续签劳动合同流程

续签劳动合同工作流程规范一、总则为规范公司劳动合同续签管理工作，保障公司与员工双方的合法权益，维护劳动关系稳定，依据《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本工作流程。本流程适用于公司与所有劳动合同即将到期且符合续签条件员工的劳动合同续签工作，旨在确保续签工作依法依规、有序高效开展，实现公司人力资源的合理配置与可持续发展。二、续签前期准备工作（一）合同到期时间梳理人力资源部门需建立劳动合同管理台账，对公司全体员工的劳动合同签订时间、到期时间、合同期限等关键信息进行详细记录与动态管理。在员工劳动合同到期前3个月，人力资源专员通过台账梳理出即将到期的员工名单，并按到期时间先后顺序进行排序，形成《劳动合同到期预警清单》。该清单应包含员工姓名、部门、岗位、入职时间、合同到期时间、续签意向初步评估等内容，以便后续工作有序推进。（二）续签条件评估1.员工绩效评估：人力资源部门联合员工所在部门，根据公司绩效考核制度，对劳动合同即将到期员工在合同期内的工作业绩、工作能力、工作态度等进行全面综合评估。重点关注员工是否完成既定工作目标、是否具备岗位所需专业技能、是否遵守公司规章制度等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，作为判断员工是否符合续签条件的重要依据之一。2.员工行为合规性审查：人力资源部门协同法务部门、合规部门，对员工在合同期内的行为进行合规性审查。审查内容包括是否存在违反法律法规、公司规章制度的行为，是否涉及劳动纠纷、法律诉讼等情况。对于存在严重违规行为或给公司造成重大损失的员工，需谨慎评估其续签资格。3.岗位需求分析：结合公司战略规划、业务发展需求以及部门实际工作情况，分析各岗位的人员配置需求。对于因业务调整、岗位撤销等原因不再需要的岗位，需提前做好人员安置与劳动合同续签的特殊处理方案；对于业务扩张需要增加人员的岗位，优先考虑内部员工的续签与调配。（三）续签意向初步沟通在完成续签条件评估后，人力资源专员在劳动合同到期前2个月，以面谈或书面形式与员工进行初步沟通，了解员工的续签意向。面谈过程中，人力资源专员应向员工说明公司的续签政策、岗位发展前景等信息，并认真倾听员工的想法与诉求，做好沟通记录。对于明确表示愿意续签的员工，告知其后续的续签流程与时间节点；对于不确定是否续签或明确表示不续签的员工，进一步了解原因，积极进行挽留或做好离职交接准备工作。三、续签启动程序（一）续签审批流程1.部门申请：员工所在部门负责人根据员工的工作表现、部门岗位需求等情况，在劳动合同到期前1个半月，填写《劳动合同续签申请表》，并提交至人力资源部门。申请表中应明确注明是否建议续签、续签岗位、续签期限等内容，并阐述具体理由。2.人力资源部门审核：人力资源部门收到部门提交的《劳动合同续签申请表》后，对员工的基本信息、续签条件评估结果、部门意见等进行全面审核。审核内容包括员工是否符合公司续签标准、续签岗位与员工能力是否匹配、续签期限是否合理等。审核通过后，人力资源部门负责人在申请表上签署意见，提交公司管理层审批。3.公司管理层审批：公司管理层根据公司整体发展战略、人力资源规划等因素，对人力资源部门提交的续签申请进行最终审批。审批过程中，重点关注员工对公司的贡献、岗位的重要性以及公司的人力成本等因素。审批通过后，人力资源部门方可启动后续续签工作。（二）通知员工续签意向公司管理层审批通过后，人力资源专员在劳动合同到期前1个月，以书面形式向员工发出《劳动合同续签意向通知书》。通知书中应明确告知员工公司的续签意向、续签岗位、续签期限、工作地点、劳动报酬等主要条款，并要求员工在收到通知书后的5个工作日内，以书面形式回复是否同意续签。若员工未在规定时间内回复，视为不同意续签，公司将按照相关规定办理劳动合同终止手续。四、续签协商与沟通（一）协商内容确定1.薪酬福利调整：根据公司薪酬制度、员工工作表现以及市场薪资水平，与员工协商确定续签后的薪酬待遇，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴补贴、社会保险、住房公积金等。