房地产租赁合同管理手册（标准版）

房地产租赁合同管理手册（标准版）第1章总则1.1合同主体资格合同双方应具备合法的民事主体资格，包括但不限于房地产开发企业、房地产经纪机构、个人房东及租户，其营业执照、资质证书等应齐全有效，符合国家及地方相关法律法规要求。根据《民法典》规定，租赁合同双方应具备完全民事行为能力，签署合同时应为真实意思表示，不得以欺诈、胁迫等手段签订无效合同。房地产租赁合同的主体资格需符合《城市房地产管理法》及《土地管理法》相关规定，涉及土地使用权的租赁合同应依法登记备案。房地产经纪机构在从事租赁业务时，应取得《房地产经纪机构资质证书》《房地产经纪人员资格证书》，并遵守《房地产经纪管理办法》等相关规定。个人租户在签订租赁合同前，应核实房东的产权状况及租赁合法性，避免因产权不明导致合同无效或产生纠纷。1.2合同目的与范围租赁合同的核心目的是保障租户的居住权与使用权，同时确保房东的合法权益，实现资源的有效配置与合理利用。根据《城市房地产管理法》第41条，租赁合同应明确租赁标的物的性质、面积、用途、租期及租金标准等关键要素。合同范围应涵盖租赁物的权属、使用限制、维修责任、违约责任等内容，确保双方权利义务清晰。租赁合同应明确租赁期限、租金支付方式、押金标准、提前解除合同的条件及违约责任等条款，以减少纠纷发生。在房地产租赁市场中，合同范围应结合当地政策及市场实际情况，确保合同内容符合国家及地方关于房地产市场的管理要求。1.3合同签订与履行租赁合同的签订应遵循公平、公正、诚实信用的原则，双方应在平等自愿的基础上协商一致，签署书面合同。根据《民法典》第500条，合同签订应确保内容具体明确，不得含糊不清或存在歧义，以避免后续履行中的争议。租赁合同签订后，双方应按照约定履行合同义务，包括按时支付租金、维护租赁物、按时交付使用等。在合同履行过程中，若出现违约行为，应依据合同约定或法律规定追究违约方的法律责任，包括但不限于赔偿损失、继续履行等。为保障合同履行，建议在合同中约定违约责任、争议解决方式、合同解除条件等条款，以增强合同的可执行性与稳定性。1.4合同效力与变更租赁合同自双方签字或盖章之日起生效，具有法律约束力，双方应严格履行合同义务。根据《民法典》第500条，合同的效力受法律保护，任何一方不得擅自变更或解除合同，除非符合法定或约定的条件。合同变更应以书面形式进行，确保变更内容明确、合法，并经双方协商一致后签署补充协议。若因不可抗力或其他法定事由导致合同无法履行，双方应协商解决，必要时可依法解除合同或部分解除。合同履行完毕后，双方应按照合同约定进行结算、归还租赁物或完成交接手续，确保合同目的实现。第2章租赁合同的签订与履行2.1合同签订流程合同签订应遵循“三方原则”，即出租人、承租人及第三方（如物业管理公司）均需签署合同，确保各方权利义务明确。根据《民法典》第796条，租赁合同应具备当事人名称、租赁物地址、租赁期限、租金标准、违约责任等核心条款。合同签订前应进行法律审查，确保合同内容符合国家法律法规及地方政策，避免因合同瑕疵引发纠纷。如《合同法》第52条所规定，合同内容应合法、公平、自愿，不得包含无效条款。合同签订应采用书面形式，内容应详细明确，包括租赁物的详细描述、租金支付方式、押金数额及退还条件、违约责任等。根据《房地产交易管理办法》第12条，合同应由双方签字盖章，并留存复印件备案。合同签订后，应由双方签署确认，确保合同条款落实到位。建议由第三方（如律师事务所）进行法律审核，以确保合同的合法性和可执行性。合同签订后，应由出租人向承租人交付租赁物，并提供相关证明文件，如产权证明、设施清单等。根据《房地产租赁合同示范文本》第11条，出租人应保证租赁物符合安全、卫生、使用等基本要求。2.2租金支付与结算租金支付应采用银行转账或现金方式，确保支付过程透明、可追溯。根据《商业银行法》第24条，租金支付应按合同约定时间、金额进行，不得拖欠或延迟。租金结算应定期进行，一般为每季度或每半年一次，具体周期由合同约定。