某量具厂外协合同管理规范

某量具厂外协合同管理规范某量具厂外协合同管理规范

一、总则

本制度旨在规范某量具厂外协合同的管理工作，明确合同签订、履行、变更、终止等环节的职责与流程，确保外协业务合法合规，防范经营风险，提升合同履约效率，保障公司利益。本制度适用于某量具厂所有涉及外协合同的管理人员、业务人员及相关部门。

外协合同是指某量具厂与外部单位（以下简称“外协方”）就产品加工、技术服务、原材料供应等事项签订的具有法律效力的协议。外协合同管理应遵循“权责明确、流程规范、风险可控、高效执行”的原则。

二、领导机构与职责

1.厂长负责外协合同管理的总体监督与决策，审批重大合同或合同变更。

2.经营部负责外协合同的归口管理，包括合同草案拟定、评审、签订及档案管理。

3.财务部负责合同款项的结算审核与支付监督，确保资金安全。

4.法务部负责合同法律风险审核，提供法律支持。

5.采购部、生产部等部门按职责分工参与合同相关环节的执行与监督。

三、合同拟定与评审

1.外协需求部门提出外协需求时，需提供明确的技术规格、数量、工期及质量要求。

2.经营部根据需求拟定合同草案，明确双方权利义务、违约责任及争议解决方式。

3.合同草案须经法务部进行法律风险评审，确保条款合法有效。

4.重大合同或金额超过XX万元的合同，需经厂长审批后方可签订。

四、合同签订与备案

1.合同正式文本由经营部统一管理，双方签字盖章后生效。

2.签订合同后3个工作日内，经营部需将合同副本提交财务部备案，财务部审核无误后办理付款相关手续。

3.合同原件归档至经营部，电子版存储于公司文件管理系统，确保可追溯。

4.合同签订过程中产生的费用（如差旅、公证等）由提出需求的部门承担，经厂长审批后报销。

五、合同履行与监控

1.经营部负责跟踪合同执行进度，每月向厂长汇报重大合同履约情况。

2.生产部、采购部等部门需按合同约定提供技术支持、原材料等保障，确保合同顺利履行。

3.出现合同变更时，双方需协商一致并签订补充协议，补充协议按原合同流程审核。

4.合同履行中如遇不可抗力（如疫情、自然灾害等），应及时通知对方并暂停履行，必要时终止合同。

六、合同变更与解除

1.合同变更需经双方书面确认，变更内容不得违反法律法规及原合同约定。

2.因一方违约导致合同无法继续履行时，守约方可要求解除合同，并追究违约责任。

3.合同解除需提前30天书面通知对方，并结清相关款项。

4.合同解除后，双方需共同清理债权债务，经营部负责办理合同归档。

七、合同终止与归档

1.合同履行完毕或依法解除后，双方应确认无争议后办理终止手续。

2.经营部需在合同终止后15个工作日内完成合同档案整理，包括合同正本、补充协议、履行记录等。

3.档案材料需按合同签订时间顺序排列，标注关键条款及履行情况，确保完整可查。

4.财务部需将合同款项结算单与财务凭证一并归档，备查。

八、监督检查

1.经营部每季度对合同履行情况进行抽查，重点检查合同款项支付、质量验收等环节。

2.法务部每年对合同管理流程进行评估，提出优化建议。

3.厂长每年组织一次合同管理专项检查，通报问题并落实整改。

4.检查内容包括合同草案审核、签订程序、履行记录及变更手续等。

九、绩效考核与奖惩

1.合同签订及时、履行顺利的部门或个人，按月度绩效考核加分1-5分。

2.因合同管理不善导致公司损失的，按损失金额的10%-20%追究相关责任人。

3.重大合同谈判中表现突出的业务人员，可申请专项奖励500-2000元。

4.恶意拖延付款或违反合同约定的，扣除当月绩效工资20%，情节严重的予以解聘。

十、权利与义务

1.经营部有权要求各部门提供外协需求信息，并监督合同执行情况。

2.外协方需按合同约定履行义务，逾期交付或质量不合格的需承担违约责任。

3.公司保留对外协合同进行全流程管理的权利，任何部门不得擅自变更或解除合同。

4.涉及商业秘密的合同条款，双方需严格保密，泄露者承担法律责任。

十一、争议解决

1.合同履行中如发生争议，双方应协商解决；协商不成的，可向合同签订地法院提起诉讼。

2.涉及仲裁的合同，需按约定提交XX仲裁委员会裁决。

3.争议解决期间，合同双方不得单方面终止合同或采取损害对方权益的行为。

4.法务部负责提供争议解决的法律支持，确保公司合法权益不受侵害。

十二、运行操作说明

1.外协需求提交流程：需求部门填写《外协需求申请表》，经生产部审核后提交经营部。

2.合同评审流程：经营部拟定草案→法务部审核→厂长审批→双方签订。

3.款项支付流程：签订合同后，经营部提交《付款申请表》→财务部审核→厂长审批→出纳付款。

4.异常处理：合同履行中遇问题，及时联系经营部协调，重大问题上报厂长决策。

十三、其他注意事项

1.外协合同模板由经营部统一制作，各部门不得擅自修改。

2.每年6月30日前，经营部需对上一年度合同进行汇总分析，形成《合同管理报告》。

3.新员工入职后需接受合同管理培训，考核合格后方可参与相