印刷项目管理档案制度规范

PAGE印刷项目管理档案制度规范一、总则（一）目的为加强公司印刷项目管理档案工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，积极维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有印刷项目管理档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映印刷项目的各项活动和实际情况。2.完整性原则：涵盖项目从策划到结束全过程的各类文件资料，确保无遗漏。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规、行业标准以及公司内部规定的统一规范要求。4.保密性原则：对涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的档案严格保密。5.便利性原则：档案的整理和分类应便于查找、调阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）项目负责人职责1.负责组织、协调项目实施过程中各类文件资料的收集、整理工作，确保资料的完整性和准确性。2.对项目文件资料的真实性和合规性负责，及时向档案管理部门移交应归档的文件。3.配合档案管理部门进行项目档案的整理、编目和数字化处理等工作，提供必要的信息和协助。（二）档案管理部门职责1.制定和完善印刷项目管理档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司印刷项目管理档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等具体业务操作。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。5.对档案管理人员进行培训，提高其业务素质和管理能力。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门在印刷项目中产生文件资料的收集、整理和初步分类工作，并及时移交档案管理部门。2.在项目实施过程中，配合项目负责人和档案管理部门做好相关档案管理工作，确保文件资料的及时形成和妥善保管。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件项目立项申请、可行性研究报告、项目批复文件等。与客户签订的印刷合同、协议及其附件，包括印刷品要求、质量标准、价格条款、交付时间等。项目招投标文件，如招标文件、投标文件、评标报告等。2.项目实施过程文件设计文件，包括原稿、电子文档、设计修改记录等。排版文件，如排版小样、排版审核记录等。印刷工艺文件，如印刷色样、印刷流程安排、印刷设备参数等。物料采购文件，包括采购订单、供应商资质证明、物料检验报告等。生产过程记录，如生产日报表、质量检验记录、设备运行记录等。与项目相关的会议纪要、工作联系单、沟通函件等。3.项目验收文件验收申请报告、验收方案。客户验收报告、验收意见及整改记录。项目总结报告，包括项目成果、经验教训、效益分析等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织相关人员按照收集范围要求收集各类文件资料，确保文件的齐全、完整。2.收集的文件资料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储，同时注明文件的形成时间、来源和相关说明。四、档案整理（一）分类标准1.项目类别：按照不同的印刷项目类型进行分类，如书籍印刷项目、宣传册印刷项目、包装印刷项目等。2.文件形成阶段：分为项目前期、项目实施、项目验收三个阶段进行分类整理。3.文件性质：进一步细分为行政文件、业务文件、技术文件、财务文件等。（二）整理步骤1.装订：对纸质文件进行整理，去除金属物，破损文件应进行修复，按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。2.编页号：在每份文件的有页处编流水页号，正面编在右上角，背面编在左上角。3.编制目录：根据分类标准，为每一类档案编制详细的目录，包括文件题名、日期、页号等信息，目录应清晰准确，便于查找。4.装订成册：将编好页号和目录的文件资料按照分类顺序装订成册，并在封面注明档案类别、项目名称、年度等信息。（三）电子档案整理1.文件命名：电子文件应按照规范的命名规则进行命名，确保文件名能够准确反映文件内容和性质，便于识别和查找。命名规则可采用“项目名称文件类别日期序号”的格式。2.文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，按照分类标准对电子文件进行分类存储，每个文件夹下可根据需要进一步细分子文件夹，以方便管理和检索。3.元数据录入：为电子文件添加必要的元数据，如文件作者、形成时间来源、密级等，以便更好地管理和利用电子档案。五、档案归档（一）归档时间1.项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.项目实施过程中形成的文件，应定期（每[X]周/月）进行收集整理后归档，确保文件的时效性。3.项目验收完成后，项目负责人应在[X]个工作日内将全部项目档案移交档案管理部门进行统一归档。（二）归档程序1.项目负责人填写《印刷项目档案移交清单》，详细列出移交档案的类别、数量、题名等信息，并签字确认。2.档案管理部门接收档案时，应按照移交清单进行核对，对不符合要求的档案，应及时退回项目负责人进行补充或整改。3.核对无误后，档案管理人员在移交清单上签字，并将档案存入专门的档案库房或档案存储设备中。六、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房应配备防火设备，如灭火器、自动喷水灭火系统等；防潮设备，如除湿机等；防虫设备，如防虫药、防虫网等；防盗设备，如监控系统、门禁系统等，确保档案的安全。（二）档案存储方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照分类顺序排列存放，便于查找和调阅。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份存储，并分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的可读性和完整性。（三）档案保管期限1.印刷项目管理档案的保管期限根据其重要性和性质分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括项目立项文件、合同协议、验收报告、涉及公司重大利益和机密的文件等。长期保管的档案包括项目实施过程中的重要文件、技术文件等，保管期限为[X]年。短期保管的档案包括一般性的文件资料以及时效性较强的文件，保管期限为[X]年。2.档案保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定和销毁处理。七、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要项目的档案，查阅人需经公司分管领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司总经理批准，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）查阅登记档案管理部门应对查阅档案的情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅目的、归还日期等信息，确保查阅档案的可追溯性。（三）查阅要求1.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房或办公区域。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复制档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行复制，复制件应与原件核对无误后加盖档案管理部门印章。八、档案销毁（一）销毁鉴定1.档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的档案，由档案管理部门提出销毁意见，会同相关部门组成鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、保密性等因素，对拟销毁档案进行逐一审查，确定是否可以销毁。（二）销毁程序1.经鉴定可以销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案的题名、日期、数量等信息，并经鉴定小组负责人签字确认。2.《档案销毁清单》报公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。3.销毁档案时应由两人以上监销，确保档案销毁彻底，并在销毁记录上签字。4.销毁记录应包括销毁日期、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息，与《档案销毁清单》一并归档保存。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对公司各部门的档案管理工作进行检查，督促各部门及时收集、整理和归档文件资料，确保档案管理工作的规范执行。2.对违反档案管理制度的行为，档案管理部门应及时提出整改意见，并向公司领导报告。（二）外部审计1.公司应接受上级主管部门、审计机关等外部机构的