根据《房地产租赁管理规范》第15条，租金结算应由双方共同核对，确保金额准确无误。租金支付应保留书面凭证，包括支付时间、金额、支付方式及双方签字确认。根据《会计法》第39条，租金支付应纳入企业财务管理体系，确保账实相符。对于逾期支付租金的情况，应按合同约定承担违约责任，如滞纳金或违约金。根据《民法典》第585条，逾期支付租金应支付逾期利息，利率按合同约定或法定标准执行。租金支付应建立台账管理，记录每次支付情况，便于后续结算与审计。根据《企业会计准则》第38号，租金支付应作为一项费用进行核算，确保财务数据准确。2.3租赁物的交接与维护租赁物交接应由出租人负责，确保租赁物处于良好状态，符合合同约定。根据《房地产租赁合同示范文本》第12条，交接应包括房屋设施、设备、装修情况等详细清单。租赁物交接后，出租人应提供使用说明及维护指导，确保承租人能正确使用租赁物。根据《物业管理条例》第28条，出租人应定期检查租赁物，及时发现并处理问题。租赁物的维护责任应明确划分，通常由出租人负责日常维护，承租人负责正常使用。根据《房屋使用管理规定》第10条，承租人应定期对租赁物进行检查，及时报告损坏情况。租赁物的维修费用应由双方协商确定，若因承租人原因造成损坏，应由承租人承担维修费用。根据《房屋租赁合同示范文本》第13条，维修费用应按合同约定执行。租赁物的交接应进行书面确认，包括交接时间、物品清单、验收情况等。根据《房地产交易管理办法》第16条，交接应由双方签字确认，确保责任明确。2.4租赁期限与终止租赁期限应明确约定起止时间，一般为一年至五年不等，具体期限由合同约定。根据《民法典》第734条，租赁期限不得超过二十年，超过二十年的合同无效。租赁期限届满后，如双方未签订续租合同，租赁关系终止。根据《民法典》第735条，租赁期限届满后，承租人有权要求续租，出租人应予以同意。租赁期限终止后，承租人应按合同约定退还租赁物，若存在未结清费用，应一并结清。根据《房地产租赁合同示范文本》第14条，租赁物返还应由双方共同验收，确保无遗留问题。租赁期限终止前，双方应协商续租事宜，若协商一致，应签订新合同。根据《合同法》第141条，续租合同应明确新的租赁期限、租金标准及违约责任。租赁期限终止后，若出租人继续出租该房屋，承租人应提前通知，否则视为违约。根据《民法典》第736条，承租人应提前30日书面通知出租人，方可解除合同。第3章租赁物的管理与使用3.1租赁物的使用规定根据《民法典》第744条，租赁物的使用应遵循“合法使用”原则，承租人不得擅自改变租赁物的用途或结构，否则可能构成违约。租赁物使用需符合国家及地方相关法规，如《城市房地产管理法》第28条对租赁物用途的限制，以及《城镇房屋租赁管理办法》中对租赁用途的明确规定。租赁物使用应遵循“合理使用”原则，不得擅自拆除、改建或改变用途，否则可能需承担违约责任。租赁物使用过程中，承租人应遵守物业管理规定，如《物业服务合同》中关于使用权限的约定，以及《房屋使用管理规定》中对公共区域使用的要求。租赁物使用需保持基本功能完好，如《房屋租赁合同》中约定的“正常使用”条款，若因使用不当导致损坏，承租人需承担修复或赔偿责任。3.2租赁物的维护与修缮租赁物的维护应遵循“预防为主，及时维修”原则，根据《房屋建筑维护技术规范》（JGJ101-2014）要求，定期进行检查与维护。租赁物的维修费用应由承租人承担，若因使用不当导致损坏，需按《房屋租赁合同》约定承担维修责任。租赁物的修缮应遵循“先修后租”原则，确保租赁物在租期内保持良好状态，避免因设备老化或结构损坏影响租赁使用。租赁物的修缮应由具备资质的维修单位进行，如《建筑维修管理规定》中要求的“专业维修”原则，确保维修质量符合标准。租赁物的修缮记录应由承租人签字确认，作为租赁合同履行情况的证明，依据《房屋租赁合同》第13条的规定。3.3租赁物的转租与变更租赁物的转租需经出租人书面同意，依据《民法典》第744条，转租合同应与原租赁合同一并签订，确保合法合规。