小米公司档案归档制度表

PAGE小米公司档案归档制度表一、总则（一）目的为了加强小米公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于小米公司总部及各分支机构、子公司的各类档案归档管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是指小米公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、信函、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的档案工作。2.真实性原则：归档的档案应真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：确保档案的齐全完整，涵盖公司经营管理活动的各个方面。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人事类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。3.财务类：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。4.业务类：市场调研报告、销售合同、采购合同、研发资料、生产记录等。5.法务类：法律文件、诉讼资料、合规报告等。6.技术类：技术文档、专利资料、软件代码等。7.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，每一级分类给予相应的代码。2.行政类档案代码为“XZ”，人事类档案代码为“RS”，财务类档案代码为“CW”，业务类档案代码为“YW”，法务类档案代码为“FW”，技术类档案代码为“JS”，其他类档案代码为“QT”。3.每一类档案下再根据具体内容进行细分编号，例如行政类档案中的文件编号为“XZ01”，会议纪要编号为“XZ02”等。4.编号应具有唯一性，便于档案的识别和查找。三、档案归档流程（一）文件形成与收集1.公司各部门及员工在工作过程中应及时形成各类文件，并按照档案管理要求进行收集整理。2.文件形成部门应指定专人负责文件的收集工作，确保文件的齐全完整。（二）文件整理与分类1.收集到的文件应进行初步整理，去除无关的附件、重复文件等。2.按照档案分类标准对文件进行分类，确保同一类文件集中在一起。（三）文件编号与编目1.对分类后的文件进行编号，按照编号规则赋予每一份文件唯一的编号。2.编制文件目录，目录应包含文件编号、文件名称、日期、来源等信息，以便于查阅。（四）档案装订与装盒1.对于纸质文件，应进行装订，确保文件整齐牢固。2.将装订好的文件装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。（五）档案移交1.文件整理完毕后，由文件形成部门填写档案移交清单，一式两份，一份留存，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。3.档案管理部门接收档案后，将档案按照类别和编号顺序上架存放。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。（二）档案存放方式1.档案应按照类别和编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用密集架存放，提高空间利用率。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司章程、股东名册、营业执照等重要文件。3.长期保管的档案期限为10年以上，如重要合同、财务报表等。4.短期保管的档案期限为110年以内，如一般性文件、会议记录等。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.每年至少进行一次全面检查，发现问题及时采取措施进行处理。3.对于破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应经过公司保密管理部门审批，并在档案管理部门指定的地点查阅。3.外部单位查阅公司档案，应提前提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等，经公司分管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人填写查阅申请表，提交相关审批。2.档案管理部门根据审批结果，为查阅申请人提供相应的档案。3.查阅申请人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。4.查阅完毕后，查阅申请人应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（三）档案利用1.公司内部人员因工作需要利用档案时，应按照规定办理查阅手续，并在档案管理部门的监督下进行利用。2.档案利用过程中，不得对档案进行涂改、损坏、抽取、撤换等行为。3.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复制。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。2.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、财务部门、法务部门等相关人员组成。2.档案鉴定工作小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定。（三）鉴定流程1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审核，确定是否需要销毁。3.对于需要销毁的档案，档案鉴定工作小组应出具鉴定意见书，说明销毁原因和依据。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理部门填写档案销毁申请表，经公司分管领导审批后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写档案销毁记录，记录销毁时间、地点、方式、档案名称和数量等信息。4.档案销毁记录应与档案销毁申请表一并归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案定义本制度所指电子档案是指公司在各项经营管理活动中形成的以电子形式存在的具有保存价值的历史记录，包括但不限于电子文件、电子表格、数据库、电子邮件等。（二）电子档案收集与整理1.公司各部门及员工应及时将形成的电子文件收集整理，并按照档案分类标准进行分类。2.电子文件应采用通用格式存储，确保能够长期有效读取。3.对电子文件进行命名时，应遵循统一规范，便于识别和查找。（三）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.建立电子档案存储目录，对电子档案进行索引管理，便于快速查找。（四）电子档案安全管理1.采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除、泄露等。2.对电子档案的访问进行权限控制，只有经过授权的人员才能访问相应的电子档案。3.定期对电子档案存储系统进行病毒查杀和安全检查，确保系统安全稳定运行。（五）电子档案查阅与利用1.电子档案查阅与利用应遵循与纸质档案相同的权限和流程规定。2.查