对于表现优秀的员工，可适当提高薪酬待遇；对于市场竞争力较强的岗位，需参考行业标准合理调整薪酬。2.岗位与工作职责变更：若续签后的岗位或工作职责发生变化，人力资源部门应与员工进行充分沟通，详细说明岗位调整的原因、新岗位的工作内容、职责要求以及职业发展前景等。确保员工对新岗位有清晰的认识，并自愿接受岗位调整。3.合同期限确定：根据员工的工作性质、岗位需求以及公司人力资源规划，与员工协商确定续签合同的期限。对于关键岗位、核心人才，可适当签订较长期限的劳动合同；对于一般岗位员工，可根据实际情况签订固定期限或无固定期限劳动合同。（二）协商沟通方式1.面对面协商：人力资源专员与员工进行面对面的协商沟通，认真听取员工的意见与建议，解答员工的疑问。在协商过程中，保持平等、尊重的态度，充分尊重员工的合法权益，营造良好的协商氛围。2.书面协商：对于无法进行面对面协商的情况，可通过书面形式与员工进行沟通。以邮件、信函等方式向员工发送协商内容，并要求员工以书面形式回复意见。确保协商过程留有书面记录，便于后续查阅与存档。（三）争议处理在协商过程中，若双方就续签条款存在争议，人力资源部门应积极主动与员工进行沟通协调，寻求双方都能接受的解决方案。若争议无法通过协商解决，可依据公司劳动争议调解制度，启动调解程序，由公司劳动争议调解委员会进行调解。若调解仍无法达成一致意见，按照相关法律法规及公司规定办理劳动合同终止手续。五、续签合同拟定与签署（一）合同拟定1.合同模板使用：人力资源部门应使用符合法律法规要求且经公司法律顾问审核通过的劳动合同续签模板进行合同拟定。合同内容应包括双方基本信息、劳动合同期限、工作内容与工作地点、工作时间与休息休假、劳动报酬、社会保险与福利待遇、劳动保护与劳动条件、合同变更与解除、违约责任等必备条款，以及双方协商一致的其他条款。2.个性化条款添加：根据协商结果，在合同模板基础上添加个性化条款。如薪酬调整方案、岗位变更约定、培训与发展计划等。确保合同条款清晰明确、合法合规，避免出现歧义或法律风险。（二）合同审核劳动合同拟定完成后，人力资源部门需将合同文本提交至法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款是否符合法律法规要求、是否存在法律风险、双方权利义务是否对等、违约责任是否明确等内容。审核通过后，由法务部门负责人签署审核意见。（三）合同签署1.员工签署：法务部门审核通过后，人力资源专员将劳动合同文本一式两份交给员工签署。在员工签署前，向员工详细说明合同条款内容，确保员工充分理解合同各项约定。员工签署后，人力资源专员应检查员工的签字是否清晰、完整，签署日期是否准确。2.公司签署：员工签署完成后，人力资源专员将劳动合同提交至公司法定代表人或其授权代表进行签署，并加盖公司公章或合同专用章。签署完成后，将一份劳动合同交给员工留存，另一份由人力资源部门按照档案管理规定进行存档。六、续签后续管理工作（一）合同档案管理人力资源部门应建立完善的劳动合同续签档案管理制度，将续签过程中的相关文件，如《劳动合同到期预警清单》《劳动合同续签申请表》《劳动合同续签意向通知书》《劳动合同》等进行分类整理、编号归档。档案应妥善保管，确保资料的完整性、安全性和可查阅性。同时，将续签信息及时更新至劳动合同管理台账，实现动态管理。（二）员工信息更新在劳动合同续签完成后，人力资源部门应及时更新员工的人事档案信息，包括劳动合同期限、岗位变更情况、薪酬调整记录等。同时，将相关信息同步至公司人力资源管理系统，确保公司各部门能够及时获取准确的员工信息。（三）后续跟踪与反馈1.试用期跟踪（如有）：对于续签合同中约定试用期的员工，人力资源部门联合员工所在部门，在试用期内对员工的工作表现进行跟踪评估。定期与员工进行沟通，了解员工的工作适应情况，及时发现并解决问题。2.满意度调查：在劳动合同续签后的1个月内，人力资源部门可通过问卷调查、面谈等方式，开展员工续签满意度调查。了解员工对续签过程、合同条款、公司管理等方面的意见与建议，为今后的续签工作提供改