物业档案管理标准及制度

PAGE物业档案管理标准及制度一、总则（一）目的为加强本公司物业档案管理，确保物业档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥物业档案在物业管理中的作用，特制定本标准及制度。（二）适用范围本标准及制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）定义1.物业档案：指在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.档案管理：包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等一系列工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集物业管理过程中产生的各类档案，确保档案的齐全。4.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。5.保密性原则：对涉及业主隐私、公司机密等重要档案进行严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善物业档案管理标准及制度，并组织实施。2.负责物业档案的集中收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对物业档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.指导和监督各物业项目档案管理工作，提供业务培训和咨询服务。（二）物业项目负责人职责1.负责本项目档案管理工作的组织和协调，确保档案资料及时、准确收集。2.督促本项目工作人员按照档案管理要求，做好档案的日常整理和保管工作。3.配合档案管理部门做好档案的归档和利用工作。（三）各岗位工作人员职责1.负责本岗位工作中形成档案资料的收集、整理和初步保管，及时移交项目负责人。2.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、丢失档案资料。三、档案收集（一）收集范围1.物业项目规划设计资料，包括规划图、建筑设计图（含变更图）、配套设施设计图等。2.物业承接查验资料，如承接查验协议、查验记录、整改记录等。3.业主及物业使用人档案，包括业主入住登记表（含身份证、房产证等复印件）、装修申请表（含装修方案、装修合同等）、租赁合同（适用于商业写字楼等出租物业）等。4.日常物业管理文件，如各类通知、公告、工作联系函、会议纪要等。5.维修养护档案，包括设备设施维修保养计划、维修记录、更换零部件清单等。6.安全管理档案，如安全检查记录、巡逻记录、突发事件处理记录、消防设施档案（含消防设施清单、维护保养记录、检测报告等）。7.环境卫生管理档案，如清洁消毒记录、垃圾清运记录等。8.绿化管理档案，如绿化养护计划、养护记录等。9.财务档案，如物业费收缴记录、财务报表、成本核算资料等。10.其他与物业管理相关的档案资料。（二）收集要求1.各岗位工作人员应在工作过程中及时收集相关档案资料，确保档案的真实性和完整性。2.档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。3.对电子文件应进行备份，并确保其可读性和可追溯性。（三）收集流程1.各岗位工作人员将收集到的档案资料定期整理后移交本项目负责人。项目负责人对资料进行初步审核，确保资料齐全、准确后，填写档案移交清单，将档案资料移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，再次进行审核，对不符合要求的档案资料退回项目负责人补充完善。四、档案整理（一）分类原则1.按照物业档案的来源、内容、形式等进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。2.一般分为综合管理类、房屋及共用设施设备类、业主及物业使用人类、维修养护类、安全管理类、环境卫生管理类、绿化管理类、财务类等类别。（二）分类方法1.综合管理类：按文件形成时间顺序排列，分为年度、季度、月度文件。2.房屋及共用设施设备类：按房屋建筑、设备设施类别细分，如房屋本体、给排水系统、供电系统、电梯系统等，每个类别下再按档案内容的时间顺序排列。3.业主及物业使用人类：按业主姓名或房号顺序排列，将业主档案资料集中存放。4.维修养护类：按设备设施名称分类，再按维修时间顺序排列维修记录。5.安全管理类：按安全检查、巡逻、突发事件处理等类别分别整理，按时间顺序排列。6.环境卫生管理类：按清洁区域、清洁时间等分类整理。7.绿化管理类：按绿化区域、养护时间整理。8.财务类：按费用类别、时间顺序整理，如物业费收缴明细、成本核算报表等。（三）编号规则1.为便于档案的标识和检索，对每一类档案进行编号。编号采用数字编码方式，一般由类别代码、年份代码、流水号组成。2.类别代码：用两位数字表示档案类别，如01表示综合管理类，02表示房屋及共用设施设备类等。3.年份代码：用四位数字表示档案形成年份，如2023。4.流水号：按档案形成顺序依次编号，位数根据档案数量确定。（四）装订要求1.纸质档案应进行装订，保持整齐美观。2.装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案不易散落。3.对幅面过大的图纸等资料，应进行折叠，使其大小与档案册一致，并在折叠处加盖骑缝章。五、档案归档（一）归档时间1.定期归档：各物业项目应每月定期将整理好的档案资料移交公司档案管理部门归档。2.即时归档：对于一些重要的、紧急的档案资料，如突发事件处理报告等，应在事件处理完毕后即时归档。（二）归档流程1.档案管理部门收到项目移交的档案资料后，按照分类和编号规则进行再次核对。2.将核对无误的档案资料放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.建立档案目录索引，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于快速查找和利用。六、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于声像档案，如照片、录像带等，应进行分类整理，标注相关信息，妥善保管。（三）保管期限1.物业档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为永久、长期和短期。2.永久保管档案：涉及物业产权、规划设计、重大维修改造等重要文件，如物业项目规划许可证、建筑工程竣工验收备案表、重大设备设施改造方案等。3.长期保管档案：一般为10年以上，包括物业承接查验资料、业主档案、重要的维修养护记录、安全管理记录等。4.短期保管档案：保管期限为110年，如一般性的通知、公告、日常工作记录等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，记录清查时间、范围、结果及处理情况等。七、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理原则，确保档案信息的安全和保密。2.严格按照档案借阅审批程序办理借阅手续，不得擅自扩大利用范围。（二）利用范围1.公司内部工作人员因工作需要查阅档案，如物业管理工作参考、处理业主投诉、查询维修记录等。2.业主及物业使用人在符合规定的情况下，可查阅与其自身相关的档案资料，如入住资料、装修记录等。3.司法机关、行政机关等因工作需要依法查阅档案的，应按照相关法律法规办理查阅手续。（三）利用流程1.内部查阅：公司内部工作人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应在查阅现场监督，确保档案安全。查阅完毕后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认。2.业主及物业使用人查阅：业主及物业使用人需携带有效身份证件，填写查阅申请表，经物业项目负责人审核后，到档案管理部门查阅。查阅范围仅限于与其自身相关的档案资料。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，不得让查阅人单独接触档案。查阅结束后，查阅人应在查阅登记表上签字。3.外部查阅：司法机关、行政机关等因工作需要查阅档案的，应出具相关证明文件，填写查阅申请表，经公司档案管理部门负责人审核，报公司分管领导审批后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应严格按照审批范围提供档案，并做好记录。查阅完毕后，查阅人应在查阅登记表上签字，注明查阅用途。（四）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，按照查阅流程进行审批。2.档案管理部门应按照审批后的复制内容进行复制，并在复制件上加盖“与原件核对无误”章，注明复制日期、份数等信息。3.对涉及业主隐私、公司机密等重要档案的复制，应严格控制复制范围，并进行登记备案。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任。2.对档案库房设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及保密内容的档案，应在显著位置标注“保密”字样。4.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）保密范围1.业主个人信息，如身