合同管理风险预案方案

合同管理风险预案方案一、总则（一）目的为规范合同管理全流程风险防控，建立事前预防、事中监控、事后应对的闭环管理体系，有效降低合同纠纷发生概率，保障企业合法权益，特制定本预案。（二）适用范围本预案适用于企业所有合同管理活动，包括但不限于合同起草、评审、签署、履行、变更、终止及归档等环节，涉及合同管理部门、业务部门、财务部门、法务部门等协同单位。（三）基本原则预防为主：通过标准化流程和风险清单提前识别潜在风险，从源头减少问题发生。分级负责：按照风险等级明确各部门职责，高风险事件由管理层主导处置，低风险事件由业务部门协同解决。快速响应：建立风险事件上报和应急启动机制，保证事件发生后24小时内启动处置流程。动态优化：定期复盘风险案例，结合业务变化更新风险清单和预案措施，保证适用性。二、风险识别与评估（一）风险类型合同管理风险贯穿全生命周期，主要分为以下四类：主体风险：合同方主体资格不合格（如无资质、超越经营范围）、履约能力不足（如财务恶化、失信记录）。条款风险：合同条款模糊（如付款节点未明确、违约责任不对等）、法律合规问题（如违反强制性规定、格式条款无效）。履行风险：交付延迟、质量不达标、付款拖欠、不可抗力（如自然灾害、政策变更）导致合同无法履行。管理风险：合同档案丢失、审批流程遗漏、变更手续不规范引发争议。（二）识别方法流程梳理法：绘制合同管理流程图（如“合同起草-评审-签署-履行-归档”），标注关键控制点，识别各环节潜在风险点。案例复盘法：分析近3年合同纠纷案例，提炼高频风险场景（如供应商延迟交货、客户拖欠货款）。专家访谈法：组织法务、业务、财务等部门人员，通过结构化访谈识别隐性风险（如行业特有合规要求）。（三）风险评估标准采用“可能性-影响程度”矩阵评估风险等级，具体标准可能性轻微（如小额损失、短期延误）一般（如中等损失、流程中断）严重（如重大损失、法律诉讼）高（≥60%）中风险高风险极高风险中（30%-60%）低风险中风险高风险低（＜30%）低风险低风险中风险示例：合同方无相关经营资质（可能性高），且涉及核心业务（影响严重），评估为“极高风险”。三、分类风险预案（一）主体风险预案1.风险场景合同方伪造营业执照、资质证书；合同方履约过程中出现重大失信行为（如被列入经营异常名录）；合同方财务状况恶化，无法履行付款或交付义务。2.应对措施（1）事前预防业务部门在合作前通过“国家企业信用信息公示系统”核实合同方资质，留存查询截图；对金额超50万元或涉及核心业务的合同，要求合同方提供近一年经审计的财务报表，评估其偿债能力。（2）事中监控每季度通过第三方信用平台查询合同方信用状况，发觉异常（如被执行、失信）立即启动预警；建立合同方履约能力评估表，从“财务指标（资产负债率、现金流）、生产/服务能力（产能、设备）、历史履约记录（逾期次数、质量投诉）”三维度每半年更新评估结果。（3）事后处置发觉合同方资质造假或重大失信行为，立即终止合同并追究违约责任，同时通过法律途径追回已支付款项；若合同方财务恶化但仍有履约可能，协商签订补充协议，增加“分期付款”“第三方担保”等保障条款。（二）条款风险预案1.风险场景付款节点约定不明确（如“验收后付款”未明确验收时限）；违约责任不对等（如甲方违约责任条款缺失，乙方违约责任严苛）；争议解决方式约定模糊（如“协商解决”未明确协商期限，或未约定管辖法院）。2.应对措施（1）条款标准化制定《合同条款指引》，明确关键条款规范模板（如付款节点需标注“X个工作日内”“以银行到账为准”）；法务部门对合同条款进行形式审查（完整性、合规性）和实质审查（公平性、可执行性），出具书面评审意见。（2）重点条款审查清单审查项目标准要求主体信息名称、统一社会信用代码、地址等与证件一致，避免简称或别名标的物/服务规格型号、数量、质量标准描述清晰，可验收（如附技术附件）付款方式明确金额、币种、账户、时间节点，避免“验收合格后支付”等模糊表述违约责任双方违约责任对等，明确违约金计算方式（如“按逾期金额0.05%/日支付”）争议解决约定由“合同签订地有管辖权法院”或“仲裁委员会仲裁”，避免“协商解决”无限期（3）争议化解对条款争议，由法务部门牵头组织业务部门与合同方协商，必要时引入第三方专业机构（如行业专家、调解委员会）；协商不成的，收集合同、往来函件、验收记录等证据，通过诉讼或仲裁途径解决，同时评估对方财产线索，申请财产保全。