基建档案保管制度

PAGE基建档案保管制度一、总则（一）目的为加强基建档案的科学管理，确保基建档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥基建档案在工程建设、维护、管理及改扩建等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有基建项目档案的保管工作，包括新建、改建、扩建工程项目以及与之相关的各类文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则基建档案由公司/组织指定的专门部门或机构集中统一保管，避免分散保存导致的管理混乱和档案缺失。2.真实性与完整性原则确保档案内容真实反映基建项目的实际情况，涵盖从项目规划、设计、施工到竣工验收全过程的各类文件资料，保证档案的完整性。3.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密以及个人隐私的基建档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.方便利用原则基建档案的保管应便于查询、借阅和使用，以满足公司/组织内部各部门在工程建设、维护、管理等工作中的需求。二、基建档案的归档范围与要求（一）项目前期文件1.项目立项文件包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等，应完整保存原件，并确保文件内容准确、有效。2.环境影响评价文件涵盖环境影响报告书（表）及其批复文件，反映项目建设对环境的影响及相应的审批意见。3.建设用地文件如土地出让合同、建设用地规划许可证、土地使用证等，明确项目建设用地的合法性和相关权益。（二）设计文件1.初步设计文件包括初步设计说明书、设计图纸、工程概算等，体现项目的初步设计方案和投资估算。2.施工图设计文件详细的施工图纸、设计变更通知等，是指导工程施工的重要依据，应保证图纸清晰、准确，变更记录完整。（三）工程管理文件1.工程招投标文件招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书等，记录项目招投标过程及结果，确保招投标活动合法合规。2.工程合同文件建设工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同等，明确各方权利义务，是工程建设的重要法律文件。3.工程监理文件监理规划、监理细则、监理月报、监理日志等，反映监理单位对工程建设的监督管理工作。4.工程质量监督文件质量监督申报书、质量监督记录、工程质量整改通知等，体现政府质量监督部门对工程质量的监管情况。（四）施工文件1.施工组织设计文件施工单位编制的施工组织设计、施工方案等，指导工程施工组织和技术措施。2.施工技术交底文件各分项工程的技术交底记录，确保施工人员熟悉施工工艺和技术要求。3.工程材料质量证明文件原材料、构配件、设备等的质量证明文件、检验检测报告，保证工程材料质量符合要求。4.隐蔽工程验收文件隐蔽工程验收记录，详细记录隐蔽工程的施工情况和验收结果，为后续工程质量追溯提供依据。5.分项分部工程质量验收文件分项分部工程质量验收记录、检验批验收记录等，反映工程各部分的质量状况。6.工程施工记录施工日志、大事记等，记录工程施工过程中的重要事件和施工进展情况。（五）工程竣工验收文件1.竣工验收报告工程竣工验收申请报告、竣工验收意见书等，总结工程建设成果，确认工程是否符合验收标准。2.工程竣工决算文件竣工财务决算报表、竣工财务决算说明书等，反映工程建设的财务收支情况和投资效益。3.工程竣工图包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图，准确反映工程实际完成情况，是工程维护和管理的重要图纸资料。（六）其他文件1.工程声像资料工程建设过程中的照片、录像等，直观记录工程建设场景和重要节点，增强档案的直观性和真实性。2.电子文件与基建项目相关的电子文档、数据文件等，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（七）归档要求1.归档文件应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.文件材料应分类整理，按照形成时间顺序或项目阶段进行排列，便于查找和管理。3.归档的纸质文件应采用耐久性好的书写材料和纸张，电子文件应采用通用、标准的格式进行存储，并定期进行备份。4.对于同一文件的不同版本或修改稿，应一并归档保存，注明版本信息和修改情况。三、基建档案的整理与分类（一）整理原则基建档案的整理应遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.按项目分类以每个基建项目为单位，将该项目形成的各类文件资料集中在一起进行整理和保管。2.按文件性质分类将基建档案分为项目前期文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、工程竣工验收文件和其他文件等六大类，每大类下再根据具体内容进行细分。（三）编号与编目1.编号规则：为每个基建项目编制唯一的项目编号，再根据文件分类为每类文件编制相应的类别编号。例如，项目编号为[项目代码]，项目前期文件的类别编号为[01]，设计文件的类别编号为[02]等。2.编目要求：编制档案目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索和查找档案。四、基建档案的保管期限与密级划分（一）保管期限1.永久保管涉及公司/组织核心利益、具有重要历史价值或长期使用价值的基建档案，如公司重大基建项目的立项批复、土地使用证、工程竣工图等，应永久保管。2.长期保管对工程建设、维护、管理有较长时间参考价值的文件，保管期限一般为[具体年限]年，如工程合同、监理文件、施工技术交底文件等。3.