村档案室管理制度

PAGE村档案室管理制度一、总则（一）目的为加强村档案室管理，有效保护和利用档案资源，服务农村经济社会发展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村档案室对本村各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映本村各项工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便村民和相关部门查阅利用。二、档案管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等日常工作。2.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保存状况，确保档案安全。3.按照规定的程序和要求，为村民和相关部门提供档案查阅、借阅服务。4.负责档案信息化建设，及时将档案信息录入系统，实现档案信息资源共享。5.对档案管理工作中发现的问题及时报告，并提出改进建议。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门文件材料的收集、整理，定期移交档案室。2.协助档案室做好档案的整理、编目等工作，提供相关档案信息。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案收集（一）收集范围1.上级党委、政府及各部门下发的与本村有关的文件、通知、指示等。2.本村党组织、村委会形成的各类文件、会议记录、决议、工作计划、总结、统计报表等。3.本村经济发展、农业生产、农村建设等方面的资料，如土地承包合同、项目申报材料、财务收支凭证等。4.涉及本村村民权益、福利、社会保障等方面的文件材料。5.本村各类活动的照片、影像资料、荣誉证书等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成后及时收集，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案质量。四、档案整理（一）分类标准1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的档案。2.行政管理类：包括村委会工作、村务公开、民政事务、计划生育等方面的档案。3.经济发展类：包括农村经济规划、产业发展、招商引资、财务管理等方面的档案。4.农业农村类：包括农业生产、农村基础设施建设、生态环境等方面的档案。5.文化教育类：包括农村文化活动、教育事业等方面的档案。6.其他类：不属于以上各类的档案。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号、编目，编制档案目录。3.按照档案的形成时间、重要程度等进行排列，保持档案之间的有机联系。4.对档案进行装订、装盒，确保档案整齐规范。五、档案保管（一）保管场所1.村档案室应具备专门的档案保管场所，面积应满足档案存放需要。2.保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度适宜。3.配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防磁等设施设备。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案装入档案盒，存放在档案架上。2.档案架应排列整齐，便于查找和管理。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案定期检查1.档案室管理人员应定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。2.检查内容包括档案的保存状况、数量变化、安全防护设施等。3.对检查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。六、档案利用（一）利用范围1.本村村民因个人事务需要查阅档案的。2.上级部门、其他村组织因工作需要查阅档案的。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案的。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.本村村民查阅档案，需经档案室管理人员审核，报村相关负责人批准。3.外单位查阅档案，需持有单位介绍信，经村相关负责人批准，并在档案室管理人员陪同下查阅。4.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，按照相关法律程序办理手续。（三）利用方式1.查阅档案一般应在档案室进行，如需借出，需经严格审批，并限期归还。2.档案室管理人员应按照查阅登记表提供档案，不得擅自扩大查阅范围。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合本村实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定档案时，应从档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等方面进行综合评估。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由村档案室管理人员、各部门负责人等组成。2.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.将鉴定意见报村相关负责人审批。（三）销毁手续1.经批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等。2.销毁档案时，应在档案鉴定小组人员的监督下进行，确保档案彻底销毁。3.销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立村档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作效率和服务水平，方便村民和相关部门查阅利用档案。（二）档案数字化1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.电子档案应按照档案整理要求进行分类、编目，建立电子档案数据库。（三）信息化系统管理1.配备必要的计算机设备和网络设施，确保档案信息化管理系统正