化工公司办公软件使用规定

化工公司办公软件使用规定化工公司办公软件使用规定

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本规定依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规、《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239）、《企业信息安全管理体系要求》（GB/T30976）、《化工行业信息安全保障能力建设指南》等行业标准、《关于网络信息安全的国际公约》（如《布达佩斯网络犯罪公约》）及国际商会《商业实践指南》等国际公约制定，符合化工企业跨国经营合规要求。

1.1.2针对化工行业办公软件使用中存在的管理痛点，如：数据跨境传输合规风险、工业控制系统与办公系统交互安全风险、敏感信息泄露风险、系统权限管理失效风险、数字化工具效能不足等，本规定旨在通过制度化管理，实现办公软件使用的规范流程、风险防控、效率提升，支撑企业数字化转型战略与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1本规定适用于公司所有办公软件（含操作系统、办公套件、协作平台、专业软件等）的设计、采购、开发、测试、部署、使用、变更、运维、废弃等全生命周期管理，覆盖总部及各级子公司、所有部门及岗位（含正式员工、外包人员、合作单位人员等），涉及所有业务领域。

1.2.2例外适用场景包括：公司授权参与政府或行业组织的标准化测试、认证等特殊业务场景，需经信息安全部及合规部审批备案。涉及国家安全、敏感信息管理另有专项规定的，按国家法律法规及公司内部专项制度执行。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及国际公约，确保办公软件使用全流程合规。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位权限与责任，实现权责统一。

1.3.3风险导向原则：聚焦高、中风险控制点，实施差异化管控措施，确保重大风险可防可控。

1.3.4效率优先原则：在确保安全合规前提下，优化审批流程，提升办公软件使用效能。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、绩效考核、业务变化等因素，动态优化制度。

1.3.6国际化适配原则：针对跨国业务场景，兼顾不同国家法律法规、文化习惯与技术标准。

1.4制度地位与衔接

1.4.1本规定为公司基础性专项制度，与《公司治理结构管理规定》《信息安全保密管理规定》《内部控制基本规范》《数字化工具使用管理办法》等制度存在关联，其中内容冲突时，以本规定及更高层级制度为准。

1.4.2相关制度衔接关系如下：

-与《公司治理结构管理规定》衔接：重大系统采购、变更需经董事会审批。

-与《信息安全保密管理规定》衔接：敏感信息处理需符合本规定数据安全要求。

-与《内部控制基本规范》衔接：嵌入三个关键内控环节（见第四章4.3条）。

-与《数字化工具使用管理办法》衔接：本规定作为其具体实施细则。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

2.1.1公司办公软件使用管理遵循“董事会决策、总经理统筹、部门执行、监督机构制衡”的管理架构。董事会负责重大事项审批；总经理办公会负责年度计划与预算审批；各业务部门负责具体应用；信息安全部、内控部、合规部负责监督与审计。

2.1.2职权层级关系为：董事会＞总经理＞部门负责人＞岗位人员，各层级权责边界清晰，避免交叉或空白。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审定年度办公软件使用预算、重大系统采购方案、基础性制度修订等。

2.2.2董事会：审批重大系统采购、核心数据跨境传输方案、重大安全事件处置方案。

2.2.3总经理办公会：审批年度办公软件使用计划、部门预算分配、系统变更方案。

2.3执行机构与职责

2.3.1信息安全部：负责办公软件安全策略制定、风险评估、安全防护、应急响应、安全培训。

2.3.2信息技术部：负责办公软件选型、部署、运维、性能优化、系统接口管理。

2.3.3各业务部门：负责本部门办公软件需求提出、应用推广、人员培训、日常管理。

2.3.4人力资源部：负责办公软件使用考核、权限管理、培训效果评估。

2.3.5内控部：负责内控测试，嵌入“三道防线”（业务部门、信息技术部、信息安全部）管控机制。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：监督制度执行情况，嵌入至少三个关键内控环节：

-系统采购全流程合规性（风险点：未按制度选型）

-权限管理有效性（风险点：越权操作）

-敏感信息保护完整性（风险点：数据泄露）

2.4.2审计部：开展专项审计，核查制度执行效果，评估内控有效性。

2.4.3合规部：监督跨国业务场景的合规性，评估数据跨境传输风险。

2.5协调与联动机制

2.5.1建立跨部门“信息安全委员会”，每月召开例会，协调解决重大问题。

2.5.2设立“数字化工具使用工作组”，由信息技术部牵头，每季度评估效能。

2.5.3涉外业务增设“属地合规顾问”机制，由合规部与当地法律顾问协同。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1设定年度管理目标：系统故障率≤0.5次/千人天、数据泄露事件0次、审批时效提升20%、员工培训覆盖率100%。