短期保管在工程建设过程中形成的、对当前工作有一定参考价值，但保存期限较短的文件，保管期限一般为[具体年限]年，如工程施工日志、工程材料检验报告等。（二）密级划分1.绝密涉及公司/组织核心商业秘密、国家机密等重要信息的基建档案，一旦泄露将对公司/组织造成重大损失，如某些特殊工程项目的设计图纸、关键技术资料等，应列为绝密级。2.机密包含公司/组织重要业务信息、技术秘密等，泄露后可能对公司/组织产生较大影响的文件，如部分工程合同条款、特定的工程技术方案等，列为机密级。3.秘密涉及公司/组织一般业务信息、内部管理信息等，泄露后可能对公司/组织造成一定影响的档案，如一般性的工程管理文件、部分施工记录等，列为秘密级。（三）保管期限与密级的调整根据公司/组织的发展和业务变化，以及国家法律法规和政策要求，定期对基建档案的保管期限和密级进行审查和调整。对于保管期限届满且已无保存价值的档案，按照规定进行鉴定和销毁；对于密级不再符合要求的档案，及时调整密级。五、基建档案的保管设施与环境要求（一）保管设施1.档案库房应具备专门的档案库房，库房应坚固、安全，具有防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警装置等，确保档案的安全保管。2.档案装具配备适宜的档案装具，如档案柜、档案架等，装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。档案装具应定期进行检查和维护，确保其安全性和可靠性。3.存储设备对于电子档案，应配备专用的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份。存储设备应存放在安全可靠的环境中，防止数据丢失和损坏。（二）环境要求1.温度档案库房的温度应保持在[适宜温度范围]℃之间，温度变化应控制在较小范围内，避免温度过高或过低对档案造成损害。2.湿度库房湿度应保持在[适宜湿度范围]%之间，过高的湿度容易导致档案纸张发霉、字迹褪色，过低的湿度则可能使纸张变脆。应通过温湿度调节设备，确保库房温湿度符合要求。3.光照档案库房应采用人工照明，避免阳光直射档案。照明灯具应选用无紫外线的灯具，防止档案因光照而褪色、老化。4.清洁卫生保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、害虫等对档案造成污染和损害。六、基建档案的保管与维护（一）档案入库1.档案管理人员应按照档案整理分类的结果，对归档的基建档案进行核对和清点，确保档案齐全、完整、准确。2.将档案按照编号顺序存放在相应的档案装具中，并在档案目录上注明档案存放位置。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，确保电子档案的存储规范、便于查找。（二）日常保管1.定期对档案库房进行巡查，检查档案装具、存储设备、温湿度调节设备等的运行情况，发现问题及时处理。2.检查档案的保管状况，查看档案是否有受潮、发霉、虫蛀、破损等情况，如有异常应及时采取措施进行修复和处理。3.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。（三）档案维护1.对破损或褪色的档案进行修复，采用专业的修复技术和材料，确保档案的完整性和可读性。2.对电子档案进行定期维护，检查数据的完整性和准确性，及时更新存储设备，防止数据丢失或损坏。3.根据档案保管期限和密级的调整情况，对档案进行重新整理和存放，确保档案管理的科学性和规范性。七、基建档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅基建档案，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、编号、保管期限等信息。2.借阅申请表应经所在部门负责人审批，涉及机密级以上档案的借阅，还需经公司/组织保密管理部门或主管领导审批。3.档案管理人员根据审批后的借阅申请表，为借阅人员办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。（二）借阅登记1.建立档案借阅登记制度，详细记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间、档案名称、编号、密级等信息。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式进行记录，以便查询和统计。（三）借阅期限1.一般情况下，基建档案的借阅期限不得超过[规定借阅天数]天。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于机密级以上档案，借阅期限应严格控制，确因工作需要延长借阅期限的，需重新履行审批手续。（四）归还要求1.借阅人员应在规定的归还时间内将档案归还档案库房，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完好无损。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应及时报告，并承担相应的责任。档案管理人员应根据情况进行记录和处理，必要时追究借阅人员的法律责任。（五）利用服务1.档案管理人员应积极为公司/组织内部各部门提供基建档案的利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。2.对于需要查阅大量档案或进行专题研究的情况，档案管理人员可协助利用人员进行档案整理和分析，提高利用效率。八、基建档案管理责任与监督（一）管理责任1.公司/组织各部门负责人为本部门基建档案管理的第一责任人，负责组织本部门人员做好基建档案的收集、整理和移交工作。2.档案管理人员负责基建档案的集中统一保管、整理分类、编目编号、保管维护、借阅利用等具体管理工作，确保档案管理工作的规范、有序。3.工程建设项目负责人应对项目档案的形成、积累和归档工作进行全程监督和指导，保证项目档案的质量。（二）监督检查1.建立基建档案管理监督检查制度，定期对档案管理工