蔬菜粮油店档案管理制度

PAGE蔬菜粮油店档案管理制度一、总则1.目的为加强蔬菜粮油店档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本蔬菜粮油店各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案。3.档案定义本制度所指档案是指在蔬菜粮油店经营管理、业务活动、行政管理等工作中直接形成的，对本单位和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。4.管理原则档案管理遵循集中统一管理原则，确保档案的系统性、完整性和准确性；坚持便于利用原则，提高档案的利用效率；实行安全保密原则，保障档案信息的安全。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。集中统一管理本蔬菜粮油店的各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。按照有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作。积极开展档案信息开发利用工作，为蔬菜粮油店的经营管理提供服务。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时归档和完整准确。按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门开展档案的查询、利用等工作。对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识。三、档案的收集与整理1.收集范围行政管理档案：包括上级文件、本店文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。业务经营档案：包括采购合同、销售合同、客户资料、市场调研报告、库存盘点记录、价格变动记录等。质量管理档案：包括蔬菜粮油的检验报告、供应商资质证明、产品质量标准等。其他档案：如设备档案、设施档案、荣誉证书、照片、音像资料等。2.收集要求各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，保证档案的质量。对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案管理部门进行处理。3.整理原则遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为行政管理类、业务经营类、质量管理类等类别，再在各大类下细分小类。编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于管理和查询。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，方便查阅和检索。装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整和装订，确保档案的整齐美观。四、档案的归档与保管1.归档时间各部门兼职档案员应在每年年底前，将本部门当年形成的档案整理完毕，移交至档案管理部门归档。对于重大活动或突发事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时归档。2.归档程序各部门兼职档案员填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息。档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后在移交清单上签字。档案管理部门按照档案整理要求进行分类、编号、编目等工作，并将档案上架保管。3.保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需要，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：永久保管：涉及本蔬菜粮油店重大权益、重要历史事件、长期保存的文件材料等。长期保管：在一定时期内对本蔬菜粮油店经营管理有重要参考价值的文件材料。短期保管：在较短时间内对本蔬菜粮油店工作有查考利用价值的文件材料。4.保管要求档案管理部门应设立专门的档案库房，保持库房清洁、整齐、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管情况等信息，做到账物相符。定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用1.查阅权限本蔬菜粮油店员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，经本蔬菜粮油店主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案时，应有专人陪同。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行查阅，未经批准，不得擅自查阅和泄露档案内容。2.查阅程序查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案名称、查阅目的、查阅时间等信息。申请表经批准后，查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。档案管理部门工作人员根据查阅申请表提供的信息，查找并提供相应档案，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门工作人员核对无误后，在查阅登记册上注销查阅记录。3.利用方式档案管理部门应积极为利用者提供档案复印件、摘录等服务，根据利用者的需求进行整理和加工。对于重要档案的利用，档案管理部门应进行跟踪服务，了解利用效果，及时反馈利用信息。鼓励员工对档案进行研究和开发利用，为蔬菜粮油店的经营管理提供决策依据和参考。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定，确定档案是否仍需保存。对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限或转为永久保管。3.鉴定程序档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案销毁清单，报本蔬菜粮油店主管领导批准。4.销毁程序经批准销毁的档案，应在档案管理部门和相关部门人员的监督下进行销毁。销毁档案可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字，并将销毁情况报告本蔬菜粮油店主管领导。七、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立蔬菜粮油店档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.信息化管理范围将各类纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现纸质档案与电子档案的同步管理。3.信息化管理要求档案管理部门应配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，确保信息化管理工作的顺利开展。电子档案应按照纸质档案的整理要求进行分类、编号、编目等工作，并进行加密存储，确保档案信息的安全。建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点。加强对档案管理信息系统的维护和管理，定期进行系统升级和数据更新，确保系统的正常运行。八、档案管理人员职责与培训1.档案管理人员职责档案管理人员应热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。负责档案的日常管理工作，并定期对档案进行检查和整理维护，确保档案的安全与完整。积极为档案利用者提供服务，及时、准确地查找和提供所需档案。做好档案管理工作的统计和分析，及时向上级领导汇报档案管理工作情况。2.培训计划档案管理部门应制定档案管理人员培训计划，