公司资产与采购管理模板

公司资产与采购管理通用工具模板一、模板应用场景新资产采购需求发起：各部门因工作需要新增设备、工具、办公用品等资产时，用于申请与审批；资产入库登记：采购资产到货后，完成入库验收、信息建档与标签粘贴；资产领用与调拨：员工领用资产或部门间资产转移时，记录权属变更信息；定期资产盘点：按季度/年度对现有资产进行清查，核对账实一致性；资产报废处置：对达到使用年限、损坏无法修复的资产，发起报废申请与合规处置。二、标准化操作流程（一）采购申请与审批需求提报：申请人填写《采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算来源，经部门负责人审核后提交至资产管理部门。需求复核：资产管理部门核对申请资产是否符合公司配置标准、预算是否充足，必要时进行市场询价，形成复核意见。分级审批：根据资产价值（如单台5000元以下由分管领导审批，5000元以上需总经理审批），逐级完成审批流程。审批通过后，交由采购部门执行采购。（二）资产采购与验收供应商选择：采购部门根据审批结果，通过公司合格供应商名录选择供应商，签订采购合同（明确质保、交付等条款）。到货验收：资产到货后，由资产管理部门、使用部门*、采购部门共同验收，核对资产数量、规格、质量是否与合同一致，填写《资产验收单》，三方签字确认。异常处理：若发觉资产损坏、型号不符等问题，采购部门需在2个工作日内联系供应商退换货，保证验收合格后方可入库。（三）资产入库登记信息建档：验收合格的资产，由资产管理部门统一分配唯一资产编号（格式：年份-部门代码-序号，如2024-CW-001），录入《资产台账》，登记资产名称、型号、购置日期、原值、供应商、保管人*等信息。标签粘贴：打印资产标签（含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置，便于后续管理。账务处理：财务部门根据《资产验收单》及发票复印件（合规票据）进行资产入账，保证账实、账证、账账一致。（四）资产领用与调拨领用申请：员工因工作需要领用资产时，填写《资产领用表》，注明领用资产编号、用途、领用人信息，经部门负责人审批后提交至资产管理部门。发放登记：资产管理部门核对审批信息后，发放资产并更新《资产台账》中“保管人”“领用日期”字段，领用人签字确认。内部调拨：部门间资产转移时，由转出部门填写《资产调拨单》，注明资产编号、转入部门、调拨原因，经双方部门负责人及资产管理部门审批后，更新台账信息，保证权属清晰。（五）资产盘点与核对制定计划：资产管理部门于每季度末制定盘点计划，明确盘点范围、时间、参与人员（至少含资产管理部门、使用部门人员*）。现场清查：按照《资产盘点表》逐项核对资产编号、名称、数量、状态（在用、闲置、维修等），发觉差异需记录“盘盈/盘亏数量”及初步原因。差异处理：盘点结束后3个工作日内，资产管理部门会同财务部门分析差异原因，属于管理疏漏的由责任人*说明情况，属于盘盈/盘亏的需提交管理层审批后调整台账，保证账实相符。（六）资产报废与处置报废申请：资产达到使用年限（如设备5年、办公用品3年）或损坏无法修复时，由保管人填写《资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、技术鉴定意见（需技术部确认）。审批与处置：按资产价值分级审批（参照采购审批权限），审批通过后，由资产管理部门联系合规回收机构处置，残值收入交财务部门入账，并在《资产台账》中标注“已报废”状态。档案注销：报废资产档案保存2年后统一销毁，销毁前需经资产管理部门与财务部门共同核对，保证无遗漏。三、核心表格模板（一）采购申请表申请部门申请人*申请日期年月日资产名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）预算来源□年度预算□专项预算□其他用途说明部门负责人*审批意见签字：日期：资产管理部门复核意见签字：日期：分管领导*审批意见签字：日期：备注（二）资产入库登记表入库编号入库日期资产名称规格型号资产编号单位数量原值（元）供应商采购申请编号存放地点保管人*状态□在库□在用□维修验收意见□合格□不合格（说明：________________________）验收人签字：*日期：备注（三）资产领用表领用编号领用日期领用部门领用人*联系方式资产编号资产名称规格型号单位数量领用用途预计归还日期部门负责人*审批签字：日期：保管人签字备注（四）资产盘点表盘点编号盘点日期盘点部门盘点人*资产编号资产名称规格型号单位责任人*处理意见盘点负责人签字日期：备注（五）资产报废申请表报废编号申请日期资产名称资产编号规格型号单位数量购置日期原值（元）已使用年限报废原因□达到使用年限□损坏无法修复□技术淘汰□其他（说明：________________________）技术部*鉴定意见签字：日期：使用部门*意见签字：日期：资产管理部门意见签字：日期：财务部*意见签字：日期：总经理*审批意见签字：日期：处置方式□回收变卖□销毁□其他残值收入（元）备注四、管理注意事项信息准确性：所有表格需真实、完整填写资产信息，严禁虚报、漏报，资产编号一旦确定不得随意更改。审批流程完整性：采购、领用、报废等环节必须按权限逐级审批，严禁越级或pass审批流程。资产标签管理：资产标签是识别资产的核心依据，严禁撕毁、涂改，若丢失需立即联系资产管理部门补办。定期盘点机制：各部门需配合资产管理部门完成季度/年度盘点，对