档案室资料接收制度范本

PAGE档案室资料接收制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室资料的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，规范资料接收工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及分支机构向档案室提交的各类资料接收管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：资料接收工作应严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保资料来源合法、合规。2.真实准确原则：接收的资料必须真实反映业务活动实际情况，数据准确无误，内容完整无缺漏。3.及时高效原则：各部门应及时提交资料，档案室应及时进行接收、整理和归档，提高工作效率，避免资料积压。4.安全保密原则：对涉及公司/组织机密的资料，在接收、存储和管理过程中要严格遵守保密规定，确保资料安全。二、资料范围（一）行政文件1.公司/组织发布的各类规章制度、通知、通报、决定等正式文件。2.上级主管部门下发的与本公司/组织相关的政策文件、指导性意见等。3.对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。（二）业务资料1.市场调研报告、客户信息资料、销售数据统计报表等市场营销相关资料。2.项目立项申请书、可行性研究报告、项目进度报告、验收报告等项目管理资料。3.生产工艺文件、质量检验报告、设备维护记录等生产运营资料。4.财务报表、审计报告、税务申报资料等财务管理资料。（三）人事档案1.员工入职登记表、劳动合同、薪资调整记录、绩效考核档案等员工个人档案资料。2.员工培训记录、职业发展规划资料、奖惩记录等员工培训与发展相关资料。3.人事任免文件、人员调动记录等人事变动资料。（四）其他资料1.公司/组织的会议纪要、工作简报、大事记等记录性资料。2.各类荣誉证书、资质证明文件、知识产权相关资料等。3.涉及公司/组织重大活动、突发事件的相关资料，如活动策划方案、现场照片、事件处理报告等。三、资料接收流程（一）提交申请1.各部门在向档案室提交资料前，应填写《资料提交申请表》，详细说明资料名称、类别、数量、提交日期、提交人等信息。2.《资料提交申请表》经部门负责人审核签字后，提交至档案室。（二）初步审核1.档案室收到《资料提交申请表》后，对申请资料进行初步审核，检查资料的完整性和准确性。2.如发现资料不完整或存在疑问，档案室应及时与提交部门沟通，要求补充或修正相关资料。（三）资料接收1.经初步审核合格的资料，提交部门应按照要求整理并装订成册，一式多份（根据实际需要确定份数），同时提交电子文档。2.提交部门将整理好的资料送至档案室，档案室安排专人接收，接收人员应仔细核对资料的名称、数量、类别等信息，与《资料提交申请表》一致后，在申请表上签字确认。（四）详细登记1.接收人员对接收的资料进行详细登记，填写《档案室资料接收登记表》，内容包括资料编号、名称、类别、提交部门、提交日期、接收日期、保管期限等。2.《档案室资料接收登记表》应确保信息准确无误，登记完成后，由接收人员和部门提交人共同签字确认。（五）资料整理与归档1.档案室接收资料后，按照档案管理的分类标准对资料进行整理。2.根据资料的性质、时间顺序等因素，将资料归入相应的档案类别，并编制档案目录，以便于查找和管理。3.整理好的资料应及时进行归档存储，确保档案存放有序，便于后续查阅和利用。四、资料质量要求（一）完整性1.提交的资料应包含所有必要的内容，不得有缺页、漏项等情况。2.对于一些需要配套资料的文件，如合同应附上相关的补充协议、附件等，确保资料整体完整。（二）准确性1.资料中的数据、文字表述等应准确无误，避免出现错误、歧义或矛盾之处。2.涉及数字的资料，应确保数字计算准确，计量单位规范统一。（三）规范性1.资料的格式应符合公司/组织规定的标准或行业通用规范。2.文字表述应清晰、简洁、规范，使用统一的字体、字号、排版格式等。3.签字、盖章等手续应齐全且符合要求，确保资料具有法律效力。（四）真实性1.资料必须是真实反映业务活动实际情况的原始记录，不得伪造、篡改。2.提交资料的部门应对资料的真实性负责，如有虚假资料，将追究相关部门和人员的责任。五、资料保管期限（一）确定原则1.根据国家法律法规、行业标准以及公司/组织的实际情况，综合考虑资料的重要性、时效性、利用价值等因素，确定资料的保管期限。2.对于涉及公司/组织核心业务、重大决策、法律纠纷等重要资料，应适当延长保管期限。（二）具体期限划分1.短期保管资料：保管期限为15年，主要包括一般性的业务报表、临时性的工作记录等，在规定期限届满后，经鉴定确认无继续保存价值的，可以进行销毁。2.中期保管资料：保管期限为510年，如一些阶段性的项目资料、一般性的人事档案等，期满后需进行评估，决定是否继续保存或销毁。3.长期保管资料：保管期限为10年以上，通常为涉及公司/组织长期发展、重要权益、历史沿革等方面的资料，如公司成立以来的重要文件、重大项目的全过程资料、核心客户档案等，应永久保存或根据实际情况确定具体保管期限。六、资料保密规定（一）保密责任1.档案室工作人员对接收的资料负有保密责任，应严格遵守保密制度，不得泄露公司/组织机密信息。2.各部门提交资料的人员也应确保资料在提交和流转过程中的保密性，不得向无关人员透露资料内容。（二）保密措施1.档案室应设置专门的保密区域，对资料进行分类存放，限制无关人员进入。2.对涉及机密的资料，应采用加密存储、专人管理等方式，确保资料安全。3.在查阅和使用机密资料时，必须经过严格的审批程序，查阅人员应签署保密承诺书，不得擅自复制、传播资料内容。（三）违规处理1.如发现有违反资料保密规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。2.对于因违反保密规定给公司/组织造成损失的，将依法追究相关人员的法律责任。七、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、预计查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交至档案室。档案室根据申请内容进行审批，批准后方可查阅。3.查阅人员应在档案室指定的地点进行查阅，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、损毁资料。如需复印资料，应经档案室同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案资料的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还日期等。2.《档案借阅申请表》需经所在部门负责人、档案室负责人和公司/组织分管领导三级审批签字。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应对借阅的资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自带出公司/组织办公区域。归还资料时，档案室应进行仔细核对，确保资料完好无损。八、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限届满，经鉴定确认无继续保存价值的，可以进行销毁。2.因公司/组织业务调整、机构撤并等原因，导致某些资料失去使用价值的，也可进行销毁。（二）销毁程序1.档案室定期对到期资料进行清理，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁资料的编号、名称、类别、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案室负责人审核签字后，提交至公司/组织分管领导审批。3.审批通过后，由档案室安排专人负责资料销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等。4.参与资料销毁的人员应在《档案销毁清单》上签字确认，以示负责。（三）监督检查1.公司/组织内部审计或监察部门应对资料销毁工作进行定期监督检查，确保销毁工作符合规