全与保密：合