化工公司档案管理考核办法

化工公司档案管理考核办法化工公司档案管理考核办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本办法依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家法律法规、《化工行业档案管理规范》（HG/TXXXX）、《档案信息安全保护条例》等行业标准、《联合国跨国公司行为准则》等国际公约，结合公司《企业内部控制基本规范》及数字化转型战略制定。

1.1.2针对公司档案管理中存在的档案分散、安全风险、利用效率低、国际业务合规性不足等痛点，本办法旨在实现档案管理的规范化、风险防控的体系化、管理效率的价值化，构建以“价值创造、风险防控、效率提升”为核心的管理闭环。

1.2适用范围与对象

1.2.1本办法适用于公司总部各部门、各分子公司、各业务单元及所有关联人员（包括正式员工、外包服务单位、合作单位等）涉及化工档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理。

1.2.2特殊档案如涉及国家秘密、商业秘密或具有重大历史价值的档案，按国家及公司专项规定执行，但须遵守本办法的基本原则。

1.2.3例外适用场景：因不可抗力导致档案损毁、紧急业务需求临时调阅未按程序操作等情况，需事后补办手续并提交风险分析报告。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及地区档案法律法规，确保档案管理活动合法合规。

1.3.2权责对等原则：档案管理职责与岗位权限、考核奖惩相对应，明确各层级、各岗位责任主体。

1.3.3风险导向原则：聚焦化工档案管理中的高、中风险环节，实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：在确保安全的前提下，优化流程、简化手续，提升档案利用效率。

1.3.5持续改进原则：定期评估档案管理绩效，根据内外部环境变化及时优化制度。

1.3.6国际化适配原则：针对跨国业务，兼顾不同国家档案管理法规差异，确保合规运营。

1.4制度地位与衔接

1.4.1本办法为公司基础性专项管理制度，与《企业内部控制手册》《财务档案管理办法》《合同管理办法》等制度形成管理合力。

1.4.2制度衔接规则：若其他制度与本办法存在冲突，以本办法为准，特殊情况由内控部协调确定。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“集中统一、分级负责、归口管理”的矩阵式架构。董事会作为最高决策层，授权董事会秘书处统筹监督；董事会下设审计委员会负责重大档案事项监督；总经理办公会审议年度档案管理计划；内控部作为执行监督机构，统筹档案管理体系建设；各部门及分子公司设立档案管理员（兼职或专职），负责本部门档案日常管理。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议公司档案管理战略规划，批准重大档案处置方案。

2.2.2董事会：审定档案管理制度，监督重大档案风险防控措施落实。

2.2.3审计委员会：定期审查档案管理制度有效性及执行情况，提出改进建议。

2.2.4总经理办公会：批准年度档案管理预算，协调跨部门重大档案事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1内控部：负责档案管理制度体系建设、流程优化、风险监控及监督评估。

2.3.2各部门及分子公司：按本办法要求落实档案管理职责，确保档案完整、安全、有效。

2.3.3档案管理员：具体负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等日常工作。

2.3.4业务人员：负责业务活动中档案的形成、初步整理及及时移交。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：实施日常监督，每月开展合规性检查，每年组织专项审计。

2.4.2审计部：独立开展年度档案管理审计，出具审计报告，跟踪整改落实。

2.4.3合规部：对跨国业务档案管理合规性进行监督，协调属地法规适用问题。

2.5协调与联动机制

2.5.1建立由内控部牵头，各部门参与的档案管理联席会议制度，每季度召开一次。

2.5.2设立档案管理信息系统数据接口标准，确保档案信息与ERP、OA等系统互联互通。

2.5.3跨国业务需根据当地法规建立属地化档案管理协调小组，定期沟通协作。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：实现档案资源集中管理、安全可控、高效利用、持续增值。

3.1.2核心指标：档案完整率≥99%、安全事件发生率为0、档案检索响应时间≤2小时、档案数字化率≥80%、合规检查问题整改率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准：按档案性质分为经营管理类、生产技术类、安全环保类、人力资源类、涉外合作类等，并细化二级分类。