（三）履行风险预案1.风险场景供应商未按期交付货物，导致生产计划延误；客户验收不合格，拒绝支付款项；不可抗力（如疫情、政策调整）导致合同无法继续履行。2.应对措施（1）履约跟踪机制业务部门建立《合同履行台账》，记录交付/验收时间、进度、问题反馈等，每周更新；对关键节点（如交付、付款）提前3个工作日提醒合同方，未按时履约的，发送《履约催告函》并留存证据。（2）问题处置流程交付延迟：分析原因（如产能不足、物流问题），若属对方责任，按约定收取违约金；若属我方原因（如订单变更），协商调整交付时间并签订补充协议；验收不合格：明确整改标准和时限，要求合同方限期修复；多次整改仍不合格的，解除合同并要求赔偿损失；不可抗力：及时向对方提供证明材料（如部门公告、气象报告），协商变更或解除合同，若需继续履行，可调整履行期限或部分条款。（四）管理风险预案1.风险场景合同原件丢失，引发履约争议；审批流程中未涉及关键部门（如财务未参与付款条款评审）；合同变更未签订书面补充协议，仅通过口头约定。2.应对措施（1）流程规范化实施“合同管理系统”全流程线上审批，明确各部门审批权限（如金额超100万元需分管领导审批）；合同签署后3个工作日内，将原件归档至档案室，扫描件系统并备份，电子档案保存期限不少于合同终止后10年。（2）责任追溯建立合同管理责任矩阵，明确各部门职责（业务部门负责条款确认、法务部门负责合规审查、财务部门负责付款审核）；对因审批遗漏、档案丢失等问题导致的风险，追究直接负责人和部门负责人责任，绩效挂钩处理。四、应急响应流程（一）风险事件上报发觉人：业务部门或岗位人员发觉风险事件（如合同方违约、条款争议），立即填写《风险事件报告表》（见附件1），1小时内提交至合同管理部门。核实：合同管理部门2小时内组织法务、业务部门核实事件真实性、严重程度，确定风险等级。（二）应急启动低风险：由业务部门制定处置方案，3个工作日内落实，合同管理部门备案；中风险：由分管领导牵头，成立专项小组（含业务、法务、财务），5个工作日内制定并实施处置方案；高风险/极高风险：立即启动应急预案，由总经理领导成立应急指挥部，24小时内制定处置方案，必要时聘请外部律师参与。（三）处置与复盘处置过程中，每3天向指挥部汇报进展，重大事项即时上报；事件处置完成后5个工作日内，组织复盘会议分析原因，更新风险清单和预案措施，形成《风险事件复盘报告》。五、工具与模板应用（一）合同风险清单表用途：系统化识别合同管理全流程风险点，为风险预判提供依据。使用步骤：业务部门在合同签订前，根据《合同管理流程》和《风险识别清单》，填写“风险描述”“涉及环节”；法务部门评估“可能性”“影响程度”，确定“风险等级”；风险等级为“高”及以上风险的，需在“应对措施”栏明确具体方案及责任人。风险编号风险类型具体描述涉及环节可能性影响程度风险等级应对措施责任人完成时限FX-001主体风险合同方无相关行业资质签订前高严重高风险要求提供资质证明并核实业务经理签订前3天FX-002条款风险付款节点未明确具体日期起草中一般中风险修改为“验收合格后10个工作日内”法务专员起草时（二）风险评估矩阵表用途：可视化展示风险等级，辅助决策优先级。使用步骤：根据“可能性”和“影响程度”评估结果，在矩阵中定位风险区域；“极高风险”区域事件需24小时内上报，“高风险”区域事件需48小时内上报。轻微影响一般影响严重影响高可能性中风险高风险极高风险中可能性低风险中风险高风险低可能性低风险低风险中风险（三）风险事件报告表用途：规范风险事件信息记录，保证处置依据充分。使用步骤：发觉人填写事件发生时间、涉及合同编号、问题描述等基础信息；合同管理部门核实后补充“初步评估”“建议措施”，提交至分管领导。