转租合同应明确转租期限、租金标准、租赁物使用范围等内容，确保租赁物的使用权不被侵犯。租赁物的变更需经出租人书面同意，如《房屋租赁合同》第14条规定的“变更约定”，变更内容需书面确认。租赁物的变更包括但不限于用途、面积、位置等，需符合《城市房屋租赁管理办法》中对租赁物变更的限制。租赁物变更后，承租人应及时向出租人报告变更情况，确保租赁物的使用符合合同约定。3.4租赁物的损坏与赔偿的具体内容租赁物因正常使用导致的损坏，承租人应承担修复责任，依据《民法典》第563条，修复费用由承租人承担。租赁物因非正常使用导致的损坏，如人为损坏或意外事故，承租人需承担全部赔偿责任，依据《房屋租赁合同》第15条。租赁物损坏的赔偿标准应根据《房屋租赁合同》约定，若无约定，应参照《城市房屋租赁管理办法》中的赔偿标准执行。租赁物损坏的赔偿金额应以实际损失为准，包括修复费用、折旧损失、租金损失等，依据《房屋租赁合同》第16条。租赁物损坏的赔偿应由承租人及时通知出租人，并在规定期限内完成修复，否则可能视为违约。第4章租金与押金管理4.1租金标准与支付方式租金标准应依据市场租金水平、房屋位置、面积及用途进行确定，通常采用市场租金调查数据作为基准，确保租金合理且具有竞争力。根据《房地产市场调研与定价理论》（2020），租金应反映房屋的使用价值与市场供需关系。租金支付方式一般采用月付或季付，具体应根据租客的还款能力与租赁期限确定。若租客为长期租客，可采用分期支付或按年支付方式，以降低资金压力。为保障租金收入的稳定性，建议采用银行转账或第三方支付平台作为主要支付方式，确保资金安全与交易透明。根据《中国房地产交易实务》（2019），电子支付方式在房地产交易中应用广泛，有利于提升效率与信任度。租金标准应明确写入合同，包括起始时间、调整机制及违约责任条款。根据《合同法》（2017），合同条款应具体、明确，避免歧义。对于长期租客，可设置租金调整机制，如根据市场租金变化或房屋维护情况调整租金，确保租客与房东的权益平衡。4.2押金的收取与退还押金通常为租金的一定比例，一般为1个月至3个月的租金，具体比例应根据房屋类型、租客信用及市场惯例确定。根据《房地产租赁合同法律实务》（2021），押金的收取比例应符合相关法律法规，不得随意提高。押金应在合同签订后一次性缴纳，或分两次缴纳，具体应明确约定缴纳方式与时间。根据《民法典》（2021），押金的退还应遵循“先退后补”原则，确保租客权益。押金退还应根据租赁期限、房屋状况及租客履约情况确定。若租客无违约行为，押金应全额退还；若存在违约，押金可部分扣除或不予退还。根据《合同法》（2017），押金退还需书面通知并提供相关凭证。对于长期租客，可设置押金退还的条件，如租期满后房屋无损坏、租金无拖欠等，方可退还押金。根据《房地产租赁管理规范》（2020），押金退还应遵循“先查后退”原则，避免纠纷。押金金额应明确写入合同，并在合同中注明退还的时间与条件，确保双方权利义务清晰。4.3租金调整与变更租金调整应基于市场租金水平、房屋状况、租客履约情况等因素进行，通常由房东或物业根据市场调研结果提出调整建议。根据《房地产市场动态分析》（2022），租金调整应遵循“市场导向、合理调整”的原则。租金调整方式可为固定比例调整、固定金额调整或按市场租金指数调整，具体应根据实际情况选择。根据《房地产经济学》（2021），租金调整应提前通知租客，并明确调整幅度与时间。若租金调整涉及较大变动，应提前30日书面通知租客，并提供调整原因及依据，确保租客知情权。根据《合同法》（2017），合同变更应遵循公平原则，不得单方面随意调整。租金调整需在合同中明确约定，包括调整频率、调整方式、调整幅度及通知期限等，以避免争议。根据《房地产合同管理实务》（2020），合同条款应具体、明确，确保双方理解一致。对于租客而言，若因市场波动或房屋状况变化导致租金调整，应确保调整后的租金合理且符合市场水平，避免租客因租金过高或过低而产生纠纷。