企业租赁车辆管理制度范本

企业租赁车辆管理制度范本前言为规范企业租赁车辆的管理，合理控制费用支出，保障公务出行的安全与效率，明确各部门及相关人员在车辆租赁过程中的职责与行为规范，特制定本制度。本制度适用于企业所有因公务需要租赁车辆的活动，旨在通过系统化的管理，确保租赁行为的合规性、经济性与安全性。各部门及全体员工均需严格遵守本制度规定。第一章总则1.1目的与依据本制度的制定，旨在满足企业日常运营及特定公务活动对交通出行的需求，同时通过明确的管理流程和标准，降低运营成本，防范潜在风险，提高公务出行效率。制定依据包括国家相关法律法规、企业财务管理制度及内部控制要求。1.2适用范围本制度适用于企业各部门、各分支机构以及所有代表企业执行公务的员工。凡因公务需要，以企业名义租赁的各类机动车辆（包括但不限于轿车、商务车、面包车等）的申请、审批、租赁、使用、费用报销等环节，均须遵循本制度。1.3基本原则企业租赁车辆管理应遵循以下原则：*必要性原则：租赁车辆必须确因公务需要，优先选择公共交通方式，确无合适公共交通或公共交通不便时方可申请租赁车辆。*经济性原则：在满足公务需求的前提下，优先选择经济、环保、性价比高的车型及租赁服务商，严格控制租赁费用。*安全性原则：确保租赁车辆车况良好、手续齐全，驾驶员具备合法资质和良好驾驶记录，保障出行安全。*合规性原则：租赁行为及相关费用报销必须符合国家法律法规及企业内部规章制度。第二章管理机构与职责2.1管理部门企业行政部（或指定其他综合管理部门，下同）为本企业租赁车辆的归口管理部门，负责租赁车辆制度的制定、修订、解释与监督执行；负责租赁服务商的评估、选择与管理；负责租赁费用的审核与管控；以及租赁车辆使用情况的统计与分析。2.2财务部门财务部门负责租赁费用的复核、报销与结算；依据本制度及财务规定，对租赁费用的合规性进行审核；协助行政部进行租赁费用的预算管理与成本分析。2.3申请与使用部门各申请与使用部门是租赁车辆的直接需求方和使用方，负责根据实际公务需要，按规定流程提出租赁申请；负责本部门租赁车辆使用过程中的安全管理，确保驾驶员遵守交通法规及企业规定；负责及时办理租赁费用的报销手续，并对相关费用的真实性、合理性负责。2.4驾驶员职责驾驶员（包括企业员工自驾或租赁服务商配备的驾驶员）应严格遵守交通法规，安全、文明驾驶；爱护租赁车辆，保持车辆整洁；按指定用途和路线行驶，不得擅自改变行程或违规使用车辆；如发生交通事故或车辆故障，应立即向行政部及相关部门报告，并配合处理。第三章租赁流程管理3.1申请与审批3.1.1公务出行确需租赁车辆时，由申请人填写《企业租赁车辆申请表》，详细注明出行事由、目的地、预计行程、乘车人数、所需车型、租赁时间（起始及结束日期、时间）、驾驶员需求（自驾/配驾）等信息，并附上相关公务安排证明（如会议通知、出差审批单等，必要时）。3.1.2《企业租赁车辆申请表》须经部门负责人审核签字。审核重点包括租赁的必要性、申请信息的真实性与完整性。3.1.3审核通过后，按审批权限逐级报批。审批权限根据企业实际情况设定，例如：部门负责人、行政部负责人、分管领导等。超出一定标准或金额的租赁申请，需报更高层级领导审批。3.1.4紧急公务需临时租赁车辆且无法完成完整事前审批流程的，可先口头请示相关权限领导同意后办理，但须在事后一个工作日内补办审批手续。3.2供应商选择与合同签订3.2.1行政部应建立合格租赁服务商名录，优先从名录中选择服务商。选择服务商时，应综合考虑其资质信誉、车辆状况、服务质量、价格水平、保险保障等因素。3.2.2对于长期或大额的车辆租赁需求，行政部可组织询价、比价或招标，确保获得最优租赁条件。3.2.3租赁车辆时，应与服务商签订规范的《车辆租赁合同》，明确租赁标的、期限、费用标准、支付方式、双方权利义务、保险责任、违约责任等条款。