口腔档案室管理制度范本

PAGE口腔档案室管理制度范本一、总则（一）目的为加强口腔档案室的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高口腔医疗、科研、教学及管理工作的效率和质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本口腔医疗机构内所有涉及档案管理的部门和人员，包括但不限于临床科室、医技科室、行政部门、科研部门、教学部门等。（三）档案定义本制度所指的口腔档案是指在口腔医疗、教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则口腔档案室对本单位的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则档案内容应真实反映口腔医疗、教学、科研、管理等活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁本单位的各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案的利用提供便利条件。4.积极开展档案的开发利用工作，为口腔医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.负责对本单位各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，对本部门的档案进行分类、编号、装订等初步整理工作。3.定期将整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。4.协助档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时反馈利用过程中的问题。（三）档案形成人员职责1.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理的要求及时整理、归档，确保档案的真实、准确、完整。2.对归档的文件材料进行分类、编号，便于档案的整理和查找。3.积极配合档案室和兼职档案员的工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.口腔医疗档案包括病历、诊断报告、治疗记录、手术记录、护理记录、口腔检查影像资料等。2.教学档案包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩册、教学实习记录等。3.科研档案包括科研项目申请书、研究方案、实验数据、研究成果报告、论文发表情况等。4.行政管理档案包括单位文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、设备档案、物资档案等。5.其他档案如外事活动档案、患者投诉与处理档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成人员应在工作结束后及时将形成的文件材料整理归档，不得积压或丢失。3.对于重要的文件材料，应一式两份或多份，分别保存于不同的载体上，如纸质档案、电子档案等。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为医疗档案、教学档案、科研档案、行政管理档案等大类，再在大类下细分若干小类。例如，医疗档案可分为门诊病历、住院病历、口腔专科病历等小类；教学档案可分为理论教学档案、实践教学档案等小类。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母混合编码等方式。3.装订对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案的原貌，避免损坏文件内容。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便于档案的检索和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。2.电子档案应存储于专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。电子档案应按照档案分类进行存储，建立电子档案目录，便于检索。3.声像档案应按照载体类型分别存放，如照片档案应冲印成册或装裱后存放，录音录像档案应存储于专用的存储设备上，并注明相关信息。（三）保管期限1.口腔医疗档案一般病历保存期限为15年，特殊病历根据实际情况确定保存期限；口腔检查影像资料保存期限为10年。2.教学档案教学计划、教学大纲等保存期限为长期；教案、课件等保存期限为5年；学生成绩册保存期限为永久。3.科研档案科研项目申请书、研究方案等保存期限为长期；实验数据、研究成果报告等保存期限为10年；论文发表情况保存期限为长期。4.行政管理档案单位文件、会议记录等保存期限为长期；工作计划与总结保存期限为5年；人事档案、财务档案、设备档案、物资档案等保存期限按照国家有关规定执行。5.其他档案外事活动档案保存期限为长期；患者投诉与处理档案保存期限为5年。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结果应形成书面报告，上报单位领导，并作为档案管理工作考核的依据。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要，经本单位领导批准，可查阅、借阅本单位相关档案。3.司法机关因办案需要，依法可查阅、借阅本单位相关档案。（二）利用手续1.本单位内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等，经本单位主管领导签字同意后，到档案室办理查阅或借阅手续。3.司法机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经本单位主管领导签字同意后，到档案室办理查阅或借阅手续。（三）利用规定1.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，如有损坏或丢失，应及时报告档案室，并承担相应的赔偿责任。4.利用档案时，应严格遵守国家有关保密规定，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对仍有保存价值但已超过保管期限的档案，应进行重新鉴定，延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，报单位领导审批。2.经单位领导批准后，档案室编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的口腔档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，为口腔医疗、教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，形成电子档案，并建立电子档案数据库。2.档案信息录入将档案的基本信息、内容摘要等录入档案信息化管理系统，建立档案信息索引。3.档案检索与利用利用档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和在线查阅、借阅等功能。4.系统维护与管理定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据安全。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全