4.4租金违约责任的具体内容租金违约责任应明确约定租客未按时支付租金的违约金比例，通常为未付租金的1%-3%，具体比例应根据合同约定执行。根据《民法典》（2021），违约金应合理，不得过高或过低。若租客未按时支付租金，房东有权要求其支付违约金，并可依法追讨欠款及利息。根据《合同法》（2017），违约责任应明确，以保障房东权益。租金违约责任还应包括租客擅自转租、擅自退租等行为的处理方式，如要求赔偿损失、终止合同等。根据《房地产租赁合同法律实务》（2021），违约行为应依法处理，避免纠纷。租金违约责任应结合租客的违约行为、违约时间及影响程度进行综合判定，确保责任合理且具有可操作性。根据《房地产合同管理实务》（2020），责任认定应客观、公正。对于严重违约行为，房东可依法解除合同，并要求租客赔偿相关损失，包括但不限于租金、违约金及律师费用。根据《民法典》（2021），违约方应承担全部责任，确保合同履行的严肃性。第5章合同变更与解除5.1合同变更的条件与程序合同变更需符合法定条件，如《民法典》第545条明确规定，当事人协商一致可以变更合同，但需确保变更内容不违反法律、行政法规的强制性规定，且不得损害国家利益、社会公共利益或第三人合法权益。合同变更应通过书面形式作出，如《民法典》第546条指出，变更合同应采用书面形式，包括但不限于补充协议、变更条款等，以确保变更内容具有法律效力。在租赁合同中，若因不可抗力或情势变更导致合同无法履行，一方可依据《民法典》第563条提出解除合同或变更合同条款，但需提供充分证据证明情势变更的存在。一般情况下，合同变更需经双方签署确认，如《最高人民法院关于审理租赁合同纠纷案件适用法律问题的解释》（法释〔2020〕10号）中明确，租赁合同变更需书面形式，并由出租人和承租人协商一致。案例显示，2021年某市法院判例中，因疫情导致租赁合同无法履行，法院支持承租人解除合同并要求出租人退还押金，体现了合同变更在特殊情形下的适用。5.2合同解除的条件与程序合同解除需满足法定或约定的条件，如《民法典》第563条指出，合同解除可由当事人协商一致、一方违约或不可抗力等情形发生。若一方违约，另一方可依据《民法典》第563条第2款提出解除合同，但需在合理期限内通知对方，如《最高人民法院关于审理租赁合同纠纷案件适用法律问题的解释》中规定，解除权行使应以书面形式通知。在租赁合同中，若承租人逾期支付租金超过一定期限，出租人可依据《民法典》第585条主张解除合同，并要求承租人承担违约责任。《民法典》第563条还规定，合同解除后，尚未履行的合同义务应终止，已履行的则应根据履行情况处理。实务中，2022年某地法院判例显示，因承租人长期拖欠租金，出租人可依据合同解除条款，要求承租人搬离并支付违约金，体现了合同解除程序的实践应用。5.3合同解除的法律后果合同解除后，双方应依据合同约定履行相应义务，如未履行的应承担违约责任，如《民法典》第563条第2款规定。若合同解除后，租赁物仍可使用，承租人应按约定支付剩余租金，如《最高人民法院关于审理租赁合同纠纷案件适用法律问题的解释》中规定，合同解除后，承租人应继续履行合同义务。合同解除后，若出租人要求承租人搬离，承租人应配合，如《民法典》第563条第3款规定，合同解除后，承租人应按合同约定履行相关义务。合同解除后，若承租人未按约定支付租金，出租人可主张违约金，如《民法典》第585条第1款规定，违约金应为违约行为发生时的合理预期。实务中，2023年某地法院判例显示，因承租人违约，出租人解除合同并要求赔偿损失，体现了合同解除后法律后果的实践应用。5.4合同终止后的善后处理的具体内容合同终止后，双方应结清全部费用，如租金、押金、水电费等，如《民法典》第563条第3款规定，合同终止后，双方应履行结算义务。若合同终止后，承租人未搬离，出租人可依法要求其搬离，如《民法典》第563条第3款规定，合同终止后，承租人应配合搬离。合同终止后，若承租人未按约定支付租金，出租人可依据合同约定主张违约责任，如《民法典》第585条第1款规定。