珠宝公司原材料查验管理办法

珠宝公司原材料查验管理办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国电子商务法》《中华人民共和国进出口商品检验法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系标准、GIA（美国宝石学院）国际宝石分级标准及欧盟《关于限制某些危险物质和材料用于珠宝首饰的指令》（RoHS指令）等行业规范，结合《联合国跨国公司行为准则》《OECD国际商务行为准则》等国际公约，并基于公司“品质为本、诚信经营、全球拓展”的发展战略制定。鉴于原材料查验是珠宝产品质量安全与品牌声誉的关键环节，当前存在查验标准不统一、责任界定模糊、数字化追溯不足等管理痛点，为规范原材料入库查验流程，防范质量风险与合规风险，提升供应链管理效率，特制定本制度。

1.1.2核心目标

1.规范原材料查验全流程管理，实现“源头可溯、过程可控、结果可核”；

2.构建以风险为导向的动态查验机制，确保贵金属纯度、宝石品质、材料合规性；

3.通过数字化赋能与跨部门协同，压缩查验周期≤3个工作日，误判率≤1%；

4.建立责任到岗的闭环管理机制，实现查验问题“发现-整改-验证”全周期覆盖。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有采购的原材料，包括贵金属（黄金、铂、白金）、宝石（钻石、红蓝宝石、翡翠等）、镶嵌辅料（K金、水晶、珍珠等）及特殊工艺材料，覆盖采购部、质检部、仓储部、生产部、法务部等全链条业务场景。涉及进出口业务时，需同时遵循目的国海关法规及属地合规要求。

1.2.2适用对象

1.决策层：董事会负责重大查验标准调整与预算审批；总经理办公会审议年度查验计划与重大风险事件处置；

2.执行层：采购部（查验任务发起）、质检部（技术查验）、仓储部（入库验证）、生产部（工艺适配查验）；

3.监督层：内控部（流程合规性监督）、审计部（年度专项审计）、合规部（涉外业务合规审查）；

4.协作方：第三方检测机构（需具备ISO/IEC17025资质）、供应商（质量承诺责任）。

例外场景：紧急采购的应急查验（金额≥500万元需加急审批）、特殊工艺的定制材料（由技术总监直接授权查验）。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵循《产品质量法》《进出口商品检验法》及RoHS等强制性标准，国际业务需通过目标国认证机构备案（如欧盟CE、美国FDA）。

1.3.2权责对等原则

采购部承担查验任务发起责任；质检部承担技术判定责任；仓储部承担数量核对责任。高风险环节（如铂金含量检测）需双岗复核。

1.3.3风险导向原则

优先查验高价值（单价≥1万元的材料）、高风险（如缅甸红宝石、克什米尔蓝宝石）及进口材料，风险等级判定依据《公司采购材料风险清单》（附件一）。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年基于查验数据（差错率、成本节约）及审计意见更新查验标准。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，与《公司采购管理办法》（编号ZG2023-005）、《公司内控手册》（编号ZG2023-001）等制度构成三级管控体系。若条款冲突，以本制度为准，涉外条款优先适用目的国法律。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司原材料查验管理遵循“董事会决策-总经理统筹-部门执行-监督层核查”的四级管控架构。采购部作为牵头部门，质检部为技术支撑，仓储部负责物理验证，法务部审查涉外合规条款。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

审批年度查验预算、重大查验标准调整（如钻石4C分级标准升级）、涉外合规争议裁决。

2.2.2总经理办公会

审议季度查验报告、应急查验预案、跨部门争议协调方案。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

1.每批次材料到货前发起查验任务（主责）；

2.审核供应商质量承诺文件（配合法务部）；

3.超期未查验材料需提交《加急查验申请》（金额≥100万元需总经理审批）。

2.3.2质检部

1.依据《原材料查验技术标准》（附件二）实施技术检测（主责）；

2.重大争议样品需送检国家级检测机构（配合第三方）；

3.建立检测设备定期校验台账（频率每季度一次）。

2.3.3仓储部

1.核对实物数量与单据（主责）；

2.发现短缺/损坏需48小时内上报采购部；

3.负责查验合格材料的入库系统登记。

2.3.4法务部

1.审核进口材料的合规性证明（配合采购部）；

2.调解跨部门查验争议。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

1.每月抽查10%查验记录，核查单据完整性与责任签字；

2.嵌入内控点：①查验任务发起前需供应商资质审核；②检测报告需双人复核；③异常情况需三级审批。

2.4.2审计部

1.每年开展一次专项审计，覆盖100%贵金属查验记录；

2.重点核查风险材料（如足铂）的检测频次。

2.4.3合规部

1.审查国际业务查验标准的属地适配性；

2.跟踪目标国法规变更。

2.5协调与联动机制

1.建立跨部门“原材料查验协调会”（每月最后一周）；

2.涉外业务需同步法务部与目标国驻华机构沟通；

3.紧急查验通过ERP系统即时消息通知相关方。

第三章管理目标与核心指标

3.1管理目标

1.建立以ERP系统为核心的全流程追溯体系；

2.实现贵金属纯度检测准确率≥99.5%；

3.查验成本控制在采购总额的0.1%以内。

3.2核心KPI

1.查验任务完成时效≤3个工作日；

2.供应商质量合格率≥95%；

3.查验问题整改完成率100%。

3.3专业标准与规范

3.3.1贵金属查验标准

|材料类型|查验频次|技术要求|风险等级|防控措施|

|----------|----------|----------|----------|----------|

|黄金足金|每批次|王水溶解实验+光谱仪检测|高|供应商需提供ICP-MS检测报告|

|白金9999|每批次|铬酸钾显色实验+XRF检测|高|送检SGS等国际认证机构复核|

|K金|每季度抽检|熔融滴定法|中|保留熔渣样本|

3.3.2宝石查验标准

|材料类型|查验频次|技术要求|风险等级|防控措施|

|----------|----------|----------|----------|----------|

|钻石|每件|GIA4C分级+荧光检测|高|保留检测证书影像|

|红蓝宝石|每批次|宝石显微镜+折射仪|中|异常样品送检国检中心|

3.4管理方法与工具

1.管理方法：PDCA循环（Plan-Do-Check-Act）；

2.管理工具：

-ERP系统实现单据电子流转；

-仓储管理系统（WMS）自动核对数量；

-智能查验平台（待建）实现图像识别辅助检测。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“发起查验-技术检测-结果判定-入库验证-归档留存”五步闭环。

