国外疫情档案管理制度

PAGE国外疫情档案管理制度一、总则（一）目的为有效应对国外疫情，规范公司/组织在疫情期间相关档案的管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，为疫情防控及后续工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在国外疫情期间涉及的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于疫情防控方案、人员信息、物资采购与调配记录、疫情监测数据、对外沟通文件等。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映国外疫情期间公司/组织的各项活动和实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与疫情相关的各类档案，确保无遗漏。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.及时性原则：及时对疫情期间形成的档案进行整理、归档，确保档案的时效性。5.保密性原则：对于涉及敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案分类与编号（一）分类1.疫情防控方案类：包括总体防控方案、专项防控措施、应急预案等。2.人员管理类：涵盖员工健康信息、出入境记录、隔离人员信息等。3.物资管理类：如物资采购清单、库存记录、物资发放记录等。4.疫情监测类：每日疫情数据统计报表、疫情分析报告等。5.对外沟通类：与国外合作伙伴、政府部门、医疗机构等的往来函件、会议纪要等。6.其他类：如疫情期间的特殊事件记录、捐赠信息等。（二）编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用字母与数字相结合的方式，例如：疫情防控方案类：YFK001人员管理类：RYGL001物资管理类：WZGL001疫情监测类：YQJC001对外沟通类：DWGT001其他类：QT001编号按照档案形成的时间顺序依次编排，每年从001开始递增。三、档案收集（一）收集责任部门1.各部门负责收集本部门在国外疫情期间形成的相关档案，并指定专人负责档案的整理和移交。2.疫情防控工作领导小组办公室负责统筹协调档案收集工作，对各部门收集情况进行监督和指导。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的各类疫情相关文件、资料和记录，确保档案的完整性。2.对于外来文件，如国外合作伙伴提供的疫情相关资料、政府部门发布的疫情通知等，由接收部门负责收集并移交档案管理部门。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或销毁。（三）收集时间1.日常档案收集：各部门应在每月底前将本月形成的疫情相关档案整理后移交档案管理部门。2.重大事件档案收集：对于疫情期间发生的重大事件，相关部门应在事件结束后5个工作日内将涉及的档案收集齐全并移交。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同类别和保管期限，进行分类整理。3.对每份档案进行编号、编目，确保档案的有序排列。（二）整理方法1.疫情防控方案类：按照方案的类别和时间顺序进行排列，将相关的附件、说明等一并整理。2.人员管理类：以员工为单位，将其健康信息、出入境记录等资料按照时间顺序整理成册。3.物资管理类：按照物资种类分别整理采购清单、库存记录、发放记录等，确保各项记录清晰、准确。4.疫情监测类：将每日疫情数据统计报表、疫情分析报告等按照时间顺序排列，形成完整的监测档案。5.对外沟通类：根据往来函件、会议纪要等的内容和时间顺序进行整理，涉及同一事项的文件集中在一起。6.其他类：按照事件性质和时间顺序进行整理。（三）编目1.编制档案目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限等。2.每份档案应在首页编制页码，以便查阅。五、档案归档（一）归档期限1.月度档案应在次月上旬完成归档。2.年度档案应在次年3月底前完成归档。（二）归档流程1.各部门将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续。3.将归档后的档案按照类别和编号顺序存放于档案库房。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。（二）保管方式1.按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒、档案柜等进行装具存放；对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的疫情数据统计报表、临时性的工作记录等。2.中期档案：保管期限为510年，如部分疫情防控措施的执行记录、阶段性的物资采购记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括重要的疫情防控方案、涉及公司/组织重大利益的对外沟通文件等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。七、档案利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。2.审批原则：严格履行档案利用审批手续，确保档案利用的安全性和合理性。3.有偿与无偿相结合原则：根据档案利用的性质和目的，确定是否收取费用。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，经公司/组织批准后查阅、借阅相关档案。（三）利用流程1.内部利用：申请人填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息。所在部门负责人签字审批。档案管理部门根据审批意见提供档案，并做好利用登记。2.外部利用：申请人提交《档案利用申请表》，并附相关证明材料。经公司/组织疫情防控工作领导小组办公室审核，报公司/组织负责人批准。档案管理部门与利用单位签订档案利用协议，明确双方权利义务，收取相关费用（如有）。按照协议要求提供档案，并做好利用登记和跟踪管理。（四）利用登记1.建立档案利用登记台账，详细记录利用日期、利用人姓名、单位、利用目的、档案名称、编号、查阅期限等信息。2.利用人归还档案时，档案管理部门应检查档案的完整性和安全性，确认无误后办理归还手续，并在登记台账上注明归还日期。八、档案保密（一）保密措施1.对涉及敏感信息的档案，实行专人专柜保管。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.在档案利用过程中，严格控制知悉范围，对利用人进行保密教育。（二）保密审查1.在档案形成、整理、归档、利用等环节，均应进行保密审查，确保档案信息不被泄露。2.对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，按照相关保密法律法规进行管理。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平。（二）数据录入与维护1.及时将纸质档案进行数字化扫描录入，确保档案数据的准确性和完整性。2.定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。3.对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统正常运行。（三）信息化利用1.利用档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和在线查阅。2.为公司/组织内部人员提供便捷的档案利用服务，提高工作效率。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限和实际利用价值进行鉴定。2.确保鉴定工作的科学性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和专业技术人员组成。（三）鉴定流程1.档案管理部门定期对达到保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，根据档案的实际利用价值和保存意义，确定是否销毁。3.经鉴定可以销毁的档案，编制《档案销毁清册》，报公司/组织负责人批准。（四）销毁方式1.对于纸质档案，采用焚烧