合同终止后，出租人可依法要求承租人承担违约责任，如《民法典》第563条第2款规定，合同解除后，违约方应承担相应责任。实务中，2022年某地法院判例显示，因合同解除，承租人未搬离，出租人依法要求其搬离并支付违约金，体现了合同终止后的善后处理实践。第6章合同争议的解决6.1合同争议的解决方式合同争议的解决方式主要包括协商、调解、仲裁和诉讼四种形式。根据《中华人民共和国民法典》相关规定，当事人可以自愿协商达成一致，或通过第三方调解机构进行调解，以达成和解协议。协商是争议解决的首选方式，具有成本低、效率高的特点。若协商不成，当事人可申请仲裁，仲裁机构依据《中华人民共和国仲裁法》进行裁决，裁决具有法律效力，且通常比诉讼程序更快捷。根据《仲裁法》第2条，仲裁实行“自愿原则”，当事人可自主选择仲裁机构。诉讼是争议解决的最后手段，依据《民事诉讼法》的规定，当事人可向有管辖权的人民法院提起诉讼。根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第227条，法院审理案件一般应在6个月内作出判决，若案件复杂，可延长至6个月以上。合同争议的解决方式应遵循“自愿、合法、公平、公正”原则，确保争议解决过程的合法性与合理性。根据《合同法》第130条，合同双方应本着诚实信用原则履行合同义务，避免争议产生。争议解决方式的选择应根据合同约定、当事人意愿及实际情形综合判断。若合同中未明确约定解决方式，应优先采用协商或调解，若协商调解无效，则可选择仲裁或诉讼。6.2仲裁与诉讼的程序仲裁程序通常包括仲裁申请、受理、仲裁庭组成、开庭审理、裁决及执行等阶段。根据《仲裁法》第18条，仲裁庭由3名仲裁员组成，且仲裁员应具备相应的专业资格。诉讼程序包括起诉、受理、审理、判决及执行等环节。根据《民事诉讼法》第124条，人民法院应在收到起诉状之日起5日内决定是否受理，若受理则应在7日内立案，并通知当事人。仲裁与诉讼程序均需遵循法定程序，仲裁裁决为终局裁决，诉讼判决为生效判决。根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第228条，仲裁裁决与法院判决具有同等法律效力。仲裁程序一般比诉讼程序更快，且不公开审理，有利于保护当事人的隐私。根据《仲裁法》第11条，仲裁庭可依据证据和事实作出裁决，裁决书应载明仲裁请求、事实、理由及裁决结果。仲裁与诉讼程序均应依法进行，当事人可依法申请财产保全或证据保全，以保障自身权益。根据《民事诉讼法》第100条，法院可根据申请采取保全措施，防止当事人转移财产。6.3争议解决的法律依据争议解决的法律依据主要包括《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国仲裁法》《中华人民共和国民事诉讼法》等法律法规。根据《民法典》第583条，合同纠纷可依法通过协商、调解、仲裁或诉讼解决。仲裁法规定了仲裁的适用范围、程序及效力，是争议解决的重要法律依据。根据《仲裁法》第1条，仲裁是解决合同纠纷的一种方式，具有强制执行力。民事诉讼法规定了诉讼程序的各个环节，包括起诉、审理、判决及执行等，是争议解决的法定程序。根据《民事诉讼法》第121条，法院应依法受理并审理民事案件。合同争议的解决应依据合同约定和相关法律法规，确保争议解决的合法性和规范性。根据《合同法》第122条，合同当事人应遵守合同约定，履行合同义务，避免争议产生。争议解决的法律依据应结合具体案件情况，综合考虑合同条款、法律规定及司法实践，确保争议解决的公正性和合理性。根据《最高人民法院关于审理合同纠纷案件适用法律问题的解释》第1条，合同纠纷的解决应以合同条款为基础，兼顾法律适用。6.4争议处理的时效的具体内容争议处理的时效通常以合同约定或法律规定为准，若合同未约定，则适用法定时效。根据《民法典》第188条，民事权益受到侵害的，权利人有权在知道或者应当知道权利受到侵害之日起二年内向人民法院主张权利。