会议决策流程及记录标准模板

会议决策流程及记录标准模板一、适用场景说明二、操作流程详解（一）会前准备阶段明确会议目标与议题会议发起部门需提前梳理核心目标，确定需决策的具体议题（每个议题聚焦单一主题，避免发散），并明确议题的优先级及预期成果。示例：议题1“Q3新产品上线推广方案决策”；议题2“跨部门协作流程优化方案评审”。确定参会人员根据议题内容邀请相关方：决策层（如总经理、分管领导）、执行部门负责人、技术/业务专家、记录人等。提前3个工作日发送参会通知，明确会议时间、地点、议题及需提前审阅的背景材料（如数据报告、方案初稿）。准备会议材料发起部门需整理议题背景、现状分析、备选方案（至少2个方案，含优缺点对比）、建议选项等材料，提前1天分发至参会人员，保证参会者有充分时间预研。（二）会中执行阶段会议开场与议程确认主持人宣布会议开始，介绍参会人员，重申会议目标及议程，确认是否有需调整的议题（如无紧急情况，按原议程进行）。议题讨论与决策议题陈述：由议题负责人简要介绍背景、核心问题及备选方案（限时5-10分钟/议题）。自由讨论：参会人员围绕方案可行性、资源需求、风险点等展开讨论，主持人控制发言顺序及时间，避免偏离议题。决策环节：对于常规议题，采用“多数表决制”（超过半数同意通过）；对于重大议题，需“一致同意”或“决策层最终裁定”；讨论未达成共识时，记录分歧点，明确下一步调研方向（如“需补充市场数据后重新讨论”）。明确行动项与责任人每个议题决策后，当场明确具体行动项（ActionItem），包括：任务内容、负责人、配合部门、完成时限（精确到日期）、所需资源（如预算、人力）。示例：行动项“市场部需于8月15日前完成竞品分析报告，负责人经理，配合部门调研组”。会议总结与下一步安排主持人总结各议题决策结果及行动项，明确记录人需在24小时内整理会议初稿，并发送至参会人员核对。（三）会后跟进阶段会议记录整理与分发记录人需在会后1个工作日内完成正式会议纪要，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决策结果、行动项（含负责人、时限）、附件清单。纪要经主持人审核无误后，2个工作日内分发至所有参会人员及相关执行部门，并抄送存档部门（如行政部、项目管理部）。行动项跟踪与反馈责任部门需按完成时限推进行动项，提前1天向记录人反馈进展；逾期未完成的，需提交书面说明（含原因及预计完成时间）。记录人每周汇总行动项进度，形成《会议决策跟踪表》，同步至决策层。会议复盘与闭环对于周期性会议（如季度例会），可在下次会议开头回顾上次会议行动项落实情况，保证“事事有回音、件件有着落”。三、标准模板表格表1：会议基本信息表项目内容会议名称[如：2023年Q3产品战略决策会]会议时间[年/月/日时:分-时:分]会议地点[会议室A/线上会议]主持人[姓名]（如：总经理总）记录人[姓名]（如：行政部助理）参会人员[部门1]姓名、[部门2]姓名、[部门3]姓名（共X人）缺席人员及原因[姓名]（[部门]），原因：[如：出差]会议议题1.议题1；2.议题2；……（按议程顺序）表2：议题讨论与决策记录表议题编号议题名称讨论要点（摘要）备选方案及优缺点对比决策结果（√/×）备注（如分歧点、待办事项）1.1Q3新产品上线推广方案经理：需优先考虑目标客群触达效率；工：预算有限，需聚焦线上渠道方案A：全渠道投放（优点：覆盖广；缺点：预算超15%）方案B：聚焦社交媒体+KOL（优点：预算可控；缺点：覆盖面窄）□方案A□方案B√方案B需补充KOL名单，由*组负责8月10日前提交1.2跨部门协作流程优化主管：当前审批环节多，效率低；专员：需明确各部门职责边界方案A：简化审批为3步（优点：效率高；缺点：风险增加）方案B：增加线上审批系统（优点：可追溯；缺点：开发周期长）□方案A√方案B□方案C系统开发由*部牵头，9月30日前完成测试表3：行动项跟踪表行动项编号行动内容责任人配合部门计划完成时间实际完成时间完成状态（□进行中□已完成□延期）延期原因（如延期）A01完成竞品分析报告*经理*调研组2023-08-152023-08-16□进行中□已完成□延期-A02提交KOL名单及合作方案*组长-2023-08-102023-08-10□进行中□已完成□延期-A03跨部门协作流程线上审批系统需求调研*主管*技术部2023-08-20-□进行中□已完成□延期-表4：会议附件清单附件编号附件名称提交部门提交人备注（如页数、版本号）F01Q3新产品市场调研报告市场部*工V2.0，共20页F02跨部门协作流程现状分析管理部*主管2023年8月版四、关键注意事项议题聚焦与提前预研单次会议议题不超过5个，避免讨论发散；参会人员需提前审阅材料，会上直接进入讨论环节，减少背景介绍时间。决策表述清晰化决策结果需避免模糊表述（如“尽量推进”“后续考虑”），明确“做什么、谁来做、何时做”，例如“同意方案B，由市场部8月20日前完成推广方案细化”。记录及时性与准确性讨论要点需客观记录（不关键反对意见），行动项需包含“责任人+时限+可交付成果”（如“产出《竞品分析报告》”而非“完成分析”）。责任追溯与闭环管理行动项逾期未完成