合同文本由行政部拟定或审核，并按企业合同管理规定办理签署手续。3.3车辆验收与交接3.3.1提车时，行政部或申请人（使用部门代表）应会同服务商对车辆状况进行仔细检查，包括外观、内饰、里程数、油量、轮胎、随车工具、行驶证、保险单等，并在《车辆交接单》上签字确认。如有损坏或异常，应立即向服务商提出，并在交接单上注明。3.3.2租赁期满或使用完毕，应按约定时间、地点归还车辆，确保车辆状况与提车时基本一致（正常磨损除外），并办理交接手续，结清相关费用（如适用）。第四章车辆使用与安全管理4.1使用规范4.1.1租赁车辆仅限用于经审批的公务活动，不得用于私人用途或未经批准的其他活动。4.1.2驾驶员应熟悉所驾车辆性能，严格遵守交通规则，服从交通管理人员指挥，确保行车安全。严禁超速行驶、疲劳驾驶、酒后驾车。4.1.3未经行政部及服务商同意，不得擅自将租赁车辆转借、转租、抵押、质押给第三方，不得允许无证人员驾驶。4.1.4租赁车辆应按规定停放于安全地点，避免停放在禁停区域或不安全场所，以防车辆损坏或被盗。4.1.5驾驶员在使用过程中应注意节约燃油，合理规划行车路线，降低使用成本。4.2安全管理4.2.1行政部应定期组织租赁车辆使用安全培训，提高员工安全意识和应急处理能力。4.2.2租赁车辆必须按规定购买机动车交通事故责任强制保险及商业保险（如车损险、第三者责任险等）。4.2.3如发生交通事故、车辆被盗或损坏等情况，驾驶员应立即停车、保护现场、报警（如适用），并第一时间向行政部及租赁服务商报告，同时协助有关部门进行调查处理。行政部接到报告后，应及时介入协调处理。4.3费用标准与结算4.3.1租赁费用一般包括车辆租金、燃油费、路桥费、停车费等。具体费用构成及标准以与租赁服务商签订的合同为准。4.3.2驾驶员在使用过程中发生的路桥费、停车费等，应索取合法有效票据。自驾情况下的燃油费，可根据实际行驶里程及约定标准核算，或凭加油票据报销（需与行程相符）。4.3.3租赁期满或任务结束后，申请人/使用部门应及时整理《企业租赁车辆申请表》、《车辆交接单》、租赁发票、费用明细清单、路桥费及停车费票据等相关凭证，按企业费用报销流程办理报销手续。第五章费用报销与监督检查5.1费用报销5.1.1租赁费用报销需提供完整的凭证，包括经审批的《企业租赁车辆申请表》、正式租赁发票、《车辆交接单》（如有）、费用结算清单，以及实际发生的路桥费、停车费、燃油费等票据。5.1.2行政部对报销凭证的完整性、合规性进行初步审核，财务部门进行复核。审核通过后，按企业财务支付流程办理付款或报销。5.1.3所有报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚报、冒领或挪用租赁费用。5.2监督检查5.2.1行政部负责对企业租赁车辆制度的执行情况进行日常监督检查，定期或不定期抽查各部门租赁车辆的申请、使用及费用报销情况。5.2.2财务部门在费用审核过程中，对发现的异常情况或违规嫌疑，应及时向行政部及企业管理层报告。5.2.3对于违反本制度规定，造成企业损失或不良影响的，企业将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第六章附则6.1特殊情况处理因重大突发事件、紧急抢险救灾等特殊情况需要租赁车辆的，可适当简化审批流程，但事后须按规定补办相关手续，并向行政部备案说明。6.2制度修订本制度根据国家法律法规变化及企业发展需要，可由行政部适时提出修订建议，按规定程序审批后更新。6.3解释权本制度由企业行政部负责解释。6.4生效日期本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。（企业名称）（发布日期）---使用说明：1.本范本为通用模