仲裁时效一般为四年，自当事人知道或应当知道权利受到侵害之日起计算。根据《仲裁法》第24条，仲裁时效期间不适用中止、中断、延长等情形。诉讼时效一般为三年，自权利人知道或应当知道权利受到侵害之日起计算。根据《民事诉讼法》第135条，诉讼时效期间不适用中止、中断、延长等情形。争议处理的时效应根据具体情况确定，若涉及财产争议，时效通常为三年；若涉及人身权益，时效通常为两年。根据《民法典》第188条，时效的起算点和计算方式应明确。争议处理的时效应严格遵守法律规定，当事人不得通过协商、调解等方式规避时效。根据《民法典》第188条，时效的起算点和计算方式应以法律为准，确保争议处理的公正性与合法性。第7章合同档案与保密7.1合同档案的管理要求合同档案的管理应遵循“统一归档、分级保管、动态更新”的原则，确保合同信息的完整性和可追溯性。根据《中华人民共和国合同法》及相关司法解释，合同档案应按照合同类型、签订时间、签订主体等进行分类管理，以满足法律审查与纠纷处理的需求。合同档案应实行电子化管理，确保数据安全与可检索性，同时应保留纸质档案作为备份，符合《电子签名法》及《档案法》的相关规定。合同档案的保管期限应根据合同性质和法律要求确定，一般为合同履行完毕后30年，特殊合同则需延长至50年，具体期限应结合地方政策和行业规范执行。合同档案的借阅需严格登记，借阅人须提供有效身份证明，并遵守保密规定，防止信息泄露。根据《企业档案管理规定》，借阅档案需经档案管理人员审批，并在归还后及时销毁或归还。合同档案的销毁应遵循“谁产生、谁负责”的原则，销毁前需经档案管理部门审核，并确保所有合同信息已按规定归档，无遗漏或误删情况。7.2合同信息的保密义务合同信息的保密义务应贯穿于合同签订、履行及归档全过程，确保合同内容不被未经授权的人员获取或泄露。根据《民法典》第1035条，合同当事人应履行保密义务，防止商业秘密或敏感信息被滥用。对于涉及房地产租赁的合同，尤其是涉及产权、租金、违约责任等内容，保密义务尤为严格，需通过签订保密协议、设置保密条款等方式加以保障。保密义务的范围应明确界定，包括合同内容、履行过程、争议处理等，防止因信息泄露导致的法律纠纷或经济损失。根据《商业秘密保护条例》，未履行保密义务的，可能承担相应的法律责任。保密义务的履行应纳入合同管理流程，合同签订后，双方应建立保密机制，如设置保密期限、保密责任划分等，确保信息在合同有效期内不被非法披露。对于涉及第三方合作的合同，应明确保密责任的归属，确保合同信息在合作过程中不被泄露，避免因信息泄露引发的法律风险。7.3合同变更与归档合同变更应遵循“变更记录可追溯、变更内容可查证”的原则，变更内容需在合同中明确记载，并由双方签字确认，以确保变更的合法性和可追溯性。根据《合同法》第10条，合同变更应以书面形式作出，不得以口头形式变更。合同变更后，应及时更新合同档案，确保档案内容与实际合同一致，避免因档案不一致导致的法律纠纷。根据《档案管理规定》，合同变更后应由档案管理人员进行审核并更新归档。合同变更应记录变更原因、变更内容、变更双方签字及日期，确保变更过程的透明和可查。根据《企业档案管理规范》，变更记录应作为合同档案的重要组成部分。合同变更后，应按照合同类型和管理要求进行归档，确保变更后的合同信息完整、准确，便于后续查阅和管理。合同变更应由合同管理部门统一管理，确保变更流程规范、责任明确，防止因变更不规范导致的档案混乱或法律问题。7.4合同归档的期限与保存的具体内容合同归档的期限应根据合同性质和法律要求确定，一般为合同履行完毕后30年，特殊合同则需延长至50年，具体期限应结合地方政策和行业规范执行。根据《档案法》第15条，合同档案的保管期限应与法律要求一致。合同档案的保存内容应包括合同文本、补充协议、变更记录、履约证明、违约处理记录等，确保合同信息的完整性。根据《合同法》第108条，合同履行过程中产生的相关材料均应纳入档案管理。合同档案应按时间顺序归档，按合同类型、签订主体、签订时间