3.1.2核心KPI指标：

-合规符合率：≥95%

-审批时效：合同审批≤3个工作日、采购审批≤2个工作日

-系统可用率：≥99.9%

-用户满意度：≥90%

3.2专业标准与规范

3.2.1系统选型标准：需符合ISO27001、等级保护2.0等标准，提供安全认证报告。

3.2.2数据管理规范：

-敏感信息识别标准（如化学品名称、工艺参数、客户名单）

-数据分类分级标准（高、中、低）

-数据跨境传输规范（需符合GDPR、CCPA等）

3.2.3风险控制点：

-高风险点（3个）：敏感信息处理、跨境数据传输、工业控制系统交互

-防控措施：分级授权、数据脱敏、访问控制、安全审计

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循环管理，结合风险矩阵评估风险等级。

3.3.2管理工具：

-ERP系统：管理采购、合同、资产全生命周期

-OA系统：管理审批、流程、表单

-SIEM系统：监控安全事件

-RPA工具：自动化标准化流程

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1办公软件使用全流程：需求提出→评估论证→选型采购→部署实施→运维监控→变更管理→废弃处置，形成闭环管理。

4.1.2各环节责任主体：

-需求提出：业务部门

-评估论证：信息技术部、信息安全部

-选型采购：信息技术部、采购部

-部署实施：信息技术部

-运维监控：信息技术部、信息安全部

-变更管理：信息技术部、信息安全部

-废弃处置：信息技术部、信息安全部

4.2子流程说明

4.2.1敏感信息处理子流程：识别→分类→脱敏→授权→监控→销毁，需双人复核。

4.2.2跨境数据传输子流程：协议签订→风险评估→安全评估→备案→传输监控，需经合规部审批。

4.3流程关键控制点

4.3.1关键内控环节：

1.系统采购控制：需通过“三查”机制（查需求、查方案、查合规）

2.权限管理控制：实施“最小权限”原则，定期审计权限分配

3.敏感信息控制：建立“白名单”管理机制

4.3.2高风险点防控措施：

-敏感信息处理：实施加密存储、访问控制、操作审计

-跨境数据传输：采用VPN加密、数据脱敏、传输监控

-工业系统交互：设置物理隔离、安全网关、行为审计

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：系统故障率＞1次/千人天、用户投诉率＞5%、审计发现重大缺陷。

4.4.2评估流程：信息技术部提出方案→信息安全部评估风险→业务部门评估效能→总经理审批。

4.4.3每年12月开展全流程复盘，次年1月完成优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1权限分配原则：按“业务类型+金额/等级+岗位层级”三级矩阵分配。

5.1.2文字化描述：

-采购系统：金额＞100万审批层级为部门负责人+总经理；金额≤100万审批层级为部门负责人。

-CRM系统：客户等级为A类需总监级以上授权；B类需部门负责人授权。

-ERP系统：财务模块需财务总监授权，生产模块需生产总监授权。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：按金额/等级分为三级：部门级（≤50万）、公司级（50-500万）、集团级（＞500万）。

5.2.2审批时限：常规审批≤2个工作日，加急审批≤1个工作日。

5.2.3越权禁止：任何场景禁止越权审批，特殊情况需经总经理特批。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：需书面授权，明确授权范围、期限（最长6个月）。

5.3.2代理机制：临时代理最长15个工作日，需经部门负责人审批。

5.4异常审批流程

5.4.1异常场景：紧急情况（系统故障）、权限超限、补批。

5.4.2处置措施：需附风险评估报告，经总经理审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：需遵循《办公软件使用操作手册》，含电子签名、水印、日志留存等要求。

6.1.2表单填报：需完整填写关键信息，含填报人、审批人、日期等。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督：日常巡检（每周）、专项检查（每季度）、突击检查（每月）。

6.2.2关键内控环节嵌入：

1.系统变更控制：需通过“四不原则”（不停机、不中断、不丢数、不降级）

2.权限变更控制：需经信息安全部评估

3.敏感信息访问控制：需实时监控

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：日常检查每月不少于3次，专项审计每年至少1次。

6.3.2审计内容：制度执行情况、系统安全状况、数据保护措施。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：月度报告（次月5日前）、季度报告（次季10日前）、年度报告（次年2月28日前）。

6.4.2报告内容：执行数据、风险事件、整改情况、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：

-量化指标：故障率、审批时效、培训覆盖率

-定性指标：制度符合性、风险控制有效性

7.1.2权重设置：故障率30%、审批时效30%、培训覆盖率20%、风险控制20%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度自评、季度考核、年度总评。

7.2.2评估方法：数据统计、现场核查、问卷调查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般（7个工作日）、重大（30个工作日）、紧急（24小时）。

7.3.2责任追究：整改不力将纳入绩效考核。

7.4持续改进流程

7.4.1改进机制：基于考核、审计、业务变化动态优化制度。

7.4.2收集渠道：设立“意见箱”、定期访谈、用户调研。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：制度创新、风险防控成效显著、提出合理化建议。

8.1.2奖励类型：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金）、晋升优先。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类：

-一般违规：违反操作规范

-较重违规：违反权限管理

-严重违规：违反数据安全规定

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：警告、罚款、降级、解雇。

8.3.2处罚程序：调查取证→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知3个工作日内。

8.4.2复议流程：人力资源部受理→内控部评估→总经理审批。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1制定《办公软件应急响应预案》，含系统故障、数据泄露、网络攻击等场景。

9.1.2建立应急组织：成立应急指挥部，下设技术组、沟通组、处置组。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：自然灾害、政府指令、不可抗力。

9.2.2处理要求：需经总经理审批，留存记录。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部、合规部、信息技术部协同。

9.3.2善后措施：评估损失、完善制度、加强培训。

第十章附则

10.1制度解释权归属

10.1.1本规定由信息安全部负责解释