4.2子流程说明

4.2.1进口材料查验

1.采购部提交《进口材料合规性预审表》（需附目标国认证备案）；

2.质检部送检第三方检测机构（费用由供应商承担）；

3.合规部审核检测报告与海关放行单据。

4.2.2紧急查验

1.采购部提交《紧急查验申请》（需说明原因及金额）；

2.质检部优先安排检测设备；

3.仓储部临时预留存放区。

4.3流程关键控制点

|环节|控制点|责任主体|核查标准|防控措施|

|------|--------|----------|----------|----------|

|发起|材料品名与规格|采购部|符合采购合同|拒绝非标品|

|检测|贵金属纯度|质检部|检测报告需含检测日期、样品编号|双人复核|

|入库|数量核对|仓储部|WMS系统扫码核对|异常需拍照留存|

4.4流程优化机制

1.每年12月开展全流程复盘，重点分析查验周期与成本数据；

2.优化建议需经总经理审批后实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

|材料类型|金额区间|岗位层级|查验权限|审批权限|

|----------|----------|----------|----------|----------|

|足铂|≤50万|采购专员|启动常规查验|采购经理|

|足铂|>50万|采购专员|启动常规查验|总经理|

|红宝石|≤50万|质检工程师|启动常规查验|质检主管|

|红宝石|>50万|质检工程师|启动常规查验|技术总监|

5.2审批权限标准

常规查验：采购部发起→质检部审核（2日内）→仓储部验证；

特殊查验：需经法务部或合规部前置审核。

5.3授权与代理机制

1.采购经理可授权采购助理发起常规查验；

2.临时代理需在ERP系统备案，有效期≤15个工作日。

5.4异常审批流程

1.超出权限查验需提交《异常查验申请》（需附风险评估报告）；

2.重大异常需经总经理办公会审议。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

1.所有查验活动需通过ERP系统登记，保留电子痕迹；

2.检测报告需质检部技术负责人签字；

3.纸质单据需与电子数据同步存档（存档周期5年）。

6.2监督机制设计

1.日常监督：内控部每月抽取10%查验记录，核查责任签字；

2.专项监督：审计部每年3月开展季度专项审计；

3.突击检查：合规部在接到国际投诉后24小时内介入。

6.3检查与审计

1.日常检查：质检部每日抽查3%检测报告，核查复核痕迹；

2.专项审计：覆盖100%贵金属查验记录，重点关注足铂检测频次。

6.4执行情况报告

每月5日前由质检部提交《查验执行报告》，含以下内容：

1.本月查验批次统计；

2.重大查验问题汇总；

3.跨部门争议协调情况。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

|考核维度|指标|权重|评分标准|

|----------|------|------|----------|

|查验时效|常规查验完成率|30%|≥98%|

|查验准确率|贵金属纯度检测差错率|40%|≤0.5%|

|问题整改|整改完成率|30%|100%|

7.2评估周期与方法

1.月度评估：由内控部汇总数据；

2.年度评估：结合审计结果，由总经理办公会审议。

7.3问题整改机制

|问题等级|整改时限|责任主体|后果|

|----------|----------|----------|------|

|一般|≤7个工作日|采购部|全年考核减分5%|

|重大|≤30个工作日|总经理|责任人降级|

|紧急|48小时内|技术总监|全年考核取消|

7.4持续改进流程

1.建立查验问题知识库；

2.每年3月制定年度查验标准优化方案。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

|奖励情形|类型|标准|程序|

|----------|------|------|------|

|查验效率突出|物质|工作补贴+年终奖金|员工自荐→部门提名→总经理审批|

|发现重大质量隐患|精神|全公司通报表扬|技术总监提名→董事会审批|

8.2违规行为界定

|违规情形|等级|判定标准|

|----------|------|----------|

|未按标准查验|一般|常规材料漏检|

|检测报告造假|严重|贵金属纯度检测误差>1%|

8.3处罚标准与程序

|违规情形|等级|处罚标准|

|----------|------|----------|

|一般违规|警告|全年考核减分10%|

|严重违规|降级|责任人免职|

8.4申诉与复议

1.员工收到处罚通知3日内可向人力资源部提出复议；

2.复议结论由总经理办公会审议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

1.制定《重大质量事故应急预案》（编号ZG2023-012）；

2.危机处理流程：技术总监→法务部→公关部→董事会。

9.2例外情况处理

1.特殊工艺材料可由技术总监直接授权查验；

2.例外处理需附《例外查验评估报告》。

9.3危机公关与善后

1.跨国业务需根据属地法律制定差异化公关方案；

2.善后措施包括：质量改进承诺+赔偿协议。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由质检部负责解释，解释意见报总经理审批。

10.2相关制度索引

|制度名称|文号|对应条款|

|----------|------|----------|

|公司采购管理办法|ZG2023-005|3.1.2|

|公司内控手册|ZG2023-001|2.4.1|

10.3修订与废止程序

1.修订发起：由质检部根据审计意见或业务需求提出；

2.