2026年工业水处理公司部门例会与跨部门水处理协调会议管理规定

2026年工业水处理公司部门例会与跨部门水处理协调会议管理规定第一章总则第一条制定目的为规范公司部门例会及跨部门水处理协调会议管理，明确会议组织、召开、执行等全流程要求，提升会议决策效率与执行效果，保障水处理业务各环节信息畅通、协同高效，推动公司治理结构与水处理体系融合优化要求落地，结合公司实际经营情况，制定本规定。第二条适用范围本规定适用于公司总部及各分支机构所有涉及水处理业务的部门例会，以及因水处理业务开展需要召开的跨部门协调会议，覆盖董事会指定的水处理分管领导、水处理业务中心及各专业模块、职能支持部门、分支机构水处理管理岗等相关人员。第三条基本原则务实高效原则：会议召开以解决实际问题为核心，严控会议时长与频次，避免无实质内容的形式化会议，确保每次会议均有明确议题、清晰结论、具体责任人。权责清晰原则：明确各类会议的组织主体、参会人员、决策权限，会议决议需落实到具体责任部门和责任人，做到“议而有决、决而有行、行而有果”。协同联动原则：部门例会需主动衔接跨部门协作需求，跨部门协调会议需统筹各相关方诉求，打破部门壁垒，确保水处理业务全流程高效衔接。合规规范原则：会议内容、决策过程及决议执行均需符合国家环保法规、公司治理要求及水处理体系相关制度，严禁违反合规管控要求的会议决策。痕迹可溯原则：所有会议均需形成完整记录，明确会议时间、地点、参会人、议题、讨论内容、决议事项、完成时限等，相关资料存档备查。第四条管理职责公司经营管理层：审批跨部门水处理协调会议的重大决议，监督会议决议的整体执行情况，协调解决会议中无法达成一致的重大争议事项。水处理业务中心：作为会议统筹管理部门，制定会议管理配套细则，指导各部门规范召开例会，牵头组织跨部门水处理协调会议，跟踪会议决议执行进度。各业务部门/分支机构：负责组织本部门/本机构的水处理业务例会，按要求参加跨部门协调会议，落实本部门承担的会议决议事项，及时反馈执行过程中的问题。行政部门：协助水处理业务中心做好跨部门会议的会务保障工作，包括会议通知、场地布置、记录整理等基础服务，配合完成会议资料的归档管理。第二章部门例会管理第五条会议分类与频次水处理业务中心例会：由业务中心负责人组织，每周召开1次，遇重大紧急事项可临时加开，参会人员为业务中心各专业模块负责人（工艺管理、设备运维、水质管控、项目管理）。各专业模块例会：由模块负责人组织，每日召开简短晨会（不超过30分钟）梳理当日工作，每月召开1次月度总结会，参会人员为模块全体在岗人员。分支机构水处理管理岗例会：由分支机构负责人或水处理管理岗组织，每半月召开1次，参会人员为分支机构涉及水处理操作、运维、管控的相关人员，必要时可邀请总部水处理业务中心人员列席。职能支持部门涉水处理例会：人力资源、财务、审计、法务等部门，每月召开1次涉水处理专项例会，梳理本部门为水处理业务提供支持的进展及问题，参会人员为部门负责人及涉水处理对接专员。第六条会议组织要求会议筹备：会议组织部门需提前1个工作日确定会议议题，收集参会人员需反馈的问题及建议，明确会议需解决的核心问题，避免临时拼凑议题。会议通知：需明确会议时间、地点（线下/线上）、议题、参会人员、需提前准备的材料等，线下会议提前1个工作日通知，线上会议提前半天再次提醒。参会要求：参会人员需提前阅读会议材料，针对议题做好发言准备；无特殊原因不得缺席、迟到、早退，确需请假的需向会议组织负责人报备，指定专人代为参会并反馈意见。第七条会议议事规则议题审议：会议组织人按预设议题顺序主持会议，参会人员围绕议题聚焦发言，避免偏离主题的无效讨论，每人单次发言时长原则上不超过5分钟。问题讨论：针对水处理业务中的具体问题，需先由责任人员说明现状、存在问题、已采取措施，再由参会人员提出解决方案，会议组织人汇总意见形成初步结论。决议形成：部门例会可决策本部门权限范围内的事项，超出权限的需明确提报跨部门协调会议或经营管理层审议的流程及时限，决议需当场明确完成标准、责任人及完成时限。第八条会议记录与执行记录要求：指定专人负责会议记录，会议结束后1个工作日内完成记录整理，经会议组织人审核后发送至全体参会人员确认，确认无误后存档。执行跟踪：会议决议责任人需按时限推进工作，部门负责人每周在例会上通报决议执行进度，未按时完成的需说明原因及整改措施，确需延期的需提前申请并重新确定时限。结果反馈：决议事项完成后，责任人需向部门例会提交完成情况报告，包含工作成果、是否达到预期目标、存在的遗留问题等，由会议组织人审核确认。第三章跨部门水处理协调会议管理第九条会议触发条件常规触发：每月固定召开1次跨部门水处理协调会议，由水处理业务中心牵头，总结当月水处理业务跨部门协作情况，部署下月协同重点工作。临时触发：出现以下情形之一的，可由任一相关部门发起，经水处理业务中心审核后召开临时跨部门协调会议：水处理工艺重大调整涉及多部门配合的；水质超标、设备故障等突发事件需多部门应急处置的；水处理项目投资、成本管控等事项需财务、法务、审计等部门协同的；分支机构水处理业务开展需总部多部门支持的；其他涉及跨部门协作且无法通过部门例会解决的水处理业务问题。