合同审批流程及风险管理模板

合同审批流程及风险管理模板一、适用场景与范围二、合同审批全流程操作步骤（一）合同发起与起草需求明确：业务部门根据业务需求（如采购物资、提供服务、合作项目等），明确合同主体、标的、数量、价格、履行期限等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板一）。合同起草：业务部门负责人指定专人（如业务专员*）根据需求起草合同文本，内容需包含《_________民法典》规定的合同必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等），并参考企业标准合同模板。如需定制条款，需说明定制理由。附件准备：同步收集合同相关附件（如对方资质文件、技术参数、验收标准、报价单等），保证附件与合同内容一致。（二）部门内部审核业务部门初审：业务部门负责人（或部门经理）对合同的业务可行性、条款完整性、数据准确性进行审核，重点核对需求与合同内容是否匹配，价格是否符合公司定价政策，履行期限是否合理。跨部门会签（如需）：涉及多部门协作的合同（如采购合同需仓库确认需求、销售合同需市场部确认定价），由发起部门牵头组织相关部门会签，各部门在《合同审批流程表》（见模板二）中签署审核意见。（三）法务审核提交法务审核：业务部门将合同初稿（含附件）及《合同审批流程表》提交法务部门，注明业务背景及重点关注事项。法务审核要点：合同主体资格：对方是否为合法注册企业，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同内容，特殊行业是否具备资质（如食品经营许可证、安全生产许可证等）；合同条款合法性：是否符合法律法规及行业监管要求，是否存在无效或可撤销条款；权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理，是否存在单方面加重己方责任的条款；法律风险提示：对潜在法律风险（如管辖约定、知识产权、不可抗力等）提出修改建议。反馈与修改：法务部门出具《法务审核意见表》（见模板三），对合同修改提出明确意见。业务部门根据意见修改合同，法务部门复核通过后进入下一环节。（四）财务审核提交财务审核：法务审核通过后，业务部门将合同提交财务部门，重点审核与资金相关的条款。财务审核要点：价款与支付方式：价格构成是否清晰，支付条件是否合理（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等），是否符合公司财务管理制度；税费承担：税费约定是否明确，是否符合税法规定；资金风险：大额合同需评估对方支付能力，必要时要求提供担保；成本效益：是否符合公司成本控制目标，是否存在不合理支出。反馈与确认：财务部门在《合同审批流程表》中签署财务审核意见，对资金相关条款提出修改建议，业务部门确认后进入管理层审批。（五）管理层审批审批层级划分：根据合同金额及重要性确定审批层级（示例）：小额合同（金额≤10万元）：业务负责人、法务专员、财务经理*审批；中等金额合同（10万元＜金额≤50万元）：在上述基础上增加分管副总*审批；大额合同（金额＞50万元）：需提交总经理*或董事会审批。审批要点：管理层从战略匹配性、经营风险、资源投入等角度进行审批，重点关注合同是否符合公司年度经营目标，是否超出部门预算，是否存在重大经营风险。（六）合同签署与用印文本最终确认：审批通过后，业务部门确认合同最终文本，保证所有审核意见已落实，双方盖章页信息准确（如公司名称、统一社会信用代码、地址等）。用印申请：填写《合同用印申请表》（见模板四），附最终版合同文本及审批完整的《合同审批流程表》，提交行政或法务部门用印。签署规范：合同需由法定代表人或授权代表人签字并加盖公司公章（或合同专用章），授权签署的需附《授权委托书》（见模板五）。对方签署后，需核对对方签字盖章是否与主体资格文件一致，保证签署真实性。（七）合同归档与执行监控归档管理：签署完成的合同原件（含附件、审批文件）由行政部统一归档，电子版同步至合同管理系统，归档信息包括合同编号、名称、签署日期、对方方、金额、履行期限等，保证档案完整、可追溯。执行监控：业务部门负责合同履行跟踪，按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务、支付款项等），并填写《合同执行跟踪表》（见模板六），记录履行进度、验收情况、问题反馈等。财务部门根据合同约定监控资金支付，法务部门协助处理履行中的争议问题。履约验收：合同履行完毕后，业务部门组织验收（如货物验收、服务成果验收），出具《验收合格报告》，作为付款及合同终止的依据。三、合同审批与风险管理相关模板模板一：合同需求申请表申请部门申请日期合同类型（采购/销售等）业务需求简述合同主体信息对方方：对方地址：联系人：核心要素标的：数量/规模：预计金额：履行期限：附件清单（如资质文件、报价单等）部门负责人意见签字：日期：模板二：合同审批流程表合同编号合同名称签署日期环节责任部门/人审核要点业务发起业务部门*需求匹配性、条款完整性业务部门审核业务负责人*可行性、数据准确性法务审核法务部门*合法性、风险点财务审核财务部门*资金条款、成本控制管理层审批分管副总/总经理战略匹配、重大风险最终审批法务/行政*文本一致性、用印准备模板三：法务审核意见表合同编号审核日期审核人审核意见（分点列出修改建议，如：1.第3条“违约责任”建议明确具体赔偿比例；2.增加“争议解决约定为甲方所在地人民法院”）业务部门反馈对意见的采纳情况说明：签名业务部门负责人：*日期：模板四：合同用印申请表合同名称合同编号用印份数用印原因（如：正式签署采购合同）附件清单（最终版合同文本、审批流程表、授权委托书等）部门负责人意见签字：*日期：行政/法务意见签字：*日期：模板五：授权委托书授权人（公司）统一社会信用代码：受托人信息姓名：*职务：*证件号码号：*授权事项（如：代表本公司签署合同，处理合同相关谈判、履行等事宜）授权期限自年月日至年月日授权人声明本委托书真实有效，受托人行为由本公司承担法律责任。授权人（盖章）法定代表人签字：*日期：模板六：合同执行跟踪表合同编号合同名称对方方履行阶段时间节点履行内容（如：预付款支付）（如：货物交付）（如：验收）最终履约结论四、关键注意事项与风险防控（一）合规性要求合同内容必须遵守《_________民法典》《_________公司法》等法律法规，禁止签订违反法律强制性规定的合同（如非法集资、损害公共利益等）。涉及特殊行业（如食品、医药、建筑等）的合同，需保证对方具备相应资质，合同内容符合行业监管要求。（二）风险点防控主体风险：签约前务必核实对方主体资格，通过“国家企业信用信息公示系统”查询其是否存在经营异常、严重违法失信记录，避免与无资质或存在债务纠纷的主体合作。条款风险：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），明确违约责任的具体标准（如逾期付款按日万分之五支付违约金），争议解决方式优先约定由己方所在地法院管辖或仲裁机构仲裁。履约风险：大额合同可要求对方提供保证金、抵押或第三方担保，建立履约动态监控机制，定期跟踪对方履约能力（如经营状况、财务状况），发觉异常及时启动应对预案。（三）沟通协作业务部门、法务部门、财务部门需保持密切沟通，对审核中发觉的争议问题及时协商解决，避免因部门间信息不对称导致审批延误或风险遗漏。与对方协商合同条款时，需保留书面沟通记录（如邮件、会议纪要），作为后续争议解决的证据。（四）档案管理合同档案应保存至少合同履行期满后5年，电子档案需定期备份，防止因系统故障或人员变动导致档案丢失。涉及商业秘密的合同，需在档案中标注“保密”字样，限制查阅权限，保证信