3.2.2档案保管期限：根据档案重要程度和业务需求，设定永久、长期（30年以上）、短期（10-30年）保管期限。

3.2.3档案安全规范：实施“双人双锁”保管制度，涉密档案采取加密存储和物理隔离措施，重要档案异地备份。

3.2.4高风险控制点及防控措施：

▶高风险点：涉密档案管理（违规调阅、销毁风险）

▶防控措施：建立涉密档案台账，实施分级授权调阅，定期开展保密培训。

▶高风险点：化工品生产记录管理（记录篡改、遗失风险）

▶防控措施：电子记录与纸质记录双备份，建立记录变更追溯机制。

▶高风险点：跨国档案跨境转移（合规性风险）

▶防控措施：提前评估目标国法规，采用合规的跨境数据传输方式。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理方法，运用PDCA循环持续优化管理。

3.3.2管理工具：建立电子档案管理系统，实现档案的电子化采集、存储、检索、利用及安全监控；配置RFID技术加强重要档案物理管理。

3.3.3数字化转型要求：推动档案数字化率每年提升10%，建立数字档案库，实现档案在线检索与利用。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案形成阶段：业务人员按档案类别要求规范记录，完成后提交档案管理员审核，审核通过后移交归档。

4.1.2档案收集阶段：档案管理员定期或按需收集业务部门移交的档案，进行完整性检查，确认后录入系统。

4.1.3档案保管阶段：档案管理员根据保管期限要求，将档案分类存放于符合安全标准的档案库房，建立档案目录。

4.1.4档案利用阶段：利用需求经审批后，档案管理员按权限提供档案查阅或复制，并记录利用情况。

4.1.5档案鉴定销毁阶段：定期组织档案鉴定委员会对到期档案进行鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，经审批后按规定销毁。

4.2子流程说明

4.2.1涉密档案管理子流程：增加“密级标识”“清点登记”“授权调阅审批”等环节，确保全程可追溯。

4.2.2电子档案管理子流程：增加“电子签名”“版本控制”“系统日志监控”等环节，确保电子档案的法律效力。

4.2.3跨国档案管理子流程：增加“法规适配”“跨境传输审批”“属地存储备案”等环节，确保跨国合规。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案移交控制点：业务部门移交档案时需附移交清单，档案管理员核对无误后签字确认，作为档案有效管理的证明。

4.3.2档案利用控制点：利用需求需填写《档案利用申请单》，明确利用目的、范围、期限，经相关领导审批后方可调阅。

4.3.3档案销毁控制点：销毁档案需编制《档案销毁清册》，经档案鉴定委员会审议、总经理审批后方可实施，销毁过程需双人监督并记录。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：当流程效率低于行业标准、审计发现问题较多或业务需求变化时，可发起流程优化。

4.4.2评估流程：由内控部组织相关部门进行流程评估，包括效率分析、风险影响、系统适配性等。

4.4.3审批权限：流程优化方案需经内控部负责人审核，重大优化需报总经理办公会审批。

4.4.4复盘周期：每年12月开展全流程复盘，评估年度优化效果，确定下年度优化重点。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案查阅权限：按档案密级和保管期限分配权限，一般档案部门负责人审批，涉密档案分管领导审批。

5.1.2档案复制权限：重要档案原则上不允许复制，特殊情况需经分管副总审批。

5.1.3档案销毁权限：短期档案部门负责人审批，长期档案分管领导审批，永久档案总经理审批。

5.1.4系统管理权限：系统管理员权限由IT部统一管理，档案管理员权限由内控部审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：按档案价值、密级、保管期限设定审批层级，一般档案三级审批（业务部门-档案管理员-部门负责人），涉密档案五级审批。