第十条参会人员确定常规跨部门协调会议：水处理分管领导、水处理业务中心各模块负责人、人力资源/财务/法务/审计等职能部门对接专员、各分支机构水处理管理岗代表。临时跨部门协调会议：根据议题确定参会人员，需包含议题涉及的所有责任部门负责人及具体经办人，必要时邀请公司经营管理层列席。列席人员：与议题相关但无决策权限的人员可作为列席人员参会，可发表意见但无表决权，会议记录需注明列席人员身份。第十一条会议筹备与召开议题申报：发起部门需提前2个工作日向水处理业务中心提交会议议题申请表，说明议题背景、需解决的问题、初步解决方案及需协调的部门。材料审核：水处理业务中心对议题及相关材料进行审核，确认议题是否符合召开条件，对不符合要求的议题退回发起部门补充完善，对重复或可合并的议题进行整合。会议召开：会议由水处理业务中心负责人主持，特殊重大议题可由水处理分管领导主持；会议需先由发起部门说明议题详情，再由各参会部门发表意见，主持人引导达成一致结论，无法达成一致的提交经营管理层裁定。第十二条决议形成与执行决议要求：跨部门会议决议需明确具体事项、责任部门、配合部门、完成时限、验收标准，所有参会部门负责人需对决议内容确认，签字（线上会议可确认电子记录）留存。执行跟踪：水处理业务中心建立决议执行台账，每日更新进度，对临近时限未完成的事项提醒责任人，对超期未完成的事项上报水处理分管领导。争议处理：执行过程中因客观原因无法按决议执行的，责任部门需提前1个工作日向水处理业务中心提交调整申请，经参会相关部门协商一致后，报水处理分管领导审批；协商不一致的，由经营管理层最终裁定。第四章会议执行管控第十三条进度管控周跟踪：水处理业务中心每周汇总所有会议决议的执行进度，形成进度报表报送水处理分管领导，重点标注未按计划推进的事项及原因。月复盘：每月结合跨部门协调会议，对当月所有会议决议的完成情况进行复盘，完成率低于90%的部门需提交书面说明，由经营管理层约谈部门负责人。季考核：将会议决议完成率纳入各部门水处理业务绩效考核指标，占比不低于15%，与部门绩效评分及相关人员薪酬挂钩。第十四条质量管控结果验收：会议决议完成后，由水处理业务中心牵头，组织相关部门按预设标准验收，验收合格的视为完成；验收不合格的，责令责任部门限期整改，整改后重新验收。效果评估：每季度对会议管理效果进行评估，从会议解决问题数量、决议执行效率、业务协同满意度等维度，分析会议管理中存在的问题，优化会议组织方式。第十五条风险管控合规风险：会议决议需经法务部门审核（涉及合规事项时），避免决议内容违反环保法规、公司治理制度等，审核未通过的决议不得执行。执行风险：识别会议决议执行过程中的潜在风险（如资源不足、技术瓶颈、外部政策变化等），责任部门需制定风险应对预案，提前规避或降低风险影响。第五章会议资料管理第十六条资料记录要求会议记录：需包含会议基本信息（时间、地点、主持人、参会人、列席人、记录人）、议题清单、每个议题的讨论过程、达成的决议、未达成一致的争议点及处理方式。决议台账：单独建立会议决议执行台账，按“议题-决议事项-责任人-完成时限-当前状态-验收结果”维度记录，确保每项决议可追溯。补充材料：参会人员提交的书面意见、数据报表、合规审核意见等相关材料，需作为会议附件一并整理归档。第十七条资料存档与查阅存档要求：会议记录、决议台账、附件材料等需在会议结束后3个工作日内完成归档，电子档存储至公司指定云盘，纸质档（如有）由行政部门统一保管，存档期限不少于3年。查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅的，需向水处理业务中心提交申请，经中心负责人审批后查阅；外部单位（如审计、监管部门）查阅的，需经经营管理层审批，并由专人陪同查阅。保密要求：涉及公司商业秘密、核心技术的会议资料，需标注保密等级，查阅及传递过程需遵守公司保密制度，严禁泄露。第六章监督与改进第十八条监督机制内部审计监督：审计部门每半年对会议管理及决议执行情况开展专项审计，重点检查会议决议的合规性、执行率、执行效果，出具审计报告并提出整改建议。管理层监督：水处理分管领导每月抽查会议记录及决议执行台账，对不按规定召开会议、虚假记录、决议执行不到位的情况进行通报批评。员工监督：设立会议管理反馈渠道，鼓励员工对形式化会议、决议执行不力等问题进行反馈，对有效反馈的员工给予适当奖励。第十九条问题整改整改通知：针对监督中发现的问题，由水处理业务中心向责任部门下达整改通知书，明确整改内容、整改期限、整改标准，责任部门需在规定时限内完成整改。整改验证：整改完成后，水处理业务中心组织验证，验证通过的销项；验证未通过的，责令重新整改，并视情节轻重对责任人进行绩效扣分或通报批评。长效改进：对反复出现的会议管理问题，梳理根源并修订本规定或配套细则，完善会议组织、执行、管控全流程要求，避免同类问