档案馆档案借阅使用制度

PAGE档案馆档案借阅使用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆档案的管理，规范档案借阅使用行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及员工因工作需要借阅、使用档案馆档案的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案借阅使用活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护档案的保密性。3.服务工作原则：以满足公司/组织各项工作对档案信息的需求为出发点，提供高效、便捷的档案借阅服务。4.严格审批原则：借阅档案需经过严格的审批流程，确保借阅使用行为符合规定和工作需要。二、档案借阅使用的范围（一）可供借阅使用的档案类别1.各类行政管理档案，包括公司/组织的规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务往来档案，如合同协议、招投标文件、客户资料等。3.财务档案，涵盖会计凭证、账簿、财务报表等。4.人事档案，包含员工履历、薪资待遇、考核记录等。5.其他经公司/组织认定可借阅使用的档案。（二）限制借阅使用的档案情况1.涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，未经特定审批程序，严禁借阅。2.正在进行重要项目且相关档案处于保密阶段的，限制借阅范围，仅允许特定人员在必要时查阅。3.档案原件损坏或缺失，仅提供经授权的复印件或替代资料供借阅使用。三、档案借阅申请与审批（一）借阅申请流程1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际需求对申请进行审查，并签署意见。（二）审批权限1.一般性档案借阅，由部门负责人审批即可。2.涉及重要机密或多部门联合使用的档案借阅，需经公司/组织分管领导审批。3.特殊情况下，如涉及重大决策、法律纠纷等对档案的借阅，需经公司/组织主要领导审批。（三）审批时间要求审批人应在收到借阅申请表后的[X]个工作日内完成审批，如遇特殊情况需延长审批时间，应及时向借阅人说明原因。四、档案借阅期限与归还（一）借阅期限规定1.短期借阅：一般不超过[X]个工作日，适用于日常工作中临时查阅参考的档案。2.中期借阅：借阅期限为[X]个工作日至[X]个工作日，用于较为复杂的业务工作或项目阶段性参考。3.长期借阅：特殊情况下，经审批可借阅[X]个工作日以上，但最长不超过[X]个月，主要针对涉及长期研究或重要决策依据的档案。（二）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前，将借阅的档案完整无损地归还至档案馆。2.如因特殊原因需要延期归还，借阅人必须提前[X]个工作日向档案馆提交《档案延期归还申请表》经审批后方可延期。3.档案馆工作人员在接收归还档案时，应认真核对档案数量、完整性及是否有损坏情况，如发现问题应及时与借阅人沟通并记录。五、档案使用规范（一）查阅方式1.借阅人应在档案馆指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。2.如需复印、扫描档案内容，应提前向档案馆提出申请，经批准后按照规定的方式和数量进行操作。（二）使用限制1.借阅人只能将档案用于申请时注明的用途，不得擅自转借他人或用于其他非工作目的。2.严禁在借阅的档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（三）安全与保密措施1.借阅人在查阅档案过程中，应妥善保管档案，防止丢失或损坏。如发生档案丢失或损坏情况，借阅人应承担相应责任。2.涉及机密信息的档案，借阅人应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。在使用完毕后，应及时将档案归还档案馆，不得留存复印件或其他形式的副本（经授权的除外）。六、档案保管与维护（一）档案馆环境要求1.档案馆应具备适宜的温湿度条件，温度控制在[X]℃至[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%至[X]%之间。2.保持档案馆内清洁卫生，定期进行通风换气，防止灰尘、虫害等对档案造成损害。（二）档案存储设备1.配备专门的档案存储架、柜等设备，确保档案存放有序、易于查找。2.采用防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施的存储设备，保障档案的安全。（三）档案整理与盘点1.定期对档案进行整理，确保档案分类准确、编号清晰、装订整齐。2.每年至少进行一次档案盘点，核对档案数量、存储位置等信息，及时发现并处理档案管理中存在的问题。七、监督与检查（一）内部监督机制1.档案馆负责对档案借阅使用情况进行日常监督，检查借阅申请审批流程是否合规、借阅期限是否符合规定、档案归还情况是否正常等。2.定期对档案保管与维护情况进行自查，及时发现并整改存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本制度的借阅使用行为，视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予警告并责令改正；情节严重的，给予通报批评、扣减绩效分数等处罚；如造成档案丢失、损坏或信息泄露等重大损失的，依法追究相关人员的法律责任。2.对违规借阅使用档案的部门或个人，将记录在公司/组织的档案管理信用档案中，作为今后考核评价的参考依据。八、附则（一）制