5.2.2审批时限：常规审批≤3个工作日，紧急审批1个工作日内完成，特殊情况需说明理由。

5.2.3越权规定：禁止越权审批，如需越权需经审批权限人书面授权。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：因出差、休假等客观原因无法履行职责时，可书面授权他人代为处理。

5.3.2授权范围：授权需明确授权事项、期限、权限范围，并经内控部备案。

5.3.3代理期限：临时代理最长不超过15个工作日，结束后及时收回授权书。

5.4异常审批流程

5.4.1异常场景：紧急调阅、权限外申请、补办手续等。

5.4.2审批路径：需提交《异常档案处理申请》，附风险评估报告，经分管领导审批。

5.4.3痕迹留存：所有异常审批需在系统中留痕，并作为后续考核依据。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：所有档案管理操作需参照本办法及配套细则执行，禁止擅自变更。

6.1.2表单管理：使用公司统一制作的《档案移交单》《档案利用申请单》等表单，电子表单需系统自动生成编号。

6.1.3痕迹留存：所有操作需在电子档案管理系统留痕，纸质档案需按顺序编号存档。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月开展档案管理合规性检查，包括系统数据核对、现场抽查等。

6.2.2专项监督：针对重大档案事项或审计发现的问题，开展专项监督检查。

6.2.3突击检查：不定期对档案库房、系统操作等进行突击检查，验证管理效果。

6.2.4内控嵌入：在档案管理中嵌入以下内控环节：

▶档案交接控制：档案移交需双人在场确认，并在系统中记录交接时间、人员。

▶档案查阅监控：系统自动记录查阅人、时间、内容，定期进行访问分析。

▶档案销毁复核：销毁后需拍照存档，并在系统中标注销毁状态。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：日常检查每月不少于2次，专项检查每季度1次，年度审计每年1次。

6.3.2检查方法：采用查阅记录、现场核查、人员访谈、系统测试等方法。

6.3.3审计要求：审计部需在审计报告中明确档案管理存在问题，提出整改建议，并跟踪落实。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：月度报告、季度报告、年度报告。

6.4.2报告内容：含检查发现问题、整改情况、指标达成情况、风险分析、改进建议等。

6.4.3报告用途：作为绩效考核依据、流程优化依据、管理决策依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：含合规性指标（检查问题整改率）、效率指标（档案检索响应时间）、价值指标（档案利用效益）。

7.1.2权重分配：合规性40%，效率30%，价值30%。

7.1.3评分标准：根据指标达成情况设定评分标准，与部门绩效挂钩。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度评估、季度评估、年度评估。

7.2.2评估方法：数据统计、现场核查、问卷调查、标杆对比。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现-分析-立项-实施-复核-销号。

7.3.2整改分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（15个工作日内整改）、紧急问题（立即整改）。

7.3.3责任追究：整改不力将纳入绩效考核，情节严重追究责任。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议：通过审计发现、业务需求、系统监控等方式收集改进建议。

7.4.2评估审批：内控部组织评估，重大改进需报总经理办公会审批。

7.4.3跟踪验证：改进实施后需跟踪效果，确保持续优化。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：档案管理创新、重大风险防控、优秀档案利用等。

8.1.2奖励类型：通报表扬、奖金奖励、优先晋升等。

8.1.3奖励程序：个人或部门申报-部门推荐-内控部审核-总经理审批-公示-发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：档案管理不规范、系统操作错误等。

8.2.2较重违规：档案遗失、泄露非涉密信息等。

8.2.3严重违规：擅自销毁档案、泄露涉密信息等。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：与违规行为严重程度挂钩，最高可降级。

8.3.2处罚程序：调查取证-告知-审批-执行-申诉。

8.3.3处罚方式：警告、罚款、降级、解聘等。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内可提出申诉。

8.4.2复议流程：提交申诉书-内控部复核-总经理审批-答复。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案范围：自然灾害、系统故障、安全事件等。

9.1.2响应流程：启动预案-控制风险-恢复系统-调查评估-改进措施。

9.1.3资源保障：建立应急档案备份中心，配备应急设备。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场