内部审核记录表填写规范

内部审核记录表填写规范一、引言内部审核记录表是内部审核活动的直接产物，是审核过程、审核发现、审核结论的客观证据和正式记录。其填写质量直接反映了审核工作的规范性、严肃性以及审核结果的可信度，对后续纠正措施的制定、实施、验证，乃至管理体系的持续改进都具有至关重要的意义。为统一填写标准，确保记录的准确性、完整性、清晰性和可追溯性，特制定本规范。全体审核人员及相关记录填写人员均需严格遵照执行。二、审核基本信息栏的规范填写审核基本信息是记录表的“身份标识”，必须清晰、准确、完整，为后续查阅和追溯提供基础。1.审核类型/目的：应明确填写本次审核的具体类型，如“例行内部审核”、“专项内部审核（针对XX过程）”、“年度监督审核”等，并简要说明审核目的，例如“验证管理体系运行的符合性与有效性”、“评估XX纠正措施的落实情况”。避免使用模糊不清的表述。2.审核部门/过程：需准确填写被审核的具体部门名称或体系过程名称。若涉及多个部门或过程，应逐一列出，或在“其他”栏补充说明，确保覆盖无遗漏。3.审核日期：填写审核实施的具体起止日期，应精确到日。若审核跨多日或分阶段进行，需完整记录各阶段的日期。4.审核员：填写参与本次审核的审核员姓名。若有组长和组员之分，可分别注明。5.陪同人员：填写被审核部门指定的、全程陪同审核的人员姓名。6.审核日期：再次确认与前述日期一致，确保无笔误。三、审核依据的准确列明审核依据是判断审核发现符合性的标尺，必须准确、全面。1.应列出本次审核所依据的主要文件，通常包括：*组织的管理体系文件（如质量手册、程序文件等）；*相关的法律法规、标准及其他要求；*客户合同（如适用）；*审核计划。2.填写时，应注明文件的完整名称，如有版本号或发布日期，也应一并填写，以确保追溯的准确性。例如：“《XX公司质量管理手册》（A/0版）”、“GB/T____idtISO9001:2016”。四、审核发现与记录的规范性此部分是审核记录表的核心，需客观、具体、清晰地记录审核过程和结果。1.审核条款/过程/要素：*应准确填写所审核的管理体系标准条款号、手册章节号或具体过程/活动名称。例如：“ISO9001:20168.5.1生产和服务提供的控制”或“采购过程”。*确保条款与所审核的内容直接对应，避免张冠李戴。2.审核发现描述：*客观事实：描述应基于现场观察、文件查阅、人员访谈等获得的客观事实，避免主观臆断、猜测或个人情感色彩的表述。*准确具体：明确指出在何时、何地、针对何事、观察到何种情况。例如，不应仅写“文件管理混乱”，而应具体描述为“在XX部门档案室，发现编号为XXX的《XX作业指导书》为作废版本（版本A/0），但仍在现场被使用。”*要素齐全：对于不符合项，描述应包含“不符合事实”、“不符合的条款号及内容”、“不符合的性质（如严重、一般）”这三个基本要素。*正面发现：对于符合要求的方面，也应适当记录，特别是那些具有代表性或值得推广的良好实践。描述应简洁明了，例如：“现场查看了XX产品的检验记录，均按规定频次和项目进行，记录完整、清晰，检验员签字确认。”3.不符合项描述的特殊要求：*清晰界定：明确指出不符合哪个文件的哪个具体条款，以及实际情况与要求之间的差距。*可追溯性：所描述的事实应能够被追溯和验证，必要时可注明证据来源，如“查看了编号为XXX的记录”、“与XX岗位人员（姓名/工号）进行了确认”。*避免使用引导性或结论性语言：只需陈述事实，无需过多评论，让事实本身说明问题。4.观察项/改进建议：*对于那些未构成不符合，但可能影响管理体系有效性或存在潜在风险的情况，或有改进空间的方面，可作为观察项或改进建议记录。*此类记录应建设性，语气委婉，旨在促进改进。五、审核结论的明确表述审核结论是对本次审核活动的总体评价，应基于审核发现做出。1.明确指出被审核部门/过程的管理体系运行是否符合规定要求，是否有效。2.对审核发现的不符合项数量、严重程度进行概括。3.提出是否需要采取纠正措施及后续跟踪验证的建议。4.结论应客观、公正、简洁，避免模棱两可的表述。六、签字确认的规范审核记录表填写完毕后，需经相关人员签字确认，以确保记录的有效性和责任的明确。1.审核员签字：审核员应对所记录内容的真实性、准确性负责，并签字确认。2.被审核部门代表签字：被审核部门代表应对审核过程的配合以及对审核发现（尤其是不符合项）的确认（或提出异议）签字。若有异议，应在记录表的相应位置或附件中说明。3.日期：签署相应的签字日期。七、填写的通用要求与注意事项1.字迹清晰：无论是手写还是电子版打印，均应保证字迹/打印清晰可辨，避免潦草或模糊。2.语言规范：使用规范的书面语言，用词准确，语句通顺，避免口语化、随意化的表达。3.信息完整：确保记录表的各项内容均按要求填写，无遗漏。4.及时填写：审核发现应尽可能在审核现场及时记录，避免事后凭记忆补记导致遗漏或偏差。5.修改规范：如填写有误需要修改，应采用规范的修改方式（如杠改，并在修改处签名及注明日期），保持原记录的可辨认性，严禁随意涂改或覆盖。电子版记录修改应保留修改痕迹。6.保密性：内部审核记录通常涉及组织内部管理信息，应注意保密，按规定进行保管和分发。7.统一性：若组织有统一的记录填写模板和编码规则，应严格遵守，确保记录管理的规范化。八、总结规范填写内部审核记录表，是