事件名称发生时间涉及合同编号问题描述初步评估建议措施报告人联系方式供应商延迟交付2023-10-10HT-2023-085原定10月8日交付，未完成中风险发送催告函某某部门内部电话客户拒付货款2023-10-12HT-2023-092以质量不合格为由拒付高风险协商整改并法律准备某某部门内部电话（四）应急处置记录表用途：跟踪应急响应全流程，保证措施落地。使用步骤：应急小组每日填写处置进展、结果及下一步计划；处置完成后，汇总记录并归档，作为后续复盘依据。事件编号处置阶段时间节点具体措施负责人结果下一步计划YJ-003启动预案10月10日14:00成立专项小组，联系供应商沟通某某小组已组建10月11日前要求对方回复YJ-003协商解决10月11日16:00签订补充协议，延迟3天交付某某协议已签署跟踪10月14日交付情况六、注意事项（一）日常管理强化定期培训：每季度组织合同管理培训，内容包括法规更新、风险案例分享、系统操作，重点提升业务人员风险识别能力；流程优化：每年结合业务发展和风险复盘结果，修订《合同管理办法》和《风险清单》，删除冗余环节，增加新型风险防控点（如数据安全、隐私保护条款）。（二）跨部门协同建立“合同管理联席会议”机制，每月召开一次，由合同管理部门牵头，协调解决跨部门争议（如业务与法务对条款的分歧）；明确信息共享范围：业务部门向法务部门提供客户背景资料，财务部门向业务部门提供合同方付款记录，保证风险信息对称。（三）档案管理规范合同档案实行“一人一档”，按“合同正本、审批文件、补充协议、履约记录”分类排序，电子档案设置查阅权限，仅相关人员可访问；档案丢失或损毁的，按《档案管理制度》追责，同时采取补救措施（如要求合同方提供复印件并加盖公章）。（四）动态更新机制市场环境或法律法规变化时（如《民法典》相关条款修订），合同管理部门需在15天内完成风险清单和预案更新，并组织专项培训；对新型风险（如跨境合同汇率波动、数字合同效力问题），及时组织调研，制定专项防控指引。本预案自发布之日起实施，由合同管理部门负责解释和修订。各部门需严格落实预案要求，保证合同管理风险可控、可防、可处置。七、责任追究机制（一）分级问责标准根据风险事件造成的损失程度和处置表现，明确不同层级的责任追究规则：责任层级适用情形追究方式直接责任人未按流程审核资质、遗漏关键条款、档案丢失等直接原因导致风险事件绩效扣减10%-30%；年度考核降级；情节严重者调离岗位部门负责人未履行职责、未及时上报风险、跨部门协作不力绩效扣减5%-20%；部门年度评优资格取消；连续两次约谈管理层人员决策失误、未批准必要防控措施、重大事件处置不力绩效扣减15%-50%；取消年度奖金；职务调整集体责任因制度缺失、培训不到位等系统性问题导致高频风险事件部门年度绩效考核降级；限期整改并提交《改进报告》（二）免责条款符合以下情形且已尽到合理注意义务的，可酌情减轻或免除责任：因不可抗力（如自然灾害、政策突变）直接导致风险事件；已按预案采取防控措施，仍因第三方恶意行为（如合同方欺诈）发生风险；事件发生后第一时间上报并积极配合处置，有效降低损失。八、考核与改进（一）绩效指标设定合同管理风险防控纳入企业整体绩效考核，核心指标包括：指标类别具体指标目标值数据来源风险预防效果合同条款合规率≥95%法务部门季度抽查主体资质核验率100%合同管理系统留痕记录风险处置效率风险事件响应及时率（≤24h）≥90%风险事件报告表重大纠纷结案周期≤90天法务部门案件台账管理水平提升风险清单更新覆盖率100%合同管理部门备案记录员工风险培训参与率≥95%培训签到记录及考核结果（二）持续改进流程季度复盘：每季度末由合同管理部门汇总风险数据，分析高频风险点（如连续3次出现”付款延迟”）；召开跨部门改进会议，制定针对性措施（如增加信用评估频率、优化付款条款模板）。年度评审：每年12月组织《合同管理风险预案》全面评审，结合法规变化（如新颁布《数据安全法》）、业务模式调整（如新增跨境电商业务）；修订预案内容，更新风险清单、工具表格及处置流程，经管理层审批后发布新版。九、附则（一）预案解释权本预案由企业合同管理部门负责解释和修订，各部门在执行中遇有疑问，须以书面形式向合同管理部门咨询，不得擅自调整条款。（二）生效日期本预案自发布之日起实施，